اصول کار با Validation کنترل اعتبار داده های ورودی در اکسل

Excel قادر است اعتبار  (درستی) داده ها را در هنگام ورود آنها، کنترل کند. این در صورتی است که پیش از ورود داده ها، برای سلول های مربوطه، شرایط اعتبار را تعریف کرده باشید.

برای کنترل اعتبار داده های ورودی مراحل زیر را طی کنید:

۱-    سلولها موردنظر را انتخاب کنید.
۲-    در تب Data روی دکمه Data Validation کلیک کنید.
۳-    از منوی باز شده گزینه Data Validation… را انتخاب کنید.

 

۴-    کادر Data Validation باز می شود با استفاده از این کادر می توانید شرایط مجاز ورود داده ها، پیغام های ورودی و پیغام های خطا را تعریف کنید.

 

 

تعریف شرایط مجاز
برای تعریف شرایط مجاز، از تب Settings استفاده می شود. گزینه Allow در این قسمت، لیستی از شرایط مختلف ارائه می دهد

پس از انتخاب گزینه مناسب از لیست Allow دامنه مجاز را با استفاده از عملگرهای مقایسه ای لیست Data تعیین کنید

 

شناسایی اصول کار با Print Area  و کنترل Page Break
تعیین ناحیه چاپ

از آنجا که معمولاً اطلاعات زیادی در Sheet وارد می شود و در بسیاری از موارد مایل به چاپ کل این اطلاعات نیستیم، می توانیم بخش موردنظر را بعنوان ناحیه چاپ به Excel معرفی کنیم. به این ترتیب کلیه تنظیمات چاپ روی این قسمت انجام می شود. برای تعیین ناحیه چاپ، مراحل زیر را طی کنید:
۱-    ناحیه موردنظر را انتخاب کنید.
۲-    در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Print Area کلیک کنید. منویی با دو گزینه باز می شود.

 

۳-    گزینه Set Print Area را انتخاب کنید.
حذف ناحیه چاپ
برای حذف ناحیه چاپ تعیین شده (لغو عملیات فوق)، از منوی Print Area گزینه Clear Print Area را انتخاب کنید.
ایجاد کنترل  Page Breakدر اکسل
همانطور که میدانید هر  Sheet قادر به نگهداری حجم وسیعی از اطلاعات است که ممکن است در قالب چندین برگه کاغذ به چاپ رسد Excel بطور خودکار اطلاعات هر Sheet را بر طبق ابعاد کاغذ تعیین شده صفحه بندی میکند. یعنی بخشی از اطلاعات که در کاغذ اول جا نگیرد، در کاغذ دوم چاپ خواهد شد. مرز بین این صفحات توسط Page Break مشخص می شود.

 
۱-    سلولی را که بعنوان اولین سلول صفحه دوم درنظر داریم انتخاب می کنیم. در این مثال باید سلول حاوی روزهای کارکرد انتخاب شود.
۲-    در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Breaks کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Insert Page Break را انتخاب می کنیم به این ترتیب در این محل یک Page Break جدید ایجاد می شود .

حذف Page Break
برای حذف Page Break (های) ایجاد شده، ابتدا سلول اول صفحه دوم را انتخاب می کنیم تا مشخص شود که قصد حذف کدام Page Break را داریم. سپس از منوی Breaks گزینه Remove Page Break را انتخاب می کنیم و  گزینه Reset All Page Breaks کلیه Page Break های موجود را حذف می کند.
شناسایی اصول تنظیم حاشیه و جهت صفحات در اکسل
منظور از حاشیه صفحه، فضای خالی اطراف صفحه است که اطلاعاتی بر روی آن چاپ نمی شود. اندازه این فضا توسط کاربر قابل تعیین است. برای تعیین حاشیه صفحات یک Sheet در تب Page Layout گروه Page Setup روی دکمه Margins کلیک کنید این منو سه حاشیه از پیش تعیین شده را نشان می دهد

 

یکی دیگر از تنظیمات مهم صفحه، تعیین جهت صفحه است . صفحات یک Sheet هم به صورت عمودی و هم به صورت افقی قابل چاپ می باشند. برای تعیین جهت صفحه، در تب Page Layout  گروه Page Setup روی دکمه Orientation کلیک کنید گزینه Portrait کاغذ را عمودی و گزینه Landscape آن را افقی می کند.

 
شناسایی اصول تغییر اندازه کاغذ Print Scale در excel
یکی از عوامل تاثیرگذار در صفحه بندی Sheet اندازه کاغذ است Excel بطور پیشفرض اندازه کاغذ را با کاغذ Letter منطبق می کند. برای تغییر این پیش فرض از دکمه Size در تب Page Layout گروه Page Setup استفاده میکنیم.

 

 

 

مقیاس چاپ نیز قابل تغییر است. پیشفرض این مقدار ۱۰۰ درصد بوده و با تغییر آن به راحتی میتوانید اطلاعات را بزرگتر یا کوچکتر از اندازه واقعی چاپ کنید. برای این منظور از کادر Scale  

در تب Layout Page استفاده کنید.

 

شناسایی اصول استفاده از پیش نمایش چاپ
مشاهده پیشنمایش چاپ در اکسل

پیش از چاپ Sheet بهتر است پیش نمایشی از آن را مشاهده کرده و تنظیمات انجام شده را کنترل کنید. برای این منظور از قابلیت Print Preview استفاده میکنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از منوی باز شده، گزینه Print و از زیرمجموعه های آن، گزینه و از زیرمجموعه های آن، گزینه را انتخاب کنید.

 

پس از انتخاب این گزینه Excel وارد محیط پیش نمایش چاپ شده و صفحه اول چاپی را نشان می دهد در این محیط، تنها تب Print Preivew وجود دارد که امکاناتی جهت دسترسی به Page Setup تنظیم حاشیه، مشاهده سایر صفحات و . . . ارائه میدهد برای خارج شدن از محیط Print Preview در تب Print Preview روی دکمه Close Print Preview کلیک کنید.

 

چاپ  Sheet
برای چاپ فایل از گزینه Print استفاده میکنیم. روی دکمه Office کلیک کرده و از زیرمجموعه های Print گزینه Print را انتخاب کنید .

 

مطالبی ارزنده پیرامون مفید‌ترین فرمول‌های

«اِکسل» ابزاری ارزشمند است زیرا می‎تواند عملیات ریاضیِ فراوانی را به صورت خودکار، بدون نیاز به انجام کاری توسط شما، انجام دهد. شما احتمالاً از بعضی فرمول‎های پایه مانند SUM و AVERAGE آگاه هستید، اما بهتر است فهرستِ ذیل از مفیدترینِ آنها را مرور کنید.

۱) AVERAGE ،COUNT ،SUM

SUM به شما اجازه می‎دهد تا هر تعداد ستون‎ یا ردیف‎ را با انتخاب کردن یا تایپ کردنِ آنها در فرمول جمع بزنید، برای مثال،

(SUM (A1:A8 =

تمام مقادیر بین A1 و A8 را جمع می‎زند.

COUNT تعداد سلول‎ها (Cells) در یک آرایه را که دارای مقداری عددی می‎باشند، می‎شمارد. این فرمول می‎تواند برای تعیین این که آیا کسی پرداخت کرده است، یا دیگر موقعیت‎های پایگاه‎داده مفید باشد.

AVERAGE دقیقاً همان معنایی که می‎دهد (میانگین) را انجام می‎دهد و میانگین اعدادی را که شما وارد می‎کنید، به دست می‎دهد.

۲) عبارات IF

عبارات IF (اگر) در موقعیت‎های زیادی بسیار مفید می‎باشند، و این تابع به شما اجازه می‎دهد تا متنی را به عنوان خروجی تولید کنید اگر «حالتی» «صحیح»، یا «نادرست» باشد.

برای مثال، شما می‎توانید بنویسید:

(“IF (A1>A2 , “GOOD” , “BAD =

که A1>A2 «حالت» می‎باشد، “GOOD” خروجی است اگر «درست» باشد و “BAD” خروجی است اگر «نادرست» باشد.

۳)   AVERAGEIF ،COUNTIF ،SUMIF در اکسل

این توابع ترکیبی از توابع AVERAGE ،COUNT ،SUM با پیوست به عبارات IF می‎باشند. تمام این توابع به یک روش ساخته می‎شوند، که عبارتست از:

(محدوده‎ی تابع , معیار , محدوده) FUNCTION =

ینابراین برای SUM شما می‎توانید وارد کنید:

(SUM (A1:A15 , “GOOD” , B1:B13 =

این فرمول B1 تا B13 را با هم جمع می‎زند اگر مقادیر A1 تا A15  همگی “GOOD” باشند.

می‎توانید ببینید ‎که چه تعداد از این فرمول‎ها می‎تواند بر روی یکدیگر اِعمال شوند تا برخی صفحه‎گسترده‎های پیچیده را ایجاد کنند.

۴) VLOOKUP

این تابع به شما اجازه می‎دهد تا موردی را در ستونِ انتهای سمتِ چپِ یک صفحه‎گسترده، جستجو کرده و آن را به صورت یک مقدار برگردانید.

مثالی از چگونگی استفاده از این تابع به صورت ذیل است:

(مشخص کننده‎ی مرتب‎سازی , شماره‎ی شاخص , جدولِ جستجو شده , مقدارِ جستجو) ‎= VLOOKUP

ایراد این تابع این است که لازم است تا اطلاعات جستجو شده در ستونِ انتهای سمتِ چپ باشند، اما نگران نباشید، راه حلّی در این فهرست ( کمی پایین‎تر) ارائه شده است. این تابع کمی پیچیده‎تر از آن است که در این نوشته مطرح شود، بنابراین می‎توانید توضیحاتِ مفصّل راجع به نحوه‎ی کار با آن را اینجا بخوانید.

۵) CONCATENATE

CONCATENATE (الحاق) نه تنها یک کلمه‎ی خارق‎العاده برای گفتن است، بلکه تابعی مفید نیز می‎باشد اگر شما نیاز به ترکیب داده‎ها در یک سلول داشته باشید. برای مثال فرض کنید شما یک نام و نامِ خانوادگی، به ترتیب، در سلول‎های A1 و A2 دارید. شما تایپ خواهید کرد:

(CONCATENATE (A1 , ” ” , B2 =

که نام‎ها را با اضافه کردنِ ” “، که فضایی را بین آن‎ها ایجاد می‎کند، در یک سلول ترکیب می‎کند.

۶) MAX و MIN

این توابع بسیار ساده هستند، فقط بعد از تابع، ستون یا ردیفِ اعدادی را که می‎خواهید جستجو کنید، تایپ کنید و فرمول MAX (حداکثر) و MIN (حداقل) را، بسته به تابعی که از آن استفاده می‎کنید، در خروجی ایجاد خواهد کرد. برای مثال:

(MAX (A1:A10 =

حداکثرِ مقدارِ عددی را در آن ردیف‎ها پیدا خواهد کرد.

۷) AND

این تابعِ منطقیِ دیگری در «اِکسل» است، و بررسی می‎کند که آیا مواردِ معیّنی «درست» هستند یا «غلط»، برای مثال:

(AND (A1=”GOOD” , B2>10 =

مقدارِ «درست» در خروجی ایجاد خواهد کرد اگر A1 برابر “GOOD” و مقدار B2 بزرگ‎تر از ۱۰ باشد. شما می‎توانید از این فرمول برای بررسی مقادیری بیشتر از دو مورد نیز استفاده کنید، کافیست به‎سادگی آن را با ویرگولِ (Comma) دیگری به فرمول اضافه کنید.

۸)  تابع  PROPER در اکسل

PROPER (مناسب) هنگامی مفید است که پایگاه‎داده‎تان متن‎های بدقالب‎بندی‎ شده‎ی زیادی دارد که با «بزرگ نویسیِ» (Capitalization) نامناسبی، گیج کننده به نظر می‎رسد. اگر سلول A1 برابر “enginEErinG  PlEAsurEs is greaT” باشد،شما می‎توانید تایپ کنید:

(PROPER (A1 =

و این فرمول، “Engineering Pleasure Is Great” را ایجاد خواهد کرد.

۹) قالب‎‎بندیِ شرطی در اکسل

این مورد، از لحاظِ تعریفِ دقیق، یک فرمول نیست، اما به طور شگفت‎انگیزی، ابزاری مفید است که در اِکسل گنجانده شده است. اگر شما به:

Home -> Styles -> Conditional Formatting

بروید، می‎توانید بسیاری از گزینه‎هایی را انتخاب کنید که اگر موارد مشخصی «صحیح» باشند، خروجی ایجاد خواهند کرد. شما می‎توانید بسیاری از این کارها را با فرمول‎هایی که قبلاً ذکر شد نیز انجام دهید، اما چرا نگذاریم اِکسل کارِ سخت را انجام دهد.

۱۰) INDEX + MATCH

این ترکیب از توابع به شما اجازه می‎دهد تا با محدودیت‎های آزاردهنده‎ی VLOOKUP کار کنید. با ترکیب این توابع مانند ذیل:

((مشخص کننده‎ی مرتب‎سازی , ستونِ جستجو , آن‎چه می‎خواهید جستجو کنید) MATCH , فهرست مقادیر) INDEX =

می‎توانید -به جای این که مجبور باشید فقط ستونِ انتهای سمتِ چپ را جستجو کنید- یک صفحه‎گسترده‎ی کامل را برای مقادیر جستجو کنید.

فرمول‎های موردِ علاقه‎ی شما، به عنوان مفیدترین فرمول‎های اِکسل، چه هستند؟ به دیگران با گذاشتن نظر خود کمک کنید.

نکاتی در مورد نحوه استفاده از توابع آماری برای توصیف در اکسل

توابع محاسبه میانگین در اکسل
این دسته از توابع جزء توابع آماری در اکسل محسوب می‌شوند که از آن‌ها برای گرفتن میانگین اعداد استفاده می‌گردد.

تابع AVERAGE در اکسل
همان طور که از نام این تابع پیداست، تابع AVERAGE برای به دست آوردن مقدار میانگین چند عدد مورد استفاده قرار می‌گیرد. سینتکس این تابع به صورت زیر است:
AVERAGE (number1, [number2] …)
آرگومان‌های این تابع می‌توانند آدرس سلول ها و یا فرمول باشند که در نهایت حتماً باید عدد باشند، آرگومان ها می‌توانند حتی مقادیر منطقی هم باشند. تابع میانگین حداقل باید شامل یک عدد باشد و حداکثر تعداد اعداد (یا حداکثر تعداد آرگومان ها) میتواند ۲۵۵ باشد.
اگر آرگومانی از این تابع آدرس سلولی حاوی داده ی متنی، مقدار منطقی (Logical Value) و یا سلول خالی باشد، از آن آرگومان صرف‌نظر می‌شود و آن سلول شمارش نمی‌شود ولی سلول های دارای مقدار صفر در محاسبات گنجانده می‌شود، لذا به تفاوت بین سلول های خالی و سلول های حاوی صفر دقت کنید.

تابع AVERAGEA در excel
این تابع کارکردی مشابه تابع AVERAGE دارد، سینتکس تابع AVERAGEA به صورت زیر است:
AVERAGEA (value1, [value2] …)
تعداد آرگومان ها می‌تواند تا ۲۵۵ باشد، آرگومان‌ها می‌توانند اعداد، نام‌ها، آرایه‌ها و یا آدرس سلول های حاوی متن‌های قابل جایگزینی با اعداد و یا مقادیر منطقی (Logical Value) باشند. سلول‌های حاوی مقادیر منطقی در تابع AVERAGE در محاسبات منظور نمی‌شدند.
سلول‌ها و یا آرایه‌های حاوی داده های متنی برابر با صفر قرار داده می‌شوند و همین طور داده‌های متنی خالی “” نیز به عنوان صفر در نظر گرفته می‌شوند، در صورتی که در تابع AVERAGE این سلول ها از محاسبات خارج می‌شدند. در کل تفاوت دو تابع AVERAGE و AVERAGEA تنها در همین موضوع است.

-تابع AVERAGEIF در اکسل
این تابع برای گرفتن میانگین یک سری از داده‌ها که دارای شرط خاص می‌باشند مناسب است، فرض کنید یک سری عدد دارید و می‌خواهید میانگین اعداد بزرگ‌تر از ده را به دست بیاورید و یا می‌خواهید میانگین اعداد زوج یک محدوده را محاسبه نمایید. ساختار تابع AVERAGEIF به صورت زیر است:
AVERAGEIF (range, criteria, [average_range])
آرگومان اول محدوده‌ای است که می‌خواهیم میانگین اعداد را در آن به دست آوریم و آرگومان دوم شرط مورد نظر برای حضور در میانگین گیری می‌باشد، مشخص است که حاصل آرگومان دوم برای هر المان از محدوده باید True یا False باشد. در صورت True  بودن شرط، آن سلول در محاسبه میانگین گنجانده میشود.
آرگومان سوم اختیاری است، در صورتی که این آرگومان وجود داشته باشد برای گرفتن میانگین مورد استفاده قرار می‌گیرد و در صورت خالی بودن این آرگومان، آرگومان اول برای میانگین گیری استفاده میشود.
سلول های حاوی True و False از محاسبات کنار گذاشته می‌شوند.
اگر در آرگومان Average_Range آرگومان سوم سلولی خالی باشد، سلول معادل آن در آرگومان Range آرگومان اول از محاسبات خارج می‌شود.
اگر در آرگومان اول یا سوم سلولی خالی باشد یا داده متنی داشته باشد، آن سلول برابر با صفر در نظر گرفته می‌شود.
اگر تمام سلول های Range خالی یا داده متنی باشد، خروجی تابع خطای !۰/Div # خواهد بود.
اگر هیچ یک از سلول های Range دارای شرط Criteria نباشد، خروجی تابع خطای !۰/Div # خواهد بود.
در آرگومان دوم از کاراکتر های ؟ (Question Mark) به عنوان یک کاراکتر و از * (Asterisk) به عنوان چند کاراکتر بهم پیوسته می‌توان استفاده کرد.
لزومی ندارد که Average_Range دقیقاً هم اندازه ی Range تعریف شود، در واقع بدون توجه به تعریف کاربر از    Average_Range محدوده ای شامل اولین سلول محدوده ی Average_Range انتخاب شده توسط کاربر و به اندازه Range به عنوان Average_Range توسط اکسل در نظر گرفته می‌شود.

-تابع AVERAGEIFS در اکسل
تابع AVERAGEIFS کاربردی مشابه AVERAGEIF دارد با این تفاوت که در این تابع به کاربر این امکان داده می‌شود که چند شرط را در انتخاب داده ها به منظور میانگین گیری اعمال کند، فرض کنید شما میخواهید در میان اعداد موجود، میانگین اعداد بزرگتر از ده و کوچکتر از بیست را به دست بیاورید، برای انجام این کار بهترین انتخاب استفاده از تابع AVERAGEIFS میباشد. سینتکس این تابع به صورت زیر است:
AVERAGEIFS (average_range, criteria_range1, criteria1, [criteria_range2, criteria2], …)
در ساختار بالا، آرگومان اول محدوده ای است که می‌خواهیم میانگین اعداد آن را به دست آوریم، آرگومان دوم محدوده ای است که شرط اول بر روی آن اعمال می‌گردد و آرگومان سوم، شرط اول می‌باشد. آرگومان چهارم به بعد به ترتیب محدوده های شرط و شرط های مورد نظر می‌باشند. ساختار این تابع همانند تابع SUMIFS در اکسل در توابع ریاضی می‌باشد

امید واریم از این آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

نکلتی در مورد مقایسه دو لیست از اطلاعات در اکسل

در اکسل بارها  اتفاق افتاده که در هنگام کار با صدها ردیف از اطلاعات در اکسل خواسته ایم داده های خود را از دو لیست به صورت دستی مقایسه نماییم. برای آنکه مجبور به مقایسه دستی نباشیم، از ابزارformatting  Conditional و COUNTIF در اکسل استفاده می کنیم.

اگر بخواهیم دو ستون از اطلاعات را با هم مقایسه نموده و در هر ستون داده های منحصر به فرد را با یک رنگ خاص مشخص نمایم.

برای مثال دولیست راکه  می خواهیم با هم مقایسه نماییم.

 

  برای این منظور به روش زیر عمل می کنیم.

ابتدا ناحیه A1:A6 را انتخاب نموده و نام FirstList را برای آن انتخاب می کنیم. (برای نام گذاری در کادر اسم نام مورد نظر را بدون فاصله تایپ کرده و کلید Enter را فشار می دهیم)

 

به همین ترتیب ناحیه B1:B6 را انتخاب نموده و برای آن نام SecondList را انتخاب می کنیم.

 

ناحیه A1:A6 را انتخاب می کنیم . (می توانیم از لیست کادر نام عبارت FirstList را انتخاب نماییم)

از سربرگ Home ابزار Conditional formatting را انتخاب نمایید و سپس بر روی گزینه New rule کلیک کنید.

از پنجره ظاهر شده عبارت “Use a formula to determine which cells to format” را انتخاب نمایید.

 

فرمول را به صورت زیر وارد نمایید.

=COUNTIF(SecondList,A1)=0

 بر روی دکمه Format کلید کنید و از پنجره ظاهر شده یک رنگ دلخواه انتخاب نمایید.

 

بر روی دکمه ok کلیک کنید. 

 چک باکس در اکسل stop if true را در حالت انتخاب قرار داده و بر روی دکمه ok کلیک کنید.

 

 

 

 همانطور که ملاحظه میکنید Delhi Daredevils  و  Royal Challengers Bangalore منحصر به فرد هستند (در ناحیه SecondList قرار ندارند.)

برای مشخص کردن آیتم هایی که در SecondList باشند و در FirstList نباشند از فرمول زیر استفاده می کنیم.

=COUNTIF(FirstList,B1)=0

 

 در اینجا فرمول (COUNTIF(SecondList,A1 تعدادآیتم های ناحیه SecondList  که برابر آیتم  سلول A1 هستند را شمارش می کند (به عبارت دیگر آیا آیتم واقع درسلول A1 در SecondList هست یا خیر).

پس اگر =0( COUNTIF(SecondList,A1آیتم واقع در سلول A1 در ناحیه SecondList موجود نیست. و در پایان Conditional formatting آیتم های منحصر به فرد را به رنگ مشخص شده نمایش می دهد.

 راه دوم برای مقایسه لیست ها

یک کپی از صفحه موجود کپی نموده و سپس تمام قوائد conditional formatting  را از آن حذف کنید (انتخاب هر دو ستون –  انتخاب conditional formatting از سربرگ Home- انتخاب clear rules و سپس انتخاب clear rules from selected cells)

ابتدا ناحیه داده ها را انتخاب نمایید.

از سربرگ home ابزار conditional formatting و سپس گزینه Duplicate values را انتخاب نمایید.

 

 

 

از پنجره ظاهر شده زیر عبارت Format cells that contain گزینه Unique را انتخاب نمایید و سپس بر روی دکمه ok کلیک نمایید.

 

نتیجه مشابه مراحل قبل می باشد.

مطالبی ارزنده پیرامون تولید اعداد تصادفی در اکسل

در اکسل جهت ایجاد اعداد تصادفغی میتوان ازتابع Randاستفاده نمود 

با آموزش اکسل امروز همراه باشید تا باهم با چگونگی تولید اعداد تصادفی  آشنا شویم  

برای تولید عددی تصادفی بین دو عدد a و b از تابع Randbetween به صورت زیر استفاده می شود:

(RANDBETWEEN(a;b=

 

البته می توانیداز تابع Rand  در excel به تنهایی استفاده کنید.

برای ایجاد لیستی از اعداد تصادفی در اکسل کافی است پس از ایجاد یک عدد تصادفی و انتخاب سلول ایجادشده، با استفاده از ماوس آنرا در جهت طول یا عرض درگ کنید.

 

پس از ایجاد لیست اعداد تصادفی اگر عددی را تغییر دهید همه اعدادبه طور تصادفی تغییر خواهند کرد

نکاتی در مورد پر کردن خانه ها در اکسل

قابليت پر كردن داده هاي متوالي بصورت خودكاريكي از مفيدترين ويژگيهاي برنامه Excel ، مي باشد . كه به اين عمل Auto fill گويند . داده هاي متوالي مي توانند مجموعه اي از داده ها بصورت 1و2و3و4 ..... يا 10و20و30.... يا از حروف A,B,C,…. تشكيل شده باشند . همچنين مي تواند تاريخ يا روزهاي هفته يا ماههاي سال باشند. حتي مي توان مجموعه اي از داده اي خاص را تعريف كرد .

براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم .

1- چند نمونه اوليه از مقادير متوالي مزبور را در سلولهای متوالی مي نويسيم .

2- اين مقادير را انتخاب مي كنيم .

3- مكان نماي ماوس را به گوشه پايين سمت راست قسمت انتخابي مي آوريم تا به شكل (+) در آيد. به اشاره گر ماوس در اين حالت Fill Handle مي گوييم .

4- حال به طرف پايين يا راست Drag مي كنيم .

5- به اين ترتيب با رها كردن كليد ماوس خانه هاي مورد نظر با مجموعه داده هاي متوالي پر مي شوند .

ايجاد ليست جديد خودكار در excel :

اگر براي حروف الفبا Auto fill را اجرا كنيم ، پر كردن خودكار انجام نمي شود . چون حروف الفبا جزء ليستهاي آماده نيست پس بايد ايجاد شود . براي ايجاد ليست جديد مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Options

3- انتخاب Custom list : tab

4- انتخاب New list در كادر Custom list

5- تايپ اطلاعات در قسمت List entries (بعد از وارد كردن هر اطلاعات Enter مي كنيم . )

6- انتخاب دكمه add

7- Ok

ايجاد يك ليست خودكار بر اساس ليست موجود در صفحه در اکسل  :

اگر ليستي بر روي صفحه داشته باشيم و بخواهيم بصورت ليست دائمي در آوريم بايد مراحل زير را انجام دهيم :

1- انتخاب منوي Tools

2- انتخاب گزينه Option

3- انتخاب Custom list : tab

4- روي دكمه Collapse dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا پنجره مينيمايز شود.

5- انتخاب ليست در صفحه

6- روي دكمه Collapse Dialog () كه در انتهاي كادر فهرست Cells Import list form قرار دارد Click مي كنيم . تا Resizeشود.

7- انتخاب دكمه Import

8- OK

نكته :

اصطلاحا به icon اي که در انتهای برخی از text box ها قرار دارد callaps dialog گفته می شود. مي توانيم بجاي انجام مراحل 4و5و6 در كادر Import ، آدرس سلولهايي كه ليست در آنها قرار دارد را تايپ كنيم .

مطالبی پیرامون ایجاد جداول محوری در اکسل

یکی از کاربرد های نرم افزار قدرتمند اکسل گزارش سازی است. با توجه به امکان فرمول نویسی در اکسل کاربر می تواند گزارشات متنوعی را بر اساس نیاز خود از دادهای ارسال شده به نرم افزار اکسل استخراج کند.

جداول محوری در اکسل مبحث بسیار مفصلی است با آموزش امروز همرا ه باشید تا در ادامه  با کلیات جداول محوری در اکسل و کاربرد آن در حسابداری آشنا شویم

تحلیل اطلاعات برای تهیه گزارش

برای اماده سازی این اطلاعات جهت ساخت گزارش به تفکیک کد کل حساب و به تفکیک ماه به دو فیلد اطلاعاتی جدید نیاز داریم که در جدول موجود نیست در صورت آشنایی با فرمول نویسی در اکسل می توان این اطلاعات را از داده های موجود استخراج کرد.ما به کد کل حساب و ماه ثبت سند احتیاج داریم.

کد کل سه رقم سمت چپ کد معین است و شماره ماه شمسی نیز دو رقم سمت چپ ماه می باشد. می توان با استفاده از تابع left هر دو مورد را ایجاد کرد.

 

برای کپی کردن این اطلاعات در تمام سطر ها می توان بر روی گوشه چپ و پایین فیلد دوبار کلیک کرد. در صورتی که در جای درست ایستاده باشید نشانه موس به شکل علامت + خواهد شد.

 

همین کار را برای محاسبه ماه با فرمول (left(A2;2  در ستون G انجام دهید. برای ساخت جدول محوری در اکسل کلیه ستونهای اطلاعاتی شما باید نام داشته باشند پس در F1 و G1 نام هر ستون را وارد کنید.

 

نحوه ایجاد جداول محوری در اکسل

ابتدا کل ناحیه اطلاعات را انتخاب کنید برای اینکا می توانید بر روی یکی سلولهای داری اطلاعات قرار بگیرید و کلید Ctrl+A را بزنید. سپس از منو Insert در اکسل اولین گزینه Pivot Table را انتخاب کنید.

یک فرم مطابق  برای شما باز می شود که مختصات سلولهای اطلاعاتی شما را دارد برای ادامه کلید OK را بزنید. جدول محوری شما در یک sheet جدید ایجاد می شود. فقط کافی است سطر و ستون را مشخص کرده و مقادیری را که نیاز دارید در جدول قرار دهید. در این مثال ما کد کل را در ستون و کد ماه را در ردیف قرار دادیم و جمع مبالغ بستانکار را در قسمت مقادیر.

 

جدول محوری شما آماده است شما می توانید بر اساس آن نمودار رسم کنید

نکاتی پیرامون رسم نمودار وقایع پروژه در اکسل

 د ر اکسل نمودار وقایع پروژه یا Milestone Chart نوعی نمودار با مقیاس زمانی است که زمانبندی رویدادهای مهم پروژه را نشان میدهد. از این نمودار معمولا برای برنامه ریزی و کنترل پروژه هایی که امکان کنترل بسیار دقیق و لحظه ای را ندارند- مانند خریدهای خارجی -استفاده میگردد. قرار است چنین نموداری بسازیم:

 

برای رسم نمودار وقایع پروژه در اکسل باید مراحل زیر را طی کنید:

گام اول:  دیتاهایتان را آماده کنید.

دیتاهایتان باید بصورت جدول عمودی شامل دو سری اطلاعات باشد. یکی برحسب زمان و دیگری وقایع پروژه.

و از طرفی باید حداقل دو ستون کمکی برای این نمودار ایجاد کنید. یکی ستونی که اعداد مربوط به ارتفاع خطوط نمودار در آن باشد و دیگری برای ایجاد نقاط آبی رنگ پایین نمودار.

 

گام دوم:رسم نمودار در اکسل

حالا از ستون تاریخ و ستون کمکی که تماما اعداد صفر در آن است یک نمودار خطی با مارکرز بسازید. Line with Markers Chart

 

سپس ستون ارتفاع را کپی کرده و روی نمودار Paste میکنیم تا خودبخود به نمودار اضافه گردد.

 

گام سوم: سپس در تب Design در اکسل  روی نمودار گزینه Change Chart Type کلیک نمایید و نمودار مربوط به ستون ارتفاع را به نمودار ستونی تغییر دهید و گزینه Secondary Axis را نیز تیک بزنید.

 

سپس روی نمودار ستونی کلیک راست کرده و گزینه Format Data Series را انتخاب نمایید و تنظیمات را  انجام دهید.

 

گام چهارم: سپس تیک Error Bar را بزنید تا به نمودار اضافه گردد. مانند تصویر زیر :

 

سپس روی Error Bar کلیک راست نمایید و گزینه Format Error Bar را انتخاب نمایید. و تنظیمات را مطابق شکل زیر انجام دهید.

 

گام پنجم: حالا باید به نمودارتان Lable اضافه نمایید. برای اینکار کافیست در تنظیمات Lable گزینه Value From Cells را انتخاب نمایید و محدوده نام پروژه را انتخاب نمایید.

 

 

گام ششم: حالا زمان آن رسیده است که تنظیمات نهایی را انجام دهید. روی نمودار ستونی کلیک نمایید تا تب FORMAT  نمایان شود سپس روی گزینه Shape Fill کلیک کرده و گزینه No Fill را انتخاب نمایید.

 

ويرايش سطر و ستون در اکسل

 

در نرم افزار اکسل با راه کارهای زیر میتوان به ویرایش سطر وستون پرداخت 

اضافه كردن سطر :

روش اول :

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Row را انتخاب مي كنيم .

روش دوم:

1- بر روي سطري كه مي خواهيم سطر جدي قبل از آن اضافه شود كليك راست مي كنيم .

2- از منوي باز شده Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته :

سطرهاي زيرين به پايين رانده مي شوند .

اضافه كردن ستون در اکسل :

روش اول:

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود ، كليك مي كنيم .

2- منوي Insert را انتخاب مي كنيم .

3- گزينه Column را انتخاب مي كنيم .

روش دوم :

1- بر روي ستوني كه مي خواهيم ستون جديد قبل از آن اضافه شود راست كليك مي كنيم .

2- گزينه Insert را انتخاب مي كنيم .

نكته : ستون قبلي به جلو رانده مي شود.



اصطلاح : از Insert Row براي اضافه كردن سطر و از Insert Column براي اضافه كردن ستون استفاده مي شود .

تغيير ارتفاع سطر:

براي تغيير ارتفاع سطر به دو روش مي توان عمل كرد :

روش اول:

كافي است به مرز بين سطر بعدي رفته تا مكان نما به صورت يك فلش دو سر درآيد . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag مي كنيم . در حين Drag كادر كوچكي ظاهر مي شود كه اندازه سطر را نشان مي دهد .

روش دوم:

در اين روش ارتفاع به اندازه دقيق تنظيم مي شود . براي اين كار مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row

3- انتخاب گزينه Height

4- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد مي كنيم .





نكته : به طور پيش فرض ارتفاع سطر 12.75 مي باشد .

تغيير پهناي ستون در اکسل  :

براي تغيير پهناي ستون به يكي از دو روش زير عمل مي كنيم :

روش اول :

كافي است به مرز بين ستون مورد نظر و ستون بعدي رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآيد سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag مي كنيم .

روش دوم:

در اين روش پهنا را به صورت دقيق تنظيم مي كنيم . براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه Width

4- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد مي كنيم .

 

نكته :

به طور پيش فرض پهناي ستون 8.43 مي باشد .

تغيير پهناي استاندارد ستون  در اکسل :

مي دانيم كه پهناي استاندارد ستونها 8.43 مي باشد اگر بخواهيم اين پهناي استاندارد را كم يا زياد كنيم به ترتيب زير عمل مي كنيم :

(فقط به ياد داشته باشيد اين تغيير بر روي ستونهايي اعمال مي شود كه پهناي آنها را تغيير نداده باشيم .)

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Column

3- انتخاب گزينه standard Width

4- در كادر باز شده پهناي باند را وارد مي كنيم .

مخفي كردن ستون يا سطر:

مي توانيم يك سطر يا ستون را مخفي كنيم تا محتويات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. براي اين كار مراحل زير را طي مي كنيم :

1- انتخاب منوي Format

2- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

3- انتخاب گزينه Hide

نمايان ساختن سطر يا ستون مخفي شده در  excel :

اگر بخواهيم سطر يا ستون مخفي شده را از حالت مخفي خارج كنيم مراحل زير را انجام مي دهيم :

1- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفي شده

2- انتخاب منوي Format

3- انتخاب زير منوي Row (براي سطر) يا Column (براي ستون)

4- انتخاب گزينه Unhide

تغيير اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن :

ممكن است اطلاعاتي كه در سلول تايپ مي كنيم از عرض سلول بيشتر باشد و در هنگام تايپ ظاهرا سلول بعدي را مي كيرد . براي رفع اين مشكل مراحل زير را اانجام مي دهيم .

1- كليك بر روي سلولي كه مي خواهيم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

2- Format

3- Column

4- Auto fit selection

قالب بندي سلولها در excel:

در Excel اين توانايي را داريم كه قالب بندي يا فرمت يك سلول را تغيير داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاريخ يا درصد يا زمان يا متن و يا ... كنيم . همچنين مي توانيم دور سلول كادر بيندازيم يا رنگ زمينه آن را عوض كنيم . براي قالب بندي خانه ها در Excel مراحل زير را طي مي كنيم .

روش اول :

1- انتخاب متوي Format

2- انتخاب گزينه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهاي مورد نظر

2- راست كليك روي سلولهاي انتخابي

3- انتخاب گزينه format cells

با اجراي يكي از دو روش بالا پنجره اي باز مي شود كه داراي tab هاي زير است :

الف – Number :

توسط اين tab مي توانيم اطلاعات ورودي را تعيين كنيم . اين Tab شامل گزينه هاي زير مي باشد :

- Sample : هر فرمتي را كه انتخاب كنيم ، بر روي محتواي سلول انتخابي نمايش مي دهد . ( حالت پيش نمايش را دارد)

- Category : در اين قسمت نوع داده را مشخص مي كنيم كه شامل انواع زير مي باشد :

1- Genera: اين گزينه عددها را به صورت رشته اي از رقمهاي متوالي و بدون هرگونه قالب بندي نشان مي دهد. و اگر عددي در سلول جا نشود آن را به صورت نمايي نشان مي دهد .

2- Number : مقادير را بصورت رشته اي از رقمهاي متوالي نشان مي دهد . در اين حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمي شود . همچنين در اين قسمت مي توانيم تنظيمات زير را انجام دهيم :

- Decimal Places : در اين قسمت مي توانيم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعيين كنيم . (به طور پيش فرض تا 2 رقم اعشار نمايش مي دهد)

- Negative Number : در اين حالت مي توانيم مشخص كنيم كه عدد منفي به همان صورت نشان داده شود يا به رنگ قرمز يا سياه با علامت منفي نشان داده شود . يا به رنگ قرمز بدون علامت منفي نشان داده شود . (توجه داشته باشيد كه اين گزينه فقط روي اعداد منفي عمل مي كند)

- Use 1000 separator : اگر در كنار اين گزينه تيك بگذاريم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) مي گذارد.

3- Currency : مقادير را همراه با سمبل پول رايج نشان مي دهد. در اين حالت مي توان تنظيمات زير را انجام داد :

- Symbol : نوع واحد پول را مشخص مي كنيد . در اين قسمت واحد پول كشورهاي مختلف نمايش داده شده و مي توانيم واحد دلخواه خود را انتخاب كنيم .

- Negative Number : اعداد منفي چطور نمايش داده شوند .

Accounting: مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند .

در Currency قالب بندي اعداد منفي را داريم

4- Accounting : مانند حالت Currency است . اين قالب بندي حسابداري مي باشد و تفاوتهايي با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رايج در منتها عليه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمايش داده مي شود . در نتيجه پول هميشه در يك ستون عمودي و در هم قرار مي گيرد كه در مقايسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادير صفر به صورت خط تيره (-) نمايش داده مي شوند.

5- Date : تاريخ را با قالب بندي خاص تاريخ نشان مي دهد و ما مي توانيم انواع قالب بندي هاي تاريخ را ديده و انتخاب كنيم . مثلا مدلي را انتخاب كنيم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

6- Time : زمان را با قالب بندي هاي خاص زمان نشان مي دهد . انواع قالب زماني در اين قسمت وجود دارند . ما مي توانيم مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمايش دهد و يا مدلي را انتخاب كنيم كه ساعت را از 1 تا 24 نمايش دهد و يا ...

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان مي دهد .

نكته : در تمام قالب بندي ها بجز Percentage فرقي نمي كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنيم يا اول قالب بندي را تنظيم كنيم . ولي در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنيم ، عدد را در 100 ضرب مي كند. ولي اگر ابتدا فرمت را Percentage كنيم ، و بعد عدد را بنويسيم ، تغييري در عدد نمي دهد .

8- Fraction : مقادير را به صورت عدد صحيح نشان مي دهد كه بدنبال آن نزديك ترين كسر به مقدار واقعي ظاهر مي شود . براي نوشتن يك عدد مخلوط كافي است ابتدا قسمت صحيح را نوشته سپس يك فاصله بدهيم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاريم و بعد مخرج كسر را بنويسيم . اگر عدد را بنويسيم ، پس از enter كردن مقدار سلول مي شود . اگر بخواهيم همان مقدار اوليه باقي بماند ، كافي است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنيم . در اين حالت نگاه مي كند ببيند مخرج اصلي بايد در چند ضرب شود تا مخرج انتخابي شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب مي كند .

9- Scientific : مقادير را با قالب بندي علمي نشان مي دهد . ( e به ... Enponent و به معناي 10 به توان n مي باشد . )

10- Text : مقادير به همان صورتي كه وارد شده اند نشان مي دهد. اگر فرمولي را به صورت متن قالب بندي كرده باشيم ، Excel آن را به صورت متن نمايش مي دهد و مقادير آن را محاسبه نمي كند . در درسهاي قبلي گفتيم كه براي تبديل سلولهاي عددي به متني مي توانيم از علائم " ، ' و ^ و = استفاده كنيم . همچنين مي توانيم قالب آن سلول را به Textتبديل كنيم .

11- Special : مقادير را با استفاده از قواعد قالب بندي خاص نشان مي دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستي) براي قالب بندي كدپستي است و صفرهاي قبل از عددرا نشان مي دهد .

* zip code + 4 : (كدپستي 4+ رقم) : كدپستي يا درقالب معمولي (قالب بالا) است يا در قالب 4+ رقم در اين قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تيره (-) مي گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمي نمايش مي دهد . يعني به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان مي دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامين اجتماعي ) اعداد را در قالب كد تامين اجتماعي 10 رقمي نمايش مي دهد . با انتخاب اين قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تيره مي گذارد .

12-Custom : براي ايجاد يك قالب بندي جديد از اين گزينه استفاده مي كنيم كه خارج از بحث ما مي باشد .

ب- Alignment :

توسط اين Tab مي توانيم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعيين كنيم . اين Tab شامل قسمتهاي زير است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقي متن را تعيين مي كند . اين قسمت شامل گزينه هاي زير است :

* general : هم ترازي پيش فرض

* Left : هم ترازي داده ها در سمت چپ (استفاده براي ارقام ) (چپ چين )

* Center : هم ترازي داده ها در مركز

* Right : هم ترازي داده ها در سمت راست (براي متون) (راست چين)

* Fill : تمام سلول را با متني كه در آن نوشته شده است ، پر مي كند .

* Justify : يك تراز مناسب براي سلول در نظر مي كيرد . معمولا براي زماني است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهاي انتخابي مي گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودي تنظيم مي كند . اين گزينه شامل قسمتهاي زير است :

* Bottom : هم ترازي داده ها در پايين سلول

* Top:هم ترازي داده ها در بالاي سلول

* Center: هم ترازي داده ها در وسط يا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز مي شوند . (بدين معني كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوي جاسازي مي شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهاي زير است : * زاويه متن را نسبت به افق بوسيله ماوس مي توان تعيين كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسيله تايپ زاويه يا با كليدهاي Increase و Decrease تعيين كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهاي زير است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بيشتر از سلول باشد توسط اين گزينه مي توان آن را شكست . در نتيجه ارتفاع سطر افزايش مي يابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد با انتخاب اين گزينه متن به اندازه اي كوچك مي شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بيشتر باشد مي توان سلولهايي را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار اين گزينه تيك زد . اين عمل باعث مي شود كه اين سلول بهم پيوسته و يك سلول شوند .

ج- Font :

توسط اين قسمت مي توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و ... خطوط را تعيين نمود. اين Tab شامل گزينه هاي زير است :

1- Font : در اين قسمت نوع خط را تعيين مي كنيم .

2- Font Style : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه نوشته ها كج (Italic ) و يا توپر (Bold) يا كج و تو پر (Bold Italic ) و يا معمولي (Regular ) باشد .

3- Size : در اين قسمت سايز قلم را تعيين مي كنيم .

4-Underline : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه زير متن خط كشيده شود يا نه و نوع خطر را تعيين مي كنيم .

* None : خط نمي كشد .

* Single : خط تكي زير متن مي كشد .

* Double : دو خطي زير متن مي كشد .

* Single Accounting : تك خط زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود . (يعني تمام حروف بالاي خط كشيده مي شوند.)

* Accounting double : دو خطي زير تمام حروف كشيده و زير كشيده ترين حرف كشيده مي شود .

5- Color : در اين قسمت رنگ متن را تعيين مي كنيم .

6-Effect : شامل قسمتهاي زير است :

* Strike Through : بر روي متن خط مي كشد .

* Super Script : براي بالا نويسي (توان نويسي) استفاده مي شود . اگر بخواهيم A2 بنويسيم كافي است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منيم و اين گزينه را فعال كنيم .

* Sub Script : براي زيرنويسي (انديس نويسي) استفاده مي شود .

7- Preview : پيش نمايشي از انتخابات را نشان مي دهد.

د- Border : توسط اين Tab مي توانيم حاشيه بندي انجام دهيم . كه شامل قسمتهاي زير است:

1- Style : در اين قسمت نوع خط حاشيه را مشخص مي كنيم .

2- Color : در اين قسمت رنگ حاشيه را مشخص مي كنيم .

3- Presets : در اين قسمت محل خطوط را مشخص مي كنيم .

* None : حاشيه نمي گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشيه مي گذارد.

* Inside : داخل سلولهاي انتخابي را حاشيه مي گذارد.

4- Border : در اين قسمت مي توانيم تعيين كنيم كه كدام قسمت از سلول حاشيه داشته باشد . نيز مي توانيم تعيين كنيم كه فقط سمت چپ سلول خط بيفتد و يا فقط بالا و يا پايين سلئل حاشيه داشته باشد.

نكته :براي انداختن حاشيه ابتدا رنگ و نوع خط را تعيين مي كنيم و سپس بر روي Icon هاي مورد نياز براي افتادن حاشيه Click مي كنيم .

هـ : Patterns : در اين قسمت مي توانيم رنگ زمينه را تعيين كنيم . كه شامل گزينه هاي زير است. :

* Color : در اين قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب مي كنيم .

* Pattern : در اين قسمت مي توانيم از الگوها (هاشورها) استفاده كنيم . همچنين رنگ هاشورها را تعيين كنيم .

پاك كردن قالب بندي سلولها  در اکسل :

براي پاك كردن قالب بندي سلول كافي است سلول يا سلولهاي مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوي Edit زير منوي Clear ، گزينه Formatting را انتخاب مي كنيم . با انجام اين كار فقط قالب بندي سلل پاك مي شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمي شود . ولي اگر A11 را انتخاب كنيم هم قالب بندي پاك مي شود و هم اطلاعات داخل سلول .

چگونگی بازیابی اطلاعات در اکسل

هنگامی که  فایل اکسل به اشتباه، حتی آنها را از سطل زباله یا سطل خالی مهم حذف، فایل هنوز هم بر روی دیسک سخت رایانه شما است. آن تنها به عنوان حذف شده و قابل تعویض توسط پرونده های جدید مشخص شده است. قبل از اینکه پرونده ها به دیسک برای بازنویسی آن قرار می دهید بنابراین می توانید بازیابی سند اکسل حذف شده.

نحوه انجام بازیابی برای اکسل اسناد

برای بازیابی اکسل اسناد از سطل زباله و یا سطل کاملا ساده است. شما فقط باید آنها را به محل اصلی بازیابی. برای بازیابی فایل های اکسل که بر روی کامپیوتر، شما نیاز به یک ابزار بازیابی اکسل. Wondershare Data Recovery می تواند انتخاب خوبی است که به طور کامل اسناد اکسل از دست رفته خود را به راحتی و سریع بدون از دست دادن کیفیت بهبود می یابند. یا Wondershare Data Recovery for Mac، اگر شما با استفاده از سیستم عامل. هر دو آنها را 100% تضمین امن هستند. می توانید نسخه آزمایشی رایگان برای اسکن و نمایش فایل های اکسل از دست رفته خود را قبل از شما آن را پرداخت کنید.

 

با این ابزار بازیابی داده های قابل اعتماد .xlsx بهبود می یابند و .xls فرمت فایل اکسل و بدون توجه به چگونه شما را از دست داده آنها، تصادفی حذف ویروس عفونت سطل یا تخلیه زباله، قدرت شکست و فساد دیسک و بیشتر. علاوه بر این، اکسل بازیابی اسناد از کامپیوتر، USB دیسک، دیسک های سخت خارجی، تلفن همراه، دوربین های دیجیتال، و بیشتر پشتیبانی.

علاوه بر بازیابی برای اکسلWondershare Data Recovery (برای مک) نیز به فیلم، عکس، موسیقی و اسناد و مدارک دیگر مانند ورد، PPT، پی دی اف، متن، بایگانی، ایمیل، HTML و بازیابی را قادر می سازد.

3 مرحله برای بازیابی حذف اسناد اکسل

را انتخاب کنید نسخه حق دانلود و نصب آن بر روی کامپیوتر شما. سپس آن را راه اندازی. بعد، بیایید اکسل بازیابی فایل در ویندوز را با هم امتحان کنید.

 انتخاب حالت بازیابی

زیر پنجره اصلی Wondershare Data Recovery برای ویندوز نرم افزار است. اینجا چند گزینه بازیابی را برای شما انتخاب کنید. شما می توانید یک توصیف بهترین برای وضعیت شما.

بیایید "از دست رفته بازیابی فایل" اول امتحان کنید.

 دیسک را انتخاب کنید و اسکن آن

در اینجا، همه دیسک یا پارتیشن بر روی کامپیوتر شما خواهد شناسایی شده و نمایش داده شده. نیاز به تعیین محل که در آن شما از دست رفته فایل اکسل اسکن آن.

تا زمانی که آنها می تواند توسط کامپیوتر شما شناسایی شده علاوه بر این، این نرم افزار بازیابی اکسل نیز شما را به بازیابی داده ها از دیگر دستگاه های قابل حمل را قادر می سازد.

 

چک کردن و بازیابی فایل های اکسل

پس از اسکن، تمام فایل های recovable در نتیجه اسکن نشان داده می شوند. شما می توانید آنها را یک به یک چک کنید. به فایل اکسل، شما می توانید مطالب قبل از بازیابی پیش نمایش. کسانی که می خواهند و کلیک کنید "بازیابی ذخیره آنها با یک کلیک کنید" را علامت بزنید.

 

توجه: فایل های اکسل بهبود در محل اصلی ذخیره مجدد نیست. یافتن دیگری پارتیشن یا دیسک های خارجی به آنها را ذخیره برای بررسی ایمنی.

مطالبی پیرامون اضافه کردن مراحل Undo در Excel

 

برنامه ی undo   به کاربر اجازه می دهد که کارهای قبلی را برگردانده یا در صورت انجام هر عمل اشتباه، به سادگی آن را اصلاح کند. متاسفانه، مراحل انجام Undo به صورت پیش فرض، 16 مورد است. با استفاده از روش (هک کردن) توضیح داده شده در این قسمت، می توانید با تغیر registry، تا 100 مرحله Undo را انجام دهید.

در زمان استفاده از ویژگی Undo در برنامه ی  Excel و زمانی که نیاز به برگرداندن بیش از 16 عمل انجام شده داریم، برگرداندن آخر به عنوان مرحله ی 17 اُم در نظر گرفته شده و به همین ترتیب ادامه پیدا می کند. همچنین بعد از ذخیره (Save) کردن، امکان برگرداندن وجود ندارد.

شاید با این مشکل مواجه شده باشید که 16 مرحله برای برگرداندن تغییرات کافی نیست. شما می توانید با ویرایش registry در  Windows، این مشکل را برطرف کنید. برای این کار، ابتدا به طور کامل از برنامه ی اکسل خارج شوید. از منوی Start، به قسمت Run رفته، Regedit.exe را تایپ و روی OK کلیک کنید. وقتی Regedit شروع شد، فولدر مربوط به HKEY_CURRENT_USER را باز کنید. در این قسمت، فولدر Software، سپس فولدر Microsoft، فولدر Office و فولدر 10.0 را باز کنید (این عدد ممکن است متفاوت باشد اما برای Excel 2002، همان 10.0 است). فولدر Excel را باز کرده و در آخر روی فولدر Options کلیک کنید.
با دنبال کردن مسیر Edit → New → DWORD، کلمه ی UndoHistoryرا وارد کرده و Enter را فشار دهید. روی UndoHistory که ایجاد کرده اید، دو بار کلیک کرده و عددی بین 16 و 100 را وارد کنید.
به احتمال زیاد و به نظرِ تعداد زیادی از کاربران، 100 مرحله برگرداندن کافیست اگرچه با ذخیره کردن، امکان برگرداندن وجود نخواهد داشت.

امید واریم از این آموزش اکسل نیز  لذت برده باشید

مطالبی در مورد شمارش سلول‌های خاص در اکسل

تابع Count تحت عنوان‌های: COUNTA-COUNT-COUNTIFS -COUNTIF – COUNTBLANK. به‌صورت کلی تابع Count به‌منظور شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص، استفاده می‌شود.

کاربرد تابع Count

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع صرفاً سلول‌های حاوی اعداد را می‌شمارد. مثلا با درج تابع:

=COUNT(A1:A7)

از بین سلول A1 تا A7، تعداد سلول‌هایی که حاوی مقادیر عددی باشند را می‌شمارد.

کاربرد تابع COUNTA

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد کل سلول‌ها در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، تمامی سلول‌ها به‌غیر از سلول‌های خالی را شمارش می‌کند. مانند تابع:

=COUNTA(A1:A7)

که تمام سلول‌های حاوی کارکتر را می‌شمارد.

کاربرد تابع  در excel COUNTBLANK

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های خالی در ناحیه‌ای مشخص شده می‌باشید؛ اما نکته‌ای که وجود دارد این است که این تابع، هیچ‌یک از سلول‌های دارای مقدار را شمارش نمی‌کند. مانند:

=COUNTBLANK(A1:A7)

کاربرد تابع  COUNTIF در  اکسل

با استفاده از این تابع، قادر به شمارش تعداد سلول‌های دارای شرط خاص در ناحیه‌ای مشخص‌شده می‌باشید. نکته‌ای که وجود دارد این است که برای استفاده از این تابع، می‌بایست شرطی تعریف کنید، شکل کلی تابع به‌صورت زیر می‌باشد:

COUNTIF(range;"criteria")

در قسمت Range، همانند توابع بالا، محدوده سلول‌ها جهت شمارش مشخص می‌شود و در قسمت criteria شرط خود را برای شمارش سلول‌ها درج می‌کنید. مثلاً می‌توانید مشخص کنید که صرفاً سلول‌های حاوی یک مقدار خاص (یک عدد، کلمه و…) شمارش شوند، یا صرفاً سلول‌هایی که ابتدا یا انتهای آنها یک مقدار خاص باشد، شمارش شود. مثلا:

جهت یافتن سلول‌هایی که مقداری برابر با ۲۰ دارند، از فرمول زیر استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;"20")

جهت یافتن سلول‌های حاوی مقداری بزرگ‌تر از ۱۸، از فرمول زیر را استفاده می‌کنیم:

=COUNTIF(A1:A7;">18"

مطالبی پیرامون داده ها وعملگرها در اکسل

د ر نرم افزار excel برای اینكه داده ای را در سلولی وارد كنیم ابتدا باید روی آن سلول كلیك كرده و سپس داده مورد نظر را تایپ كنیم ، یادتان باشد كه هنوز این داده وارد شده پذیرفته نشده است برای پذیرفته شدن این داده پس از تایپ آن یكی از اعمال زیر را انجام می دهیم :
1- Enter : داده پذیرفته شده و سلول جاری به طور پیش فرض سلول زیرین می شود .

2- Tab: داده پذیرفته شده و سلول جاری سلول بعدی می شود.

نكته :

سلول بعدی در زمانی كه محیط فارسی باشد سمت راست و زمانی كه محیط انگلیسی باشد سلول سمت چپ می شود.

Arrow key : داده پذیرفته شده و سلول با توجه به جهت دكمه فشرده شده یكی از سلولهای اطراف می شود .

داده ها در Excel

داده ها در محیطExcel می توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند كه در زیر به شرح تك تك آنها می پردازیم:

(توجه داشته باشید كه با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا می شوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد. )

انواع داده ها :

1- اطلاعات عددی

كاركردن با اعداد :

Excel تمام اعداد را یكسان فرض می كند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و كمیت یا هر شكل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش می توان وارد نمود:

1- با استفاده از كلیدهای عددی موجود در بالای حروف

2- با استفاده از كلیدهای موجود در سمت راست صفحه كلید ( در صورتی كه اعداد این قسمت كار می كنند كه كلید Num Lock روشن باشد.)

 

علاوه بر ارقام 0 تا 9 نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. كه در آینده با مفهوم هر یك از این علائم بیشتر آشنا شویم.

عكس العمل Excel نسبت به عدد تایپ شده :

1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغییری در سلول داده نمی شود.

2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.

3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد ظاهراً عدد سلولهای بعدی را اشغال می كند ولی بعد از Enter كردن یكی از اتفاقات زیر روی می دهد :

الف – اعداد در نماد علمی نمایش داده می شوند.

ب- عدد گرد می شود .

ج- سلول با علامت # پر می شود. این حالت زمانی اتفاق می افتد كه فرمت سلول General نباشد.

تبدیل داده عددی به متنی :

اگر اعدادی كه رقم اول آنها صفر است مثل (01234) تایپ كنیم Excel ، صفر را حذف می كند زیرا صفر قبل از عدد معنی ندارد و یا اگر عدد مثبت را به همراه آن تایپ كنیم (مثل 23 +) ، Excel ، + آن را حذف می كند. همچنین اگر 2/6 را تایپ كنیم سلول 6 مارس را نمایش نمی دهد یعنی آن را تبدیل به فرمت تاریخ می كند برای رفع این مشكلات باید عدد را تبدیل به متن كنیم برای این كار می توانیم یكی از علائم زیر را قبل از عدد بنویسیم :

‘ (آپستروف) : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز چپ نوشته شود.

” : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز راست نوشته شود .

^ : این علامت باعث می شود عدد به همان صورت و با تراز وسط نوشته شود.

= : این علامت باعث می شود سلول با عدد تایپ شده پر شود.

1- داده های متنی : می توانیم هر نوع داده متنی را در سلولهای Excel وارد كنیم.

2- داده های نوع تاریخ : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع تاریخ در سلولهای Excel وارد كنیم ، كافی است در سلول تاریخی با فرمت yy/mm/dd یا yy-mm-dd وارد كنیم ، در آینده با قالب بندی های تاریخ آشنا می شویم . با انجام این كار (-) تبدیل به (/) شده و سال به صورت چهار رقمی (19yy) نمایش داده می شود .

3- داده های نوع زمانی : می توانیم بدون تنظیم خاصی داده های نوع زمان در سلولهای Excel وارد كنیم ، كافی است در سلول تاریخی با فرمت hh:mm:ss وارد كنیم ، در آینده با قالب بندی های زمان آشنا می شویم.

2- اطلاعات متنی :

میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ كنیم.

توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن :

اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( ‘6/2 )

3- اطلاعات از نوع تاریخ :

اگر در سلول Excel یك تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد كنیم به طور اتوماتیك قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده میشود.

4- اطلاعات از نوع زمان :

میتوانیم در سلول Excel یك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنیم كه قالب سلول به طور اتوماتیك زمان میشود.

5- اطلاعات از نوع یادداشت :

این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند كه بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح میدهند. در مباحث بعدی با نحوه ایجاد توضیحات آشنا میشویم.

توجه:

(كارآموزان گرامی دقت فرمایید كه این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات می باشد و با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا خواهید شد. )

فرمول نویسی در Excel

عملگرها در Excel :
1- عملگرهای محاسباتی : از عملگرهای ریاضی + (برای جمع) ، – (برای تفریق) ، * (برای ضرب) و / (برای تقسیم)، ^(برای توان) و % (برای درصد) در Excel استفاده كنیم.

ایجاد یك فرمول ریاضی

برای ایجاد یك فرمول ریاضی به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم.

روش اول : در سلولی كه می خواهیم نتیجه نوشته شود یا در خط فرمول علامت = را تایپ كرده ، سپس آدرس عملوند اول را تایپ كرده عملگر را می نویسیم و بعد آدرس عملوند دوم و بهمین ترتیب ادامه می دهیم .

روش دوم : در سلولی كه می خواهیم نتیجه نوشته شود علامت = را تایپ كرده ، سپس بر روی سلولی كه حاوی اولین عملوند است كلیك كرده ، سپس عملگرد را تایپ كرده و بعد بر روی سلول حاوی در بین عملوند كلیك می كنیم و به همین ترتیب ادامه می دهیم .

* تقدم عملگرهای ریاضی در اکسل :

اگر در یك فرمول چندین عملگر ریاضی داشه باشیم ، این عملگرها دارای تقدم هستند كه عبارتند از :

()

^

%

* و /

+ و –

می بینیم كه * و / در یك خط نوشته شده اند زیرا این دو دارای تقدم یكسان هستند و اگر در فرمولی هر دو عملگر بودند از سمت چپ اولین عملگر انجام می شود .

2- عملگر متنی : برای عبارتهای متنی می توانیم از عملگر & (الحاق) استفاده كنید. با قرار دادن این عملگر بین دو متن آن دو را به هم پیوند می دهید.

3- عملگر آدرس : برای بیان محدوه ای از آدرس می توانیم از عملگر : استفاده كنیم. كافی است آدرس ابتدای محدوده را نوشته، سپس عملگر آدرس را تایپ كنیم و بعد آدرس انتهای محدوده

نکاتی ردر مورد ایجاد فایل جدید در اکسل

در اکسل برای ایجاد یك فایل جدید یا یك Bookجدید به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم .

روش اول : كلیك بر روی آیكون New

روش دوم: Ctrl + N (یك Book خالی ) Blank Work Book – Task Pam ظاهر می شود – New – File

بستن یك Book باز :

روش اول : كلیك بر روی آیكون Close موجود در انتهای نوار منو

روش دوم : File – Close

ممكن است با بستن یك فایل ظاهر شود كه می پرسد می خواهید فایل را ذخیره كنید یا نه اگر No را بزنید فایل را دخیره نمی كند . آن را می بندد. اگر Yes را بزنیم فایل را ذخیره می كند و آن را می بندد كه در درسهای بعد با ذخیره كردن فایل آشنا می شویم .

خروج از محیط Excel :

1- كلیك بر روی آیكون Close موجود ردر نوار عنوان

2- File – Exit

3- Alt+f4
ذخیره كردن Book ایجاد شده
1- به یكی از سه روش زیر Save را انتخاب می كنیم :
الف) Icon Save

ب) File – Save

ج) Ctrl+ S
2- پنجره ای باز شده كه شامل قسمتهای زیر است :

الف ) در سمت چپ صفحه تابلوی دیده می شود كه برای دسترسی سریع به قستهای اصلی Win ، مثل My Computer , My Document, Desktop است. كافی است بر روی گزینه مورد نظر كلیك كرده تا در صفحه سفید رنگ مقابل محتویات آن پوشه را ببینیم .

ب) Save in : در این قسمت مسیر ذخیره مكردن فایل را مشخص می كنیم ، به طور پیش فرض فایلها در My Document ذخیره می شوند .

ج) File Name : نام فایل را تایپ می كنیم . به طور پیش فرض فایلها با اسامی Book1 ، Book2 و … ذخیره می شوند .

د) Create New Folder : ممكن است بخواهیم فایل ها را در پوشه جدیدی قرار دهیم برای این كار ابتدا یا Save in مسیر مورد نظر را انتخاب كرده سپس برروی این آیكون كلیك می كنیم . پنجره ای باز می شود و نام پوشه را می خواهد . نام پوشه را تایپ كرده و Ok می كنیم . پس از انجام تنظیمات بالا بر روی دكمه Save پنجره كلیك می كنیم .

 

ذخیره كردن Book ذخیره شده با نام دیگر  در excel :

در منوی File علاوه بر Save گزینه save as هم وجود دارد. تفاوت این دو گزینه چیست ؟

برای بار اول ذخیره سازی یك Book این در هیچ تفاوتی با هم ندارند. بر روی هر كدام كه كلیك كنیم پنجره Save as باز می شود. ولی برای دفعات بعد (بعد از اینكه Book را ذخیره كردیم) اگر Save را انتخاب كنیم، دیگر پنجره ای باز نمی شود، و تغییرات بر روی فایل با همان نامی كه انتخاب كرده ایم ذخیره می شود ولی اگر Save as را انتخاب كنیم مجدداً پنجره Save as باز شده و می توانیم فایل را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا با نام دیگر و در مسیر دیگر ذخیره كنیم.

تذكر : وقتی فایلی را با نامی ذخیره می كنیم این فایل در نوار عنوان ظاهر می شود.

ذخیره كردن Book روی دیسكت:

برای ذخیره كردن یك فایل بر روی دیكست باید در پنجره Save as ، در قسمت Save in ، :3.5 floppy A را انتخاب كنیم .

ذخیره كردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب :

اگر بخواهیم فایل Excel را با فرمتی ذخیره كنیم كه مانند یك صفحه وب باشد و بتوان آن را در Browser دید، كافی است مراحل زیر را انجام دهیم:

1- انتخاب منوی File

2- انتخاب گزینه as a web page save

نكته :

در این حالت فایل با پسوند .htm ذخیره می شود .
بازسازی  Recovery Documentدر اکسل
اگر Excel با مشكلی مواجه شود، در صدد ذخیره كردن كارپوشه های باز در هنگام برخورد با مشكل بر می آید در این حالت اگر دوباره اكسل را شروع كنیم پنجره Document Recovery باز شده و كلیه كارپوشه هایی كه باز بوده اند را نمایش می دهد. كافی است بر روی كارپوشه مورد نظر كلیك كرده تا باز شود. در مقابل نام كار پوشه دو عبارت ممكن است دیده شود :
1- [Recover] : اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست كه Excel موفق به ذخیره كردن فایل شده است .

2- [original] اگر این عبارت نشان داده شده باشد به این معناست كه این فایل ، فایل با آخرین نسخه ذخیره شده است. و Excel در هنگام بروز مشكل آن را ذخیره نكرده است زیرا یا بعد از آخرین ذخیره ، تغییری نكرده است و یا تغییرات انجام شده ولی نتوانسته ذخیره كند.

تذكر : ممكن است با هر دو عنوان فایل دیده شود می توانیم حالت Recovery را باز كرده و با فایل اصلی مقایسه كنیم و سپس ذخیره كنیم .
باز كردن صفحه ذخیره شده  در اکسل
می خواهیم فایلی را كه قبلا ذخیره كرده ایم دوباره بیاوریم برای این كار :
1- پنجره Open را به یكی ار روشهای زیر باز می كنیم :

الف : Icon Open

ب: File – Open

ج: Ctrl + o

2- پنجره ای باز می شود كه پنجره Openبوده و مشابه پنجره save بوده و شامل قسمتهای زیر است:

الف : Look in در این قسمت مسیری كه فایل را در آن ذخیره كرده ایم انتخاب می كنیم .

ب: Icon View : كلیك بر روی این Icon منویی ظاهر می شود كه حالتهای مختلف نمایش فایلها و پوشه های موجود در مسیر انتخاب شده را نمایش می دهد و شامل حالت های زیر است :

1- Thumbnails : این حالت مناسب فایلهای تصویری بوده و تصویر را نمایش می دهد .

2- Tiles : پوشه ها و فایلهای موجود را به صورت كاشی وار در دو ستون نمایش می دهد .

3- Icons : پوشه ها و فایلهای موجود را در 6 ستون نمایش می دهد.

4- List : پوشه ها و فایلهای موجود را در 15 سطر نمایش می دهد .

5- Details : پوشه ها و فایلهای موجود را با جزئیاتشان نمایش می دهد . در حالتهای قبل فقط نام فایلها نمایش داده می شود ولی در این حالت علاوه بر نام فایل ، سایز آن ، نوع و تاریخ ویرایش آن نمایش داده می شود .

6- Properties : با انتخاب این گزینه پنجره ی Open به دو تابلو تقسیم شده در تابلو سمت چپ نام فایل و پوشه ها و در تابلو سمت راست خصوصیات فایل مثل شخص ایجاد كننده آن ، تاریخ تغییرات ، نام كمپانی و … نمایش داده می شود .

7- Preview : پیش نمایش از فایل ، نمایش داده می شود .

نكته :

برای بعضی از فایلها با انتخاب این گزینه در تابلو سمت راست پیام Preview not available نمایش داده می شود . برای رفع این مشكل باید بر روی فایل باز عملیات زیر را انجام دهیم :

File – Properties – انتخاب Tab: Summary – Save preview picture – ok

پس از انجام عملیات بالا ، مجددا برروی آیكن Save ، كلیك كنید .

تذكر : در صورتی كه بخواهیم هر روز از كار پوشه ای استفاده كنیم و بخواهیم به طور خودكار با باز كردن Excel این كار پوشه باز شود و كافی است آن را در پوشه XL start قرار دهیم. این پوشه در هنگام نصب Excel ساخته می شود و مسیر آن یكی از دو مسیر زیر است .

C:/document and setting\ئی كه در آن هستیم User \application data \ یا

Microsoft \excel\ XL start

C:\program file\ Microsoft office\office ll \ XL Start

نکاتی پیرامو ن ایجاد و ویرایش نمودار در اکسل

یکی از قابلیت های مهم نرم افزار اکسل، رسم نمودار براساس داده های موجود در صفحه گسترده است که به تجزیه و تحلیل داده ها کمک می کند و می تواند سبب ارزیابی و مقایسه ساده تر و سریع تر داده ها شود. در این آموزش اکسل با انواع نمودار در اکسل و کار با آنها آشنا خواهیم شد.

 

برای اینکار ابتدا داده ها را در صفحه گسترده وارد کرده و آنها را انتخاب می کنیم. سپس از زبانه Insert و از بخش Chart، نمودار مورد نظرمان را انتخاب می کنیم. همانطور که می دانید، در ریاضی می توان برای داده ها نمودارهایی از قبیل میله ای، دایره ای، خطی، ستونی و... درج کرد. اکسل نیز این نمودارها را پشتیبانی می کند. ما برای این مثال از یک نمودار ستونی (Column) استفاده می کنیم.

 

 

 

 

 

 

 

با کلیک بر روی دسته نمودارهای Column کادری باز می شود که در آن انواع نمودارهای ستونی دیده می شود. این نمودارها عبارتند از: نمودارهای ستونی دو بعدی، ستونی سه بعدی، استوانه ای، مخروطی و هرمی.

 

 

 

 

 

 

 

با کلیک بر روی نخستین نمودار ستونی دو بعدی، نمودار شکل زیر روی صفحه ظاهر می شود.

 

 

 

 

 

 

 

بعد از درج نمودار، سه زبانه به زبانه های اکسل اضافه می شوند. این زبانه ها عبارتند از: Design و Layout و Format.

 

 

 

 

 

در زیر به بررسی مهمترین گزینه های این زبانه ها می پردازیم.

 

 

 

 

بررسی گزینه های زبانه  Design در اکسل

 

گزینه Change Chart Type برای تغییر نمودار درج شده به کار می رود.

 

 

 

 

 

 

 

گزینه Save as Templates نمودار درج شده را در پوشه ای به نام Templates ذخیره می کند تا در صورتی که دفعات بعدی مجددا به این نمودار احتیاج پیدا کردید، از آن استفاده کنید.

 

 

 

 

 

 

 

گزینه Switch Row/Columns جای سطرها و ستون های نمودار را با یکدیگر عوض می کند.

 

 

 

 

 

 

 

با استفاده از گزینه Select Data می توان اطلاعات مندرج در ستون ها را انتخاب، حذف و اضافه کرد. به عنوان مثال، با استفاده از دکمه Add، می توان ستون های دیگری به ستون های موجود اضافه کرد. همچنین با استفاده از دکمه Remove می توان ستون های موجود را پاک کرد.

 

 

 

 

 

 

 

گزینه Chart Layout ساختار نمودار درج شده را تغییر می دهد. به معنای اینکه محل عنوان نمودار، شکل ستون ها، محل قرارگیری داده ها و... به شکل های مختلفی تغییر پیدا می کند که بسته به سلیقه، می توان یک نمونه از آنها را انتخاب کرد. با کلیک بر ساختارهای موجود، می توان تغییرات را در نمودار درج شده مشاهده کرد. در تصویر زیر یک نمونه از نمودارها، نشان داده شده است:

 

 

 

 

 

 

 

گزینه Chart Style رنگ و ظاهر نمودار را تغییر می دهد و تغییری در ساختار آن نمی دهد. یک نمونه از رنگ بندی نمودار در این گزینه را در تصویر زیر می بینید.

 

 

 

 

 

 

 

بررسی زبانه Layout  در اکسل

 

بخش Current Selection

 

دو گزینه Format Selection و Reset to match style در این بخش وجود دارد.

 

 

 

با کلیک بر روی گزینه Format Selection، پنجره ای باز می شود که با استفاده از آن می توان ساختار نمودار را به شکل دلخواه نمایش داد. در پنجره باز شده، گزینه های Fill و Border Color و Border Style و Shadow و 3D Format وجود دارند که برای تغییرات در رنگ و شکل نمودار به کار می روند.

 

 

 

 

 

 

 

به عنوان مثال در بخش Fill می توان درون نمودار را به رنگ دلخواه تغییر داد.

 

گزینه Reset to Match style نیز زمانی به کار می رود که در گزینه قبلی (Format Selection) تغییراتی بر روی نمودار اعمال کرده باشید اما در نهایت از تغییرات انجام داده شده پشیمان شوید. در این صورت، این گزینه نمودار را به حالت اولیه باز می گرداند.

 

 

 

درج متن بر روی نمودار در excel

 

در زبانه Layout گزینه ای به نام Text Box وجود دارد که امکان درج متن بر روی نمودار را می دهد. با کلیک بر روی این گزینه می توانید با ماوس، یک چارگوش  بر روی نمودار رسم کنید و پس از آن، عبارت مورد نظرتان را درون آن بنویسید. باید توجه داشته باشید که پس از درج عبارت، شکل چارگوش از بین می رود و فقط متن نوشته شده شما باقی خواهد ماند.

 

 

 

اضافه کردن عنوان

 

هر نمودار رسم شده در اکسل به طور پیش فرض دارای يک عنوان است كه بالای آن نمايش داده مي شود. اگر می خواهید این عنوان را از نمودار حذف کنید و یا وضعیت نمایش آن را تغییر دهید، بر روی گزینه Chart Title کلیک کنید. در این صورت کادر کوچکی زیر آن باز می شود.

 

 

 

 

 

 

 

گزینه None برای عدم نمایش عنوان، گزینه Centered Overlay Title برای نمایش عنوان به صورت شناور بر روی نمودار و گزینه Above Chart نیز برای نمایش عنوان در بالای نمودار به کار می رود. حالت پیش فرض نرم افزار، گزینه Above Chart است.

 

 

 

درجه بندی محورهای نمودار در اکسل

 

برای نمایش درجه بندی محورهای نمودار از گزینه Gridlines از بخش Axes استفاده می شود. نمودارهای رسم شده ممکن است به طور پیش فرض دارای Gridlines باشند. به طور مثال، نمودار بارندگی که ما در این درس استفاده کردیم، دارای درجه بندی بود. برای اینکه درجه های این نمودار را بردارید، کافیست که از گزینه Gridlines و از بخش Primary Horizontal Gridlines گزینه None را انتخاب کنید.

 

 

 

 

 

 

 

گزینه های Major Gridlines و Minor Gridlines به ترتیب برای نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور بزرگ و نمایش خطوطی که نماینگر درجه بندی با محور کوچک هستند به کار می روند.

 

 

 

قالب بندی سری داده و محورهای نمودار در اکسل

 

همانطور که می دانید، سری داده ها در یک نمودار در اکسل، توسط عناصر گرافیکی مانند نقطه، خط، ميله و... نمايش داده می شوند. در نمودار ستونی، سری داده ها را توسط ستون هایی كه اغلب مستطیل شكل هستند مشاهده می کنیم.

 

اكنون قصد داريم به قالب بندی اين ستون ها بپردازيم. هدف از قالب بندی داده ها اعمال تغييرات ظاهری برای نمايش بهتر آنهاست. برای این منظور، ابتدا روی یکی از ستون های نمودار راست کلیک کنید و از منوی باز شده، گزینه Format Data Series را انتخاب کنید. در این صورت پنجره ای مانند تصویر زیر باز می شود.

 

 

 

 

 

 

 

در پنجره فوق از گزینه های بخش Series Option به منظور تعیین اندازه و وضعیت همپوشانی سری ها، از گزینه های بخش Fill برای رنگ آمیزی سری ها، از گزینه های بخش Border Color برای رنگ آمیزی دور خط سری ها، از گزینه های بخش Border Styles برای تعیین مدل خط دور سری ها، از گزینه های بخش Shadow برای تنظیمات سایه و از گزینه های بخش 3-D Format نیز برای تنظیمات سه بعدی مانند جنس، مقطع، عمق، نورپردازی و... استفاده می شود.

 

 

 

قالب بندی محورهای نمودار

 

قالب بندی محورهای نمودار، شامل نمایش يا عدم نمایش برچسب داده ها و مقادیر و يا چگونگی نمایش  آنهاست. برای این منظور پس از انتخاب نمودار، در زبانه Layout گروه Axes بر روی گزینه Axes کلیک کنید.

 

 

 

 

 

 

 

تنظيمات دو محور افقی و عمودی به صورت جدا در گزینه های این منو دیده می شود.

 

 

 

 

 

 

 

در بخش Primary Horizontal Axis گزینه None برای عدم نمایش محور افقی، گزینه  Show Left to Right Axis برای نمایش محور افقی از چپ به راست، گزینه Show Axis Without labeling برای نمایش محور افقی بدون برچسب متنی و گزینه Show Right to Left Axis نیز برای نمایش محور افقی از راست به چپ به کار می رود.

 

 

 

بررسی گزینه های زبانه Format

 

این زبانه از ۵ بخش تشکیل شده است که در زیر به کاربرد برخی از آنها اشاره می کنیم.

 

 

 

 

 

 

 

بخش Shape Style برای تغییر رنگ درون و شکل نمودار به کار می رود. با استفاده از گزینه های Shape fill و Shape Outline و Shape Effect نیز می توان به ترتیب: رنگ نمودار را تغییر داد؛ خط دور نمودار را پررنگ تر کرد و یا تغییر رنگ داد؛ به نمودار «سایه» اعمال کرد.

 

 

 

بخش Word Art Style

 

با استفاده از این بخش می توان نوشته های روی نمودار را به صورت «هنری» تغییر داد. این گزینه بیشتر برای حروف انگلیسی کاربرد دارد اگرچه بر روی حروف فارسی هم تغییرات را اعمال می کند. اما به نظر می رسد برای زیباتر کردن حروف انگلیسی این حروف «هنری» ایجاد شده است. با انتخاب یکی از Word Artها، تغییرات را بر روی اطلاعات نوشته شده در نمودار مشاهده می کنید.

 

 

 

 

 

 

 

در بخش Size نیز می توان اندازه نمودار را تغییر داد.

 

 

 

نکاتی در مورد تابع OFFSET در اکسل

 

اگر بخواهیم با عملکردتابع Offset بیشتر آشنا شویم باید بیان کردکه  آدرس یک سلول رابه تعدادی که مشخص میکنید محدوده داده اید را به شما نشان مید هد  .

برای آشنایی بیشتر با ما همراه باشید .

آرگومانهای فرمول   Offset در اکسل  به شرح زیر است :

 

Reference

آدرس سلول مبدأ را میخواهد.

Rows

سوال می کنداز چند تا سطر بالاتر یا پائینتر از آدرسی که در آرگومان اول داده اید  محاسبه کند .مثلا اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد ۲ را وارد کنید نقطه شروع  را B7 در نظر میگیرد و اگر -۲ قرار دهید دو سطر به عقب بر می گرده و B3 راملاک قرار میدهد  .

Cols

اگر آرگومان اول B5 را انتخاب کنبد و در آرگومان دوم عدد ۰ را وارد کنید و آرگومان سوم را ۱ قرار دهید نقطه شروع شما به C5 تغییر میکند

یعنی اکسل از C5 شروع به محاسبه میکند اگر هم عدد منفی قرار دهید به  ستون عقبتر  و از A5 محاسبه میکند 

نکته:3 آرگومان اول اجباری است و حتما باید مفدار را وارد  کنید و میتوانید آرگومان های بعدی را براساس  قرار دهید.

 Height در اکسل

 ارتفاع داده ای را مشخص میکند   یعنی اگر ما آرگومان اول را A1 انتخاب کنیم و آرگومان دوم و سوم را ۰ قرار دهییم و آرگومان چهارم که ارتفاع است را عدد ۳ در نظر بگیریم .  اکسل رنج A1:A3 را در نظر میگیرد و مقدارهایش رو برمی گرداند .

Width

مشابه آرگومان چهارماست ولی در عرض محاسبه میکند
OFFSET(A1,0,0,0,3)

نکاتی پیرامون توابع (Functions) اکسل

یک تابع در نرم افزار EXCEL در واقع یک فرمول از پیش نوشته شده است که مقادیر خاصی را در ترتیب خاصی مورد محاسبه قرار می دهد. اکسل توابع عمومی خیلی زیادی دارد که با استفاده از آنها می توانید مجموع، میانگین، تعداد، بیشترین مقدار و کمترین مقدار یک دسته از سلولها را محاسبه کنید. برای استفاده صحیح از توابع اکسل لازم است تا قسمتهای مختلف یک تابع را بشناسید و همینطور نحوه ارسال پارامترها به تابع را بدانید.

قسمتهای مختلف توابع اکسل

برای اینکه توابع اکسل درست کار کنند باید آنها را به شکل خاصی بنویسید که در واقع املاء دستور می باشد. ساده ترین املاء نوشتاری توابع به این شکل است که ابتدا یک علامت برابری (=) قرار می دهید، سپس نام تابع را می نویسید و در ادامه یک یا چند پارامتر را برای آن معرفی می کنید. پارامترها حاوی اطلاعاتی هستند که شما می خواهید روی آنها محاسبه انجام بگیرد.

کار با پارامترهادر EXCEL

پارامترهای توابع می توانند به یک سلول اکسل و یا به یک مجموعه سلول در اکسل اشاره داشته باشند. پارامترها باید داخل پرانتز محصور شوند. تعداد پارامترها با توجه به املاء تابع مشخص می شود.

برای مثال، تابع زیر میانگین دامنه سلولی B1:B9 را محاسبه می کند. این تابع تنها یک پارامتر دارد.

=AVERAGE(B1:B9)

اگر یک تابع دارای چندین پارامتر باشد، پارامترها را باید با علامت ویرگول (comma) از یکدیگر تفکیک کنید. برای مثال، تابع زیر مجموع تمامی سلولهایی را که در پارامترهای تابع مشخص شده است را محاسبه می کند.

=SUM(A1:A3, C1:C2, E1)

ایجاد توابع

توابع خیلی متنوعی در اکسل وجود دارند. در ادامه برخی از پرکاربردترین های آنها را ذکر می کنیم:

• SUM : این تابع مقادیر سلولها را با هم جمع می زند و حاصلجمع را نمایش میدهد.
• AVERAGE : این تابع میانگین سلولها را محاسبه میکند. در واقع ابتدا مقادیر کلیه سلولها را با هم جمع می کند و حاصل جمع بدست آمده را بر تعداد سلولها تقسیم می کند.
• COUNT : این تابع تعداد سلولها را محاسبه می کند.
• MAX : این تابع سلولی را که بیشترین (بزرگترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.
• MIN : این تابع سلولی را که کمترین (کوچکترین) مقدار را دارد به عنوان خروجی نمایش می دهد.

 

ایجاد یک تابع با استفاده از دستورAutoSum در اکسل

دستور AutoSum به شما این امکان را می دهد تا خیلی سریع پر کاربردترین توابع اکسل شامل SUM،AVERAGE،COUNT،MIN و MAX را بتوانید استفاده نمایید، در مثال زیر ما با استفاده از ویژگی AutoSum تابع SUM را ایجاد می کنیم.

➊ ابتدا سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید را انتخاب کنید. در این مثال ما سلول D13 را انتخاب می کنیم.



➋ در تب Home و در قسمت Editing ، بر روی فلش کوچکی که کنار دستور AutoSum قرار دارد کلیک کنید. سپس از گزینه های باز شده تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما تابع Sum را انتخاب می کنیم.



➌ اکسل بصورت اتوماتیک تابع مربوطه را در سلول انتخاب شده ایجاد می کند. همینطور یک دامنه سلولی را بصورت اتوماتیک انتخاب می کند و از آن بعنوان پارامتر تابع استفاده می کند. اگر پارامترهایی را که اکسل انتخاب کرده است مد نظر شما نباشد می توانید پارامترهای مد نظرتان را به صورت دستی وارد نمایید.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود. در مثال ما مجموع دامنه سلولی D3:D12 مقدار $765.29 می باشد.

دستور AutoSum در تب Formulas نیز موجود است و از آن طریق نیز می توانید به آن دسترسی داشته باشید.

 

وارد کردن توابع بصورت دستی در اکسل

اگر نام تابع را بدانید خودتان می توانید مستقیما آن را تایپ کنید. در مثال زیر ما از تابع AVERAGE بصورت دستی استفاده خواهیم کرد.

➊ سلولی را که می خواهید تابع را در آن ایجاد کنید، انتخاب نمایید، در این مثال ما سلول C10 را انتخاب می کنیم.



➋ ابتدا علامت مساوی (=) و سپس نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید. همچنین درهنگام تایپ یکسری نام بصورت اتوماتیک ظاهر می شود که به جای تایپ می توانید از بین آن گزینه ها نیز تابع مورد نظرتان را انتخاب کنید. در این مثال ما عبارت زیر را تایپ می کنیم :

=AVERAGE

➌ دامنه سلولی مورد نظر را در بین دو پرانتر وارد کنید. در این مثال ما دامنه سلولی (C3:C9) را وارد می کنیم.



➍ دکمه اینتر را بفشارید. تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شوند. در مثال ما تابع میانگین سلولها را محاسبه می کند.

اگر فرمول شما دارای خطایی باشد اکسل همیشه این خطا را به شما یادآوری نمیکند، پس این مسئولیت با شما است تا در نوشتن فرمول ها و همینطور توابع دقت کافی را داشته باشید.

 

کتابخانه توابع اکسل

اگر چه صدها تابع در اکسل وجود دارد، توابعی که شما استفاده می کنید بستگی به نوع داده اطلاعات شما نیز دارد. لازم نیست تا تک تک توابع را حفظ کنید، اما مرور کلی آنها به شما کمک می کند تا در مواقع لزوم یادتان باشد که چنین توابعی وجود دارند و می توانید از آنها استفاده نمایید. همچنین در تب Formulas کتابخانه توابع بصورت دسته بندی شدی در اختیار شما قرار دارد.

افزودن یک تابع با استفاده از کتابخانه توابع اکسل

در مثال زیر ما از تابع COUNTA استفاده می کنیم تا تعداد سلولها را بدست بیاوریم. برخلاف تابع COUNT که برای محاسبه تعداد سلولهای با نوع داده عددی کاربرد داشت، تابع COUNTA تعداد سلولهای هر نوع داده ای را محاسبه می کند.

➊ سلولی را که قصد ایجاد تابع در آن را دارید انتخاب کنید، در این مثال ما سلول B17 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas را انتخاب کنید تا به کتابخانه توابع دسترسی داشته باشید.

➌ در کتابخانه توابع دسته بندی مورد نظر و سپس تابع مورد نظر را انتخاب نمایید. در این مثال ما دسته بندی More Functions را انتخاب می کنیم و سپس نشانگر ماوس را بر روی گزینه Statistical می بریم.



➍ تابع مورد نظرتان را از لیست انتخاب کنید. در این مثال ما تابع COUNTA را انتخاب می کنیم، این تابع تعداد سلولهایی که مقدار داشته باشند را محاسبه خواهد کرد، صرفنظر از اینکه نوع داده آن سلول چه نوعی باشد.



➎ پنجره پارامترهای تابع نمایش داده می شود. ابتدا فیلد Value1 را انتخاب کنید و سپس سلولهای مورد نظرتان را تایپ و یا انتخاب کنید. در این مثال ما دامنه سلولی A3:A12 را وارد می کنیم. شما ممکن است بخواهید با وارد کردن مقادیری در فیلد Value2 پارامترها را بیشتر کنید اما ما در این مثال به همان دامنه سلولی A3:A12 اکتفا می کنیم.

➏ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➐ تابع محاسبه شده و نتایجش نمایش داده می شود.

استفاده از دستور Insert Function

اگر چه کتابخانه توابع یک محل فوق العاده برای جستجوی توابع اکسل می باشد، بعضی اوقات شما ممکن است ترجیح بدهید که نام یک تابع را از طریق جستجوی آن پیدا کنید. این کار را می توانید با استفاده از دستور Insert Function عملی کنید. بسته به نوع فانکشنی که به دنبالش هستید شاید اوایل کار کمی آزمون و خطا داشته باشید، البته آنهم با کمی تمرین و ممارست حل می شود و بعد از آن خواهید دید که دستور Insert Function یک ابزار قدرتمند و فوق العاده برای یافتن سریع توابع در اکسل می باشد.

روش استفاده از دستور Insert Function در اکسل

در مثال زیر ما میخواهیم از توابع محاسباتی تاریخ در اکسل استفاده کنیم.

➊ سلول مورد نظر برای ایجاد تابع را انتخاب کنید، در این مثال ما سلول G3 را انتخاب می کنیم.



➋ تب Formulas و سپس دستور Insert Function را انتخاب کنید.



➌ صفحه دستور Insert Function باز می شود.

➍ کلمه کلیدی که نمایانگر دستور مورد نظرتان است را تایپ کنید، در این مثال ما عبارت count days را تایپ می کنیم. و سپس دکمه Go را می زنیم.



➎ در بین نتایج دنبال نتیجه مورد نظرتان باشید، آن را انتخاب کنید و سپس OK کنید. در این مثال ما تابع NETWORKDAYS را انتخاب می کنیم، که تعداد روزهای کاری (غیر تعطیل) بین دو تاریخ را محاسبه می کند.



➏ پنجره Function Arguments باز می شود. در این پنجره باید پارامترهای تابع را تعیین نمایید. در این مثال ما برای پارامتر Start_date سلول E3 و برای پارامتر End_date سلول F3 را وارد می کنیم.

➐ وقتی پارامترها را وارد کردید OK کنید.



➑ تابع محاسبه شده و نتایج آن نمایش داده می شود.

درست مانند فرمولها، توابع نیز می توانند به سلولهای مجاورشان کپی شوند. شما می توانید با استفاده از ویژگی fill handle  این کار را انجام بدهید.

نکاتی در مورد مراجعه به آخرین خانه از سطر یا ستون اکسل

در ماکرو های اکسل مراجعه به آخرین خانه در یک سطر یا ستون به روشهای مختلفی امکانپذیر است.

یکی از این روشها استفاده از متد End از شیئ Range می باشد.

آموزش اکسل را با مثال آغاز می کنیم

مثال های زیر را ملاحظه فرمایید :

 

مثال ۱ : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A (از خانه A1 به پایین قبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند :

Sub LastCellBeforeBlankInColumn() Range("A1").End(xldown).Select End Sub

۱ ۲ ۳ ۴ ۵

SubLastCellBeforeBlankInColumn()   Range("A1").End(xldown).Select   EndSub

 

 

مثال ۲ : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در ستون A را انتخاب می کند :

<b>Sub LastCellInColumn()</b> Range("A1048576").End(xlup).Select <b>End Sub</b>

۱ ۲ ۳ ۴ ۵

<b>Sub LastCellInColumn()</b>   Range("A1048576").End(xlup).Select   <b>EndSub</b>

 

 

 

مثال ۳ : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر ۱ (از خانه A1 به جلوقبل از اولین خانه خالی) را انتخاب می کند :

<b>Sub LastCellBeforeBlankInRow()</b> Range("A1").End(xlToRight).Select <b>End Sub</b>

۱ ۲ ۳ ۴ ۵

<b>Sub LastCellBeforeBlankInRow()</b>   Range("A1").End(xlToRight).Select   <b>EndSub</b>

 

 

مثال ۴ : ماکروی زیر آخرین خانه غیرخالی در سطر ۱ را انتخاب می کند :

<b>Sub LastCellInRow()</b> Range("XFD1").End(xlToLeft).Select <b>End Sub</b>

۱ ۲ ۳ ۴ ۵

<b>Sub LastCellInRow()</b>   Range("XFD1").End(xlToLeft).Select   <b>EndSub</b>

 

 

ابزار GoTo Special در اکسل گزینه برای مراجعه به آخرین خانه دارد :

 

 

همین کار را می توان با استفاده از ماکرو و با دستور زیر انجام داد :

Range("A1").SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Select

۱	Range("A1").SpecialCells(xlCellTypeLastCell).Select

 

 

 

مطالبی پیرامون مشخص کردن سطرهای تکراری در اکسل

اکسل پیرامونمشخص کردن سطرهای تکراری در اکسل با یک ترفند ئ ساده و جالب به کار میبرد .

با ما همراه باشید

ویژگی Conditional Formatting در اکسل این امکان را به شما می دهد که بتوانید مقادیر تکراری را در یک محدوده با رنگ دلخواه مشخص کنید.

حال فرض کنید که در لیست زیر می خواهید سطرهای تکراری را با رنگ زرد مشخص کنید.

 

برای انجام این کار باید کمی فرمول نویسی کنید !

ابتدا محدوده لیست را انتخاب کنید و سپس در روبان Home گزینه Conditionam Formatting را باز کرده و گزینه New Rule را انتخاب کنید.

سپس در پنجره باز شده گزینه آخر (Use a formula to ) را انتخاب کرده و فرمول زیر را در آن بنویسید :

=COUNTIFS($B$3:$B$19;$B3;$C$3:$C$19;$C3;$D$3:$D$19;$D3)>1

 

و در پایان روی دکمه Format کلیک کرده و رنگ زمینه زرد را برای آن انتخاب کنید و با OK نهایی پنجره را ببندید.

مشاهده خواهید کرد که سطر های با محتوای کاملا تکراری با رنگ زمینه زرد مشخص می شوند.

 

نکاتی پیرامون نحوه راست چین و چپ چین کردن ستون ها در کاربرگ اکسل

 زمانی که  برنامه اکسل را باز میکنید با محیط این نرم افزار و کاربرگ محیطی که متشکل از ستون های شماره گذاری شده توسط حروف و سطر هایی شماره گذاری شده با اعداد مواجه خواهید شد. چیدمان سطرها و ستون ها در این کاربرگ میتواند از چپ به راست و همچنین از راست به چپ باشد بدین صورت که در حالت چپ به راست (چپ چین سلول ها) ستون A که اولین ستون میباشد در سمت چپ کاربرگ قرار خواهد گرفت و در حالت راست به چپ (راست چین سلول ها) سلول A در سمت راست کاربرگ قرار میگیرد و امتداد آن به سمت چپ میباشد.

تغییر نحوه راست چین و چپ چین کردن ستون های کاربرگ اکسل بسیار ساده میباشد و کاربر براحتی قادر خواهد بود تا این تغییر را بر روی کاربرگ مورد نیاز خود اعمال نماید. برای چگونگب نحوه تغییر چینش ستون ها در کاربرگ اکسل همراه ما باشید با:

نحوه راست چین و چپ چین کردن ستون ها در کاربرگ اکسل

 

 نحوه تغییر چینش سلول ها (ستون ها) بسیار ساده میباشد. برای این کار کافیست ابتدا کاربرگ مورد نظر و یا برنامه اکسل را باز کنید.

حال از سربرگ Page Layout  به کاربرگ Sheet option بروید. در این کاربرگ گزینه Sheet-Right-to-Left قرار داده شده است.

 

در حالتی که کاربرگ چپ چین باشد این گزینه در حالت غیر فعال میباشد.

 

اما برای راست چین کردن برگه کافیست بر روی این گزینه کلیک کنید. با این کار این گزینه به حالت هایلایت تغییر پیدا میکند و برگه شما نیز راست چین خواهد شد.

 

در این قسمت بخش  کوچک از کاربرگ های راست چین و چپ چین را مشاهده مینمایید.

 

 

نکاتی در مورد جابه جایی ، صفحه بندی و چاپ در اکسل

 

تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود . اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند .نحوه ی عمل چنین است:

1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید .

2-در نوار ابزار اکسل ،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان میدهد ،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.  

 

 

بریدن و چسباندن در اکسل   

تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود . اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند .نحوه ی عمل چنین است:

1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید .

2-در نوار ابزار اکسل ،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان میدهد ،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.  

 

 

 

3-در سلول مورد نظر برای انتقال کلیک کنید تا انتخاب شود.

4-روی نشانه چسباندن (paste) در نوار ابزار اکسل ،کلیک کنید.منطقه ی سلول مورد نظر،در مکان جدید چسبانده واز جای قبلی ناپدید می شود. 

 

کپی کردن در اکسل   

 

    بریدن و چسباندن باعث میشود که محتوای سلول ها از جای اولیه خود کنده و در جای جدیدی چسبانیده شوند. اما موارد بسیاری هست که نمیخواهید محتوای سلول ها دست بخورد و تنها میخواهید در جای دیگر، یک نسخه دیگر از آنها را داشته باشید. در این حالت ، باید ابتدا سلول های مورد نظر را به تخته برش ویندوز کپی کنید و بعد در جای جدید بچسبانید.

برای این کار، به روش زیر عمل کنید:

1-سلول یا منطقه مورد نظر را انتخاب کنید.

2- در نوار ابزار اکسل، روی نشانه برش (copy)، کلیک کنید. در این هنگام، به دور منطقه انتخاب شده مرز متحرکی ظاهر میشود که نشان میدهد منطقه مورد نظر، در تخته برش(clipboard) ویندوز ، قرار داده شده است. 

  

 

  

 

3- دور سلول مورد نظر برای انتقال ، کلیک می کنید تا انتخاب شود.

4- روی نشانه چسباندن در نوار ابزار کلیک کنید تا یک نسخه از محتویات منطقه انتخاب شده در مکان جدید قرار داده شود. داده های اصلی دست نمی خورند و سر جای خود می مانند.  

 

مرجع مطلق و مرجع نسبی در اکسل   

    

 در فرمول ها و توابع اکسل ، همواره از محتوای سلول ها و مناطق دیگر، استفاده میشود. در واقع ، فرمول ها و توابع، به سلول های دیگر که مرجع آنها هستند مراجعه میکنند.

      در اکسل دو نوع مرجع سلول وجود دارد: مرجع نسبی(relative reference) و مرجع مطلق (absolute reference). وقتی فرمولی را از یک سلول به سلول دیگر کپی کنید، متوجه تفاوت این دو مرجع خواهید شد. برای مشاهده این تفاوت تمرین زیر را انجام دهید.

 

   

 

       مرجع مطلق، همواره دقیقا به سلول های خاصی مراجعه میکند و تفاوت ندارد که فرمول را در کجای جدول اکسل، کپی کرده باشید.

برای اینکه مرجع مطلق رابه اکسل بشناسانیم بایداز علامت (($))استفاده کنیم.

علامت دلاررا درنشانی سلول یامنطقه،می توان پیش ازحرف نشانی،پیش از

عدد نشانی وهم پیش ازحرف وهم پیش ازعددنشانی به کاربردودرهرحالت،

نتیجه فرق خواهدکرد.جدول زیرتفاوت هارا نشان می دهد.

 

 

 

اگرفرمول مثلابه این شکل واردشود	وقتی فرمول به جای دیگری کپی شوداتفاق زیرمی افتد.
C1	هم ستون وهم سطرعوض می شود.
C1$	ستون عوض نمی شودولی عرض عوض می شود.
C$1	ستون عوض می شودولی سطرعوض نمی شود.
C$1$	ستون وسطر،هیچ یک عوض نمی شوند.

 

 

 

 

 

شمامی توانید درحین وارد کردن نشانی سلول یامنطقه،مستقیماّ علامت $راتایپ کنیدویا می توانید پس ازتایپ آن،با زدن کلیدf4نشانی رابه صورت مطلق درآورید.

 

وقتی نشانی سلول راتایپ کردید،باهربارفشار دادن کلید f4درصفحه کلید،یکی از انواع مرجع جدول فوق درنشانی فرمول اعمال خواهدشد.هروقت به نوع مرجع موردنظر رسیدید،می توانید کار راادامه دهید.

 

 

 

در این جدول سطر هشتم جمع سطرهای بالا و ستون E جمع ستون های سمت چپ آن است.

 

بنابراین،کافی است فروش های فروردین،اردیبهشت و خرداد را وارد کنیدو از  طریق تابع SUM،سطر 8 و ستون E،را پر نمایید.

 

2-سلول B8 را در سلول B9،سلول C8 را در سلول C9 و سلول D8 را در سلول D9 کپی کنید.چه اتفاقی افتاد؟

 

3-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن درست است؟روی سلول C9 و D9 هم دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن ها درست است؟چرا غلط است؟

 

سلول های B9،C9،D9 را پاک کنید.

 

4-اکنون روی سلول B8 کلیک کنید و در نوار فرمول، کل فرمول آن را انتخاب کنید.کلید F4 را فشار دهید.در نوار فرمول چه تغییری در فرمول مشاهده می کنید.چند بار کلید F4 را بزنید و تغییرات فرمول را مشاهده کنید.اکنون به قدری کلید F4 را بزنید تا فرمول به شکل کاملاً مطلق =SUM($B$5:$B$7) درآید.حالا کلید ENTER را بزنید.

 

5-اکنون سلول B8 را در سلول B9 کپی کنید.محتوای سلول B9 را با B8 مقایسه نمایید،نتیجه را شرح دهید.

 

6-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟حال روی سلول B8 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟علت چیست؟

 

7-فرمول های موجود در سلول های C8 و D8 را هم نسبی و در سلول های C9 و D9 کپی کنید.اگر این عمل را درست انجام دهید،محتوای سلول های بالا،با سلول های پایین باهم برابر خواهند بود.فایل را برای استفاده ی بعدی ذخیره کنید.اگر تمام فرمول را انتخاب کنید،F4 روی تمام آن عمل می کند اما اگر بخشی از فرمول را برگزینید،F4 روی همان بخش انتخاب شده عمل می کند.  

 

 

 

 

 

کپی کردن سلولها با استفاده از

 

 دستگیره ی پر کردن در اکسل    

 

 

 

یک راه دیگر برای کپی کردن داده های یک سلول در سلول های دیگر این است که دستگیره ی پر کردن آن را با ماوس بگیرید و به هر تعداد سلول که می خواهید،بسط دهید.طرز استفاده از دستگیره ی پر کردن را قبلاً دیده ایم.با تمرینی،مطلب را خواهیم آموخت:

 

1 – در تمرین قبل ، در سلول B3 ، کلمه فروش را تایپ کنید که با سلول پایین آن فروش فروردین خوانده شود .

 

2 – اکنون دستگیره ی پرکردن سلول B3 را بکشید و تکمه ی ماوس را رها کنید . چه اتفاقی افتاد ؟ شرح دهید .   

 

 

 

استفاده از عمل « کشیدن و رها کردن »

 

 ( Drag & Drop)در ویرایش داده ها  

 

 

 

یکی از راههای دیگر انتقال داده ها در کاربرگ،به کار گرفتن عمل «کشیدن و رها کردن»داده ها با ماوس است.در این عمل،نقش اصلی را با ماوس بر عهده دارد.

 

برای جابه جا کردن داده ها (مشابه بریدن و چسباندن)باید به طریق زیر عمل کنید:

 

1-منطقه مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید،انتخاب کنید.

 

2-مکان نمای ماوس را روی مرز منطقه انتخاب شده قرار دهید و کلید ماوس را فشار دهید و در همان حالت نگه دارید.

 

3-مکان نما را حرکت دهید و به جایی که می خواهید داده ها به آن منتقل سشوند بیاورید و کلید ماوس را رها کنید.

 

برای کپی کردن همان منطقه به جای جدید،فقط کافی است که در مرحله 3،به هنگام حرکت مکان نمای ماوس،کلید Ctrl را نیز پایین نگه دارید.

 

سلول هایی که با شیوه کشیدن و رها کردن منتقل یا کپی می کنید، باید به هم چسبیده باشند،یعنی مناطق گسسته را با این روش نمی توانید حرکت دهید. 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

«لغو کردن» [Undo] و «انجام مجدّد 

 

 عمل [Redo] در اکسل  

 

 

 

اکسل ، هر کاری را که شما انجام می دهید، یادداشت می کند. بنابراین همیشه می داند که در اثر کدام عمل شما ،چه تغییری در کار برگ حاصل شده است.پس،همیشه می توانید آخرین عمل خود را لغو کنید و به محض انجام کار، همه چیز به یک مرحله قبل بر میگردد.به این خصوصیّت اکسل «لغو عمل»[Undo] می گویند.

 

اما اکسل،هر عملی را که شما لغو کنید دور نمی اندازد و فراموش نمی کند ؛ بلکه آن را در جای دیگری یادداشت می کند.

 

بنابراین ، اگر شما پشیمان شدید و خواستید عملی را که لغو کرده بوده اید دوباره انجام دهید،می توانید این کار را از طریق خصوصیّت«انجام مجدّد عمل»[Redo] صورت دهید. نشانه های «لغو عمل» و«انجام مجدّد عمل» ،در نوار ابزار استاندارد اکسل قرار گرفته است. 

 

 

 

 

 

  

 

    

 

در منوی Edit هم فرمان UndoوRedo وجود دارد. 

 

    

 

 

 

  

 

 

 

چاپ   

 

اکسل می تواند به سادگی کاربرگ شما را چاپ کند . اما همیشه توصیه می شودذ پیش از چاپ چیزی را که میس خواهید چاپ شود ، پیش نگری (Preview) کنید .

 

در پیش نگری چاپ متوجه می شوید که در هر صفحه چاپ شده ، چه بخشهایی از کاربرگ چاپ می شود . در ضمن ، تمام خصوصیات آرایشی را کهبرای صفحه چاپی در نظر گرفته اید در پیش نگری آن می بینید . همچنین می توانید تعیین کنید .

 

برای پیش نگری چاپ  با ماوس روی کلید « پیش نگری » یا همان Preview print در نوار ابزار استاندارد کلیک کنید . بالافاصله کاربرگ به صورتی که چاپ خواهد شد در   صفحه ، نمودار خواهد شد .     

 

 

کاربرگ در پنجره ی پیش نگری ، به نمایش در می آید و به اندازه ای کوچک می شود که در یک صفحه جا بگیرد . و شکل صفحه چاپ را کاملا به شما نشان می دهد . اما در این نوع نمایش نمی توانید ، صفحه چاپی را بخوانید . برای این کار باید با استفاده از کلید Zoom تصویر را بزرگ و قابل خواندن کنید . وقتی روی نشانه ی بزرگ نمایی کلیک کنید ، ابزار بزرگ نمایی ، به شکل یک ذره بین ظاهر می شود . با این ذره بین ، هر کجا که یک بار کلیک کنید ،  بزرگ نمایی از آنجا شروع می شود . اگر یک بار دیگر با همین نشانه ، کلیک کنید ، بزرگ نمایی به حالت قبلی خویش باز می گردد .   

 

 

 

  

 

 

 

در بالای پنجره پیش نگری چند نشانه ی دیگر هست که بر نحوه ی چاپ یا پیش نگری ، تاثیر می گذارد . و بدین شرح اند .  

 

  نشانه ی Next ( صفحه بعدی ) : با کلیک کردن روی آن ، به صفحه ی قابل چاپ بعدی خواهیم رفت .

 

  نشانه ی Previous    ( صفحه ی قبلی ) :  با کلیک کردن روی این نشانه ، به صفحه ی قابل چاپ قبلی خواهیم رفت .

 

  نشانه ی  Margins  ( حاشیه ها ) : با کلیک کردن روی این نشانه ، خطوط حاشیه ی صفحه چاپ و نیز فاصله های جدول چاپی را می توانید تنظیم کنید . خطوط و علایمی کهذ پس از زدن این کلید ، در صفحه چاپی ظاهر می شوند ، همگی با استفاده از ماوس جابه جا می گردند در این روش می توانید تنظیم های گوناگونی به عمل آورید .

 

  نشانه ی Page break preview ( پیش نگری مجزا شدن صفحات ) : با کلید زدن روی این نشانه ، نمای کوچک شده ای از کاربرگ ، ظاهر می شود که خطوط برش  چاپ در آن ترسیم شده است . و صفحات از هم مجزا شده اند . در زمینه ی صفحه هم شماره صفحه گذاشته شده است. 

 

  نشانه   Close  ( بستن ) : این نشانه پنجره ی پیش نگری چاپ را می بندد .

 

  نشانه ی Help   ( کمک ) : با زدن این نشانه ، امکسل در زمینه ی چاپ به شما کمک می کند .  

 

 

 

 

 

مشخص کردن نحوه ی چاپ در اکسل

 

 

 

یکی از نشانه های منوی پیش نگری preview، که Page set up   است ، منویی با همین نام را بر صفحه ظاهر می کند که از طریق آن نیز برخی از پارامترهای چاپ ، تعیین می شود . در اینجا به آن منو پرداخته می شود .   

 

 

 

تعیین جهت صفحه:

 

با کلیک کردن روی عنوان portrait، صفحه چاپ به شکل ایستاده خواهد بود. اگر روی عنوان landscape کلید بزنید ، صفحه ، در جهت خوابیده چاپ خواهد شد. 

 

 

 

 

 

 

 

تعیین دقیق حاشیه های چاپ:

 

دیدیم که میتوان خطوط تعیین حاشیه ها را با ماوس حرکت داد و حاشیه های چهارگانه صفحه را مشخص کرد ، اما این کار زیاد دقیق نیست. با این همه اگر میخواهید این حاشیه ها را به دقت تعیین کنید ، زبانه دوم منویpage set up یعنی زبانه margins(حاشیه ها) را فعال کنید تا منو به شکل زیر در آید.  

 

 

 

  

 

 

 

اکنون میتوانید، اندازه حاشیه ها را در منوهای با عنوان top(بالا)،bottom (پایین)،left(چپ)،right(راست) تعیین کنید. اندازه حاشیه سر صفحه و پا صفحه را نیز میتوانید با تعیین عدد دقیق در زیر عنوان header(سر صفحه) وfooter (پا صفحه) تعیین کنید. 

 

 

 

 

 

  

 

وسط در وسط کردن منطقه چاپی:  

 

 

 

وقتی چیزی در صفحه چاپ میشود از سمت راست حاشیه چپ تراز میشود. اگر میخواهید فاصله راست و چپ چیزی که چاپ میشود از گوشه راست و چپ صفحه به یک فاصله باشد، در قسمت center on pageاز زبانه margins ، گزینه horizotally(به طور افقی) را انتخاب کنید. اگر میخواهید فاصله بالا و پایین صفحه با آنچه در آن چاپ میشود مساوی باشد، در همین زبانه ، از منو گزینه vertically (به طور عمودی) را انتخاب کنید. بلافاصله در شکل کوچک موجود در منو ، تاثیر این انتخاب ها دیده خواهد شد و در صفحه چاپی نیز ، به هنگام چاپ اعمال خواهد شد.  

 

 

 

 

 

 

 

تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در اکسل: 

 

 برای تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در منوی page set up ، زبانه header/footer را فعال میکنیم .  

 

 

 

  

 

 

 

همان طور که ملاحظه می کنید دو خانه سفید خالی در بالا و پایین منو داریم که نماینده سر صفحه و پا صفحه چاپی هستند و باز، همان طور که مشاهدا میکنید ، در خانه زیر عنوان header(سر صفحه) و در خانه زیر عنوانfooter (پا صفحه) کلمهnone (هیچ چیز) به چشم میخورد. حالا اگر منوی footer یاheader را ، از طریق کلید زدن روی کلید پیکان دار سمت راست آن، فعال کنید، گزینه هایی را میبینید که خود اکسل، برای سر صفحه  یا پا صفحه پیشنهاد می کند و با انتخاب هر کدام،آنها بلافاصله مورد استفاده قرار می گیرند .از آن جملهد اند:شماره ی صفحه ،شماره ی صفحه وتعداد کل صفحات نام فایل و شماره ی صفحه وغیره.

 

شما می توانید یکی از این گزینه ها را انتخاب کنید ویا،ااگر هیچ یک را نپذیرفتید،خودتان سر صفحه وپا صفحه تیین کنید.برای این کار،دو کلید در این منو موجود است که یکی CUSTOM HEADER (سر صفحه ی سفارشی)ودیگریCUSTOM FOOTER (پا صفحه سفارشی)ست.هر یک از این دو کلید را بزنید،منوی مشابهی ظاهر خواهد شد که فقط در نام متفاوت است

 

  

 

 

 

اکسل ،هر یک از سر صفحه و پا صفحه را به سه منطقه ی مجزا تقسیم می کند،که با نام ها ی LEFT SECTION (بخش وسط)و RIGHT SECTION (بخش راست)در منو، مشخص می شوند.در خانه های سفید پایین هریک ازاین عنوان ها میتوان چیز های متفاوتی گذاشت.

 

ابتدا باید بگوییم که در این سه بخش از سر صفحه و پا صفحه،هر چه میل دارید می توانید تایپ کنید.از این کلمه تا هر چه درآن جای گرفت .اما چیز ها ی دیگری هم می توانید به سر صفحه و پا صفحه بیفزایید که از طریق نشانه های منو امکان پذیر است.

 

 

از چپ به راست ،این نشانه ها به شرح زیر عمل می کنند:

 

هر بخش از متنی را که در سر صفحه یا پا صفحه تایپ کرده اید ،انتخاب کنید .سپس ،با استفاده از این کلید می توانید برای آن بخش انتخاب شده،نوع قلم حروف،اندازه و شیوه ی نگارش تعیین کنید.

 

 کلیک کردن روی این نشانه ،باعث می شود که کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود. اکسل،به جای این کد شماره ی صفحهد چاپی می گذارد.

 

 کلیک کردن روی این نشانه ،باعث می شود،کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود.اکسل به جای این کد،تعداد کل صفحات چاپی را می گذارد.

 

 کلیک کردن روی این نشانه ،به سر صفحه یا پا صفحه ی شما ،کد &(DATE) را می افزاید و در چاپ باعث می شود که تاریخ روز به جای آن چاپ شود.

 

وقتی روی این نشانه کلیک کنید،کد &(TIME) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود واکسل به جای این کد در هنگام چاپ ،ساعت چاپ شدن را قرار می دهد .زمان چاپ از وقت سیستم عامل گرفته می شود.

 

 وقتی این نشانه را کلیک کنید،کد &(FILE) به سر صفحه یا پا صفحه اضافه می شود.در هنگام چاپ به جای این کد،نام فایل چاپ خواهد شد.

 

با زدن این نشانه ،کد &(TAB) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود ودرهنگام چاپ ،نام کاربرگ به جای آن چاپ می شود.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  تکرار سطر ها و ستون ها در نسخه  های  چاپی  در اکسل

 

 

 

بیشتر وقت ها، کاربرگ بزرگ است ودر چند صفحه کنار هم چاپ می شود.در این مواقع،ممکن است بخواهید برخی سطر ها و ستونها در تمام نسخه های چاپی از کلیه ی مناطق کاربرگ چاپ شود. برای این کار از زبانه ی چهارم منوی page setup که زبانه ی sheet(صفحه ) است استفاده می کنید .  

 

 

 

 

 

 

 

در این منو بخشی بنام print titles وجود دارد که در شکل بالا مشخص است .دراین بخش دو گزینه داریم که یکی rowz to repeat at top(سطرهایی که در بالا تکرار می شوند) و دیگریcolumns to repeat at edge(ستونهایی که در لبه تکرار می شوند )است.

 

در خانه ی خالی مقابل این دو عنوان می توانید سطرها یا ستون های مورد نظر برای تکرار در کلیه صفحات را مشخص کنید برای این کار :

 

1-پس از فعال کردن این بخش از منو در خانه ی مقابل عنوان rowz to repeat at top[ کلیک میکنید تا فعال شود .

 

2-روی نشانه ی کنار این خانه نشانه ی پنهان کردن موقت منو کلید می زنید تا منو موقتا پنهان شود وبیشتری از جدول اکسل که زیر ان پنهان است اشکار گردد.

 

3-در این منو روی سطر هایی که میخواهید در بالای هر صفحه ی چاپی تکرار شود کلیک می کنید.میتوانید یک یا چند سطر را انتخاب کنید.

 

4-اکنون روی تکمه کناری این منو که در شکل بالا نشان داده شده است کلید می زنید تا کل منو دوباره ظاهر شود

 

5-برای گزینه ی columns to repeat at edge نیز به همین ترتیب کار میکنید .

 

6-با استفاده از print preview حاصل کار را می بینید و اگر مناسب تشخیص دادید چاپ میکنید . 

 

 

 

 

 

 

 

مشخص کردن ترتیب چاپ

 

 

 

وقتی یک کاربرگ بزرگ داشته باشید میتوانید دستور بدهید که اکسل این کاربرگ بزرگ را به چه ترتیبی قطعه قطعه و چاپ کند . برای این کار:

 

1-      در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال میکنید .

 

2- در بخشpage order دو انتخاب است:اگر مقابل گزینه یdown then over(اول ستون ،بعد سطر )را بزنید ، ابتدا کاربرگ به شکل عمودی می برد و بعد ،هر ستون را تکه تکه چاپ میکند و به سراغ ستون بعد می رود .حال ،اگر گزینه ی،over then down(اول سطر ،بعد ستون ) را انتخاب کنید ، کاربرگ را به شکل افقی تکه تکه میکند و بعد از چاپ هر تکه ،ان را جداگانه چاپ می کند. 

 

 

 

 

 

 

 

چاپ منطقه ی خاصی از یک کاربرگ در اکسل     

 

 

 

بیشتر مواقع متوجه می شوید که به چاپ تمام کاربرگها نیازی نیست . و تنها چاپ بخشی از انها کفایت می کند . در اکسل می توانید دقیقا تعیین کنید که کدام منطقه را می خواهید چاپ کنید . برای این کار :

 

1 – در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال کنید .

 

2 – حالا در خانه ی مقابل عنوان print areae ( محدوده ی چاپ ) را کلیک کنید تا فعال شود . 

 

3 – روی نشانه ی پنهان کردن موقت منو ، در کگوشه ی راست ، خانه ی کذکور ، کلیک کنید تا منو موقتا پنهتان شود  .

 

4 – حالا منطقه ی مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید ، انتخاب کنید و مجدداً  روی همان نشانه کلیک کنید .

 

5 – با زدن نشانه ی   Preview print نتیجه را ببینید .

 

نکاتی پیرامون یافتن خانه‌های ادغام شده در اکسل

در نرم افزاراکسل اگر کاربرگ مورد رسیدگی تعداد زیادی سطر و ستون داشته باشد و تهیه کننده برخی از خانه‌ها را باهم ادغام کرده باشد کنترل محاسبات و محاسبه مجدد بدون دانستن اینکه کدام خانه‌ها باهم ادغام شده‌اند دردسرهایی زیادی را برای حسابرس و حسابدار بهمراه خواهد داشت البته ممکن است تاکنون با این مشکلات برخورد نداشته باشید که از خوش شانسی شما بوده است، برای اینکه با مشکلات عدیده‌ای که خانه‌های ادغام شده میتوانند برایتان به وجود بیاورد آشنا شوید فرض کنید یک جدول دارید که در برخی از سطهای آن چند خانه با هم ادغام شده‌اند اگر بخواهید اطلاعات این جدول را بر اساس اطلاعات یکی از ستونها مرتب کنید اکسل اجازه این کار را به شما نمی‌دهد و به علت همساز نبودن خانه‌ها پیام خطا به شما خواهد داد و از شما میخواهد اندازه خانه‌ها را یکسان سازی نمایید.

یکسان سازی در اکسل

مشکل اینجاست که اکسل هنگام نمایش این خطا خانه مرجع را مشخص نمیکند برای همین شما باید دست بکار شوید و خانه مشکل ساز را بیابید.
در ادامه روشهایی را برای یافتن خانه‌های ادغام شده معرفی می‌شود که امیدوارم در پیشبرد کارهایتان شما را یاری دهد.

روش اول: استفاده از ابزار Find. 1. کلید میانبر Ctrl+F را فشاردهید (این ابزار در تب Home قسمت Find & Select قراردارد)
2. روی دکمه "Options" کلید کنید تا امکانات پیشرفته این ابزار برایتان به نماش درآید، کلید "Format" را یافته و روی آن کلیک کنید.

 

3. با فشردن کلید "Format" پنجره "Find Format" برایتان باز می‌شود، خوب در این قسمت شما قادر خواهید بود جستجوهای مختلفی بر اساس "Format" خانه‌ها ترتیب دهید که در اینجا من به دنبال خانه‌های ادغام شده هستم.
4. خوب در پنجره "Find Format" تب "Alignment" را باز کرده تیک "Wrap Text" و "Shrink to Fit" را برداشته و کادر "Merge Cells" را تیک کنید. و کلید "Ok" کلیک کنید.

 

5. اگر همه مراحل را قدم به قدم با من پیش رفته باشید هم اکنون در پنجره "Find" هستید میتوانید برای یافتن اولین محدوده از خانه‌های ادغام شده روی کلید "Find Next" کلیک کنید و اگر مثل من بدنبال فهرستی از خانه‌های ادغام شده هستید روی کلید "Find All" کلیک کنید.

 

وارد کردن لیست های فارسی (ایام هفته و نام ماه ها) در نرم افزار اکسل(Excel)

در نرم افزار اکسل در هنگام ورود اعداد ، نام ماه ها و روز های هفته به لاتین با وارد کردن یک مورد و درگ کردن آن موارد بعدی به صورت خودکار به ترتیب ظاهر می شود که باعث عدم تایپ این موارد می گردد و سرعت کار را بسیار بالا می برد. اما در مورد لیست های فارسی در حالت تنظیمات پیش فرض این کار امکان پذیر نمی باشد و به عنوان مثال اگردر خانه A1 عبارت فروردین را تایپ نموده و آن را به سمت سلول های پایین درگ کنیم همان عبارت فروردین در سلول های بعدی نیز تکرار خواهد شد.

وارد کردن لیست های فارسی (ایام هفته و نام ماه ها) در نرم افزار اکسل(Excel)

برای وارد کردن لیست های مورد نظر ابتدا آنها را در یک ستون وارد نموده و آنها را انتخاب می کنیم و از قسمت File گزینه Option و سپس گزینه Advance را انتخاب می نماییم و در پنجره ظاهر شده در سمت راست روی گزینه Edit custom list کلیلک می نماییم.

درپنجره ظاهر شده روی گزینه Import کلیلک کرده ، گزینه های وارد شده در کاربرگ درقسمت List entries ظاهر می شود و سپس روی گزینه OK کلیلک می نماییم.

حالا به صفحه کاربرگ برگشته و برای مثال یکی از ماه های شمسی را به فارسی وارد می نماییم و با درگ کردن می بینم که ماه های بعدی بطور خودکار اضافه می گردد.

نکته قابل توجه در اینجا وارد کردن کلیه لیست ها چه فارسی چه لاتین از همین روش می باشد. که بسته به نوع لیست های خاص مورد استفاده هر فردی یا سازمانی ، می تواند کاربردهای فراوانی جهت جلوگیری از اتلاف وقت داشته باشد

امید واریم از این آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

نکاتی پیرامون قالب بندی سلولهادر اکسل

در Excel این توانایی را داریم كه قالب بندی یا فرمت یك سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … كنیم . همچنین می توانیم دور سلول كادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض كنیم . برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می كنیم .

روش اول :

1- انتخاب متوی Format

2- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

1- انتخاب سلولهای مورد نظر

2- راست كلیك روی سلولهای انتخابی

3- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یكی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود كه دارای tab های زیر است :

الف – Number :

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین كنیم . این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :

– Sample : هر فرمتی را كه انتخاب كنیم ، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد . ( حالت پیش نمایش را دارد)

– Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می كنیم كه شامل انواع زیر می باشد :

1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد .

2- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد . در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود . همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :

– Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین كنیم . (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)

– Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص كنیم كه عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود . یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود . (توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می كند)

– Use 1000 separator : اگر در كنار این گزینه تیك بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) می گذارد.

3- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :

– Symbol : نوع واحد پول را مشخص می كنید . در این قسمت واحد پول كشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب كنیم .

– Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند .

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند .

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

4- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود . در نتیجه پول همیشه در یك ستون عمودی و در هم قرار می گیرد كه در مقایسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

5- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب كنیم . مثلا مدلی را انتخاب كنیم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

6- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد . انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند . ما می توانیم مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا …

7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد .

نكته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنیم یا اول قالب بندی را تنظیم كنیم . ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنیم ، عدد را در 100 ضرب می كند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage كنیم ، و بعد عدد را بنویسیم ، تغییری در عدد نمی دهد .

8- Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد كه بدنبال آن نزدیك ترین كسر به مقدار واقعی ظاهر می شود . برای نوشتن یك عدد مخلوط كافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یك فاصله بدهیم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج كسر را بنویسیم . اگر عدد را بنویسیم ، پس از enter كردن مقدار سلول می شود . اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند ، كافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنیم . در این حالت نگاه می كند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می كند .

9- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد . ( e به … Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد . )

10- Text : مقادیر به همان صورتی كه وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی كرده باشیم ، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی كند . در درسهای قبلی گفتیم كه برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ” ، ‘ و ^ و = استفاده كنیم . همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل كنیم .

11- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستی) برای قالب بندی كدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد .

* zip code + 4 : (كدپستی 4+ رقم) : كدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد . یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامین اجتماعی ) اعداد را در قالب كد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد . با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد .

12-Custom : برای ایجاد یك قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می كنیم كه خارج از بحث ما می باشد .

ب- Alignment :

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین كنیم . این Tab شامل قسمتهای زیر است :

1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می كند . این قسمت شامل گزینه های زیر است :

* general : هم ترازی پیش فرض

* Left : هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام ) (چپ چین )

* Center : هم ترازی داده ها در مركز

* Right : هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill : تمام سلول را با متنی كه در آن نوشته شده است ، پر می كند .

* Justify : یك تراز مناسب برای سلول در نظر می كیرد . معمولا برای زمانی است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می كند . این گزینه شامل قسمتهای زیر است :

* Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند . (بدین معنی كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

3- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلیدهای Increase و Decrease تعیین كرد.

4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شكست . در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای كوچك می شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار این گزینه تیك زد . این عمل باعث می شود كه این سلول بهم پیوسته و یك سلول شوند .

ج- Font :

توسط این قسمت می توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین می كنیم .

2- Font Style : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه نوشته ها كج (Italic ) و یا توپر (Bold) یا كج و تو پر (Bold Italic ) و یا معمولی (Regular ) باشد .

3- Size : در این قسمت سایز قلم را تعیین می كنیم .

4-Underline : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه زیر متن خط كشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می كنیم .

* None : خط نمی كشد .

* Single : خط تكی زیر متن می كشد .

* Double : دو خطی زیر متن می كشد .

* Single Accounting : تك خط زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود . (یعنی تمام حروف بالای خط كشیده می شوند.)

* Accounting double : دو خطی زیر تمام حروف كشیده و زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود .

5- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین می كنیم .

6-Effect : شامل قسمتهای زیر است :

* Strike Through : بر روی متن خط می كشد .

* Super Script : برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود . اگر بخواهیم A2 بنویسیم كافی است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال كنیم .

* Sub Script : برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود .

7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم . كه شامل قسمتهای زیر است:

1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می كنیم .

2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می كنیم .

3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می كنیم .

* None : حاشیه نمی گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

4- Border : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه كدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد . نیز می توانیم تعیین كنیم كه فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نكته :برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می كنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می كنیم .

هـ : Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین كنیم . كه شامل گزینه های زیر است. :

* Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می كنیم .

* Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده كنیم . همچنین رنگ هاشورها را تعیین كنیم .

پاك كردن قالب بندی سلول در اکسل  :

برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می كنیم . با انجام این كار فقط قالب بندی سلل پاك می شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمی شود . ولی اگر A11 را انتخاب كنیم هم قالب بندی پاك می شود و هم اطلاعات داخل سلول .

 

نکاتی ارزنده پیرامون نحوه کار با سلولها در اکسل

در نرم افزار اکسل پیرامون ویرایش ونحوه ی کار با سلول هاراهکار های زیادی موجود میباشد .

با ما همراه باشید تا با چند نمونه از این راه کارها آشنا شویم

ویرایش سطر و ستون در اکسل

اضافه كردن سطر :

روش اول :

۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .

۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .

۳- گزینه Row را انتخاب می كنیم .

روش دوم:

۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود كلیك راست می كنیم .

۲- از منوی باز شده Insert را انتخاب می كنیم .

نكته :

سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند .

اضافه كردن ستون :

روش اول:

۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .

۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .

۳- گزینه Column را انتخاب می كنیم .

روش دوم :

۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست كلیك می كنیم .

۲- گزینه Insert را انتخاب می كنیم .

نكته : ستون قبلی به جلو رانده می شود.

اصطلاح : از Insert Row برای اضافه كردن سطر و از Insert Column برای اضافه كردن ستون استفاده می شود .

تغییر ارتفاع سطر:

برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل كرد :

روش اول:

كافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مكان نما به صورت یك فلش دو سر درآید . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می كنیم . در حین Drag كادر كوچكی ظاهر می شود كه اندازه سطر را نشان می دهد .

روش دوم:

در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم :

۱- انتخاب منوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Row

۳- انتخاب گزینه Height

۴- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می كنیم .

نكته : به طور پیش فرض ارتفاع سطر ۱۲.۷۵ می باشد .

تغییر پهنای ستون :

برای تغییر پهنای ستون به یكی از دو روش زیر عمل می كنیم :

روش اول :

كافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می كنیم .

روش دوم:

در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می كنیم . برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :

۱- انتخاب متوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Column

۳- انتخاب گزینه Width

۴- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می كنیم .

نكته :

به طور پیش فرض پهنای ستون ۸.۴۳ می باشد .

تغییر پهنای استاندارد ستون :

می دانیم كه پهنای استاندارد ستونها ۸.۴۳ می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را كم یا زیاد كنیم به ترتیب زیر عمل می كنیم :

(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود كه پهنای آنها را تغییر نداده باشیم .)

۱- انتخاب منوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Column

۳- انتخاب گزینه standard Width

۴- در كادر باز شده پهنای باند را وارد می كنیم .

مخفی كردن ستون یا سطر:

می توانیم یك سطر یا ستون را مخفی كنیم تا محتویات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :

۱- انتخاب منوی Format

۲- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

۳- انتخاب گزینه Hide

نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده :

اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج كنیم مراحل زیر را انجام می دهیم :

۱- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده

۲- انتخاب منوی Format

۳- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)

۴- انتخاب گزینه Unhide

تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن در اکسل :

ممكن است اطلاعاتی كه در سلول تایپ می كنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می كیرد . برای رفع این مشكل مراحل زیر را اانجام می دهیم .

۱- كلیك بر روی سلولی كه می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.

۲- Format

۳- Column

۴- Auto fit selection

قالب بندی سلولها :

در Excel این توانایی را داریم كه قالب بندی یا فرمت یك سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … كنیم . همچنین می توانیم دور سلول كادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض كنیم . برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می كنیم .

روش اول :

۱- انتخاب متوی Format

۲- انتخاب گزینه Cell

روش دوم:

۱- انتخاب سلولهای مورد نظر

۲- راست كلیك روی سلولهای انتخابی

۳- انتخاب گزینه format cells

با اجرای یكی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود كه دارای tab های زیر است :

الف – Number :

توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین كنیم . این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :

– Sample : هر فرمتی را كه انتخاب كنیم ، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد . ( حالت پیش نمایش را دارد)

– Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می كنیم كه شامل انواع زیر می باشد :

۱- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد .

۲- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد . در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود . همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :

– Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین كنیم . (به طور پیش فرض تا ۲ رقم اعشار نمایش می دهد)

– Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص كنیم كه عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود . یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود . (توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می كند)

– Use 1000 separator : اگر در كنار این گزینه تیك بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) می گذارد.

۳- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :

– Symbol : نوع واحد پول را مشخص می كنید . در این قسمت واحد پول كشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب كنیم .

– Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند .

Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند .

در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم

۴- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد كه عبارتند از :

* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود . در نتیجه پول همیشه در یك ستون عمودی و در هم قرار می گیرد كه در مقایسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.

۵- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب كنیم . مثلا مدلی را انتخاب كنیم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .

۶- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد . انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند . ما می توانیم مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۱۲ با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۲۴ نمایش دهد و یا …

۷- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد .

نكته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنیم یا اول قالب بندی را تنظیم كنیم . ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنیم ، عدد را در ۱۰۰ ضرب می كند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage كنیم ، و بعد عدد را بنویسیم ، تغییری در عدد نمی دهد .

۸- Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد كه بدنبال آن نزدیك ترین كسر به مقدار واقعی ظاهر می شود . برای نوشتن یك عدد مخلوط كافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یك فاصله بدهیم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج كسر را بنویسیم . اگر عدد را بنویسیم ، پس از enter كردن مقدار سلول می شود . اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند ، كافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنیم . در این حالت نگاه می كند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می كند .

۹- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد . ( e به … Enponent و به معنای ۱۰ به توان n می باشد . )

۱۰- Text : مقادیر به همان صورتی كه وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی كرده باشیم ، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی كند . در درسهای قبلی گفتیم كه برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ” ، ‘ و ^ و = استفاده كنیم . همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل كنیم .

۱۱- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد كه عبارتند از :

* Zip code : (كدپستی) برای قالب بندی كدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد .

* zip code 4 : (كدپستی ۴ رقم) : كدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب ۴ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.

* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد . یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .

* Social security number : (تامین اجتماعی ) اعداد را در قالب كد تامین اجتماعی ۱۰ رقمی نمایش می دهد . با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد .

۱۲-Custom : برای ایجاد یك قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می كنیم كه خارج از بحث ما می باشد .

ب- Alignment :

توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین كنیم . این Tab شامل قسمتهای زیر است :

۱- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می كند . این قسمت شامل گزینه های زیر است :

* general : هم ترازی پیش فرض

* Left : هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام ) (چپ چین )

* Center : هم ترازی داده ها در مركز

* Right : هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)

* Fill : تمام سلول را با متنی كه در آن نوشته شده است ، پر می كند .

* Justify : یك تراز مناسب برای سلول در نظر می كیرد . معمولا برای زمانی است كه اطلاعات در سلول نگنجد.

*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.

۲- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می كند . این گزینه شامل قسمتهای زیر است :

* Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول

* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول

* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مركز سلول

*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند . (بدین معنی كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )

۳- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین كرد.

* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلیدهای Increase و Decrease تعیین كرد.

۴- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :

* Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شكست . در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد .

* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای كوچك می شود كه داخل سلول بگنجد.

* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار این گزینه تیك زد . این عمل باعث می شود كه این سلول بهم پیوسته و یك سلول شوند .

ج- Font :

توسط این قسمت می توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :

۱- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین می كنیم .

۲- Font Style : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه نوشته ها كج (Italic ) و یا توپر (Bold) یا كج و تو پر (Bold Italic ) و یا معمولی (Regular ) باشد .

۳- Size : در این قسمت سایز قلم را تعیین می كنیم .

۴-Underline : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه زیر متن خط كشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می كنیم .

* None : خط نمی كشد .

* Single : خط تكی زیر متن می كشد .

* Double : دو خطی زیر متن می كشد .

* Single Accounting : تك خط زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود . (یعنی تمام حروف بالای خط كشیده می شوند.)

* Accounting double : دو خطی زیر تمام حروف كشیده و زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود .

۵- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین می كنیم .

۶-Effect : شامل قسمتهای زیر است :

* Strike Through : بر روی متن خط می كشد .

* Super Script : برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود . اگر بخواهیم A2 بنویسیم كافی است A2 را نوشته ، سپس ۲ را انتخاب منیم و این گزینه را فعال كنیم .

* Sub Script : برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود .

۷- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.

د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم . كه شامل قسمتهای زیر است:

۱- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می كنیم .

۲- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می كنیم .

۳- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می كنیم .

* None : حاشیه نمی گذارد.

* Outline : دور سلولها حاشیه می گذارد.

* Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.

۴- Border : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه كدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد . نیز می توانیم تعیین كنیم كه فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.

نكته :برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می كنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می كنیم .

هـ : Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین كنیم . كه شامل گزینه های زیر است. :

* Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می كنیم .

* Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده كنیم . همچنین رنگ هاشورها را تعیین كنیم .

پاك كردن قالب بندی سلولها  در اکسل:

برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می كنیم . با انجام این كار فقط قالب بندی سلل پاك می شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمی شود . ولی اگر A11 را انتخاب كنیم هم قالب بندی پاك می شود و هم اطلاعات داخل سلول .

نکاتی پیرامون لیست ها در اکسل

در نرم افزار اکسل برای وارد کردن یک لیست از نام های محدوده ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) در اکسل راهکار های زیادی وجدو دارد

برای استفاده آسان تر از کارپوشه ی خود، به ویژه برای افرادی که با نام هایی که تعریف کرده ایم آشنا نباشند، می توانیم لیستی از نام های محدوده کارپوشه را به یک کاربرگ وارد نماییم. این نیز برای یک کارپوشه ای که در برخی از زمان ها از آن استفاده نمی شود، مفید است. بررسی لیستی از نام های محدوده می تواند به ما کمک کند که یک بار دیگر با مطالب مندرج در کارپوشه خود آشنا شویم.

لیست جاسازی شده شامل دو ستون است: یکی برای نام محدوده و یکی برای مختصات محدوده مرتبط با هر نام.

 پس از باز کردن کارپوشه ای که محدوده ای که می خواهیم اسم های آن را در یک لیست وارد نماییم در آن قرار دارد،پس از انتخاب محل قرار گرفتن لیست نام ها از گزینه وارد کردن نام ها (Paste Names) در ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) از گروه تعریف نام ها (Define Names) در سربرگ فرمول ها (Formulas) استفاده می نماییم و بعد از باز شدن کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) می توانیم یک لیست از اسم های محدوده را داشته باشیم.

کارپوشه ای را که شامل محدوده ای است که می خواهیم نام های آن را در یک لیست وارد کنیم (از سلول B2 تا سلول E8) را باز می نماییم.

 

سلولی که می خواهیم لیست نام محدوده ها در آن نمایان شود (سلول G3) را انتخاب می نماییم.

نکته: اکسل داده های جدید را بر روی داده های موجود می نویسد، بنابراین یک مکانی را انتخاب می نماییم که در آن هیچ داده ای وجود ندارد یا اینکه اگر داده های موجود حذف شدند مشکلی نداشته باشد.

 

بر روی سربرگ فرمول ها (Formulas) کلیک می نماییم.

 

بر روی ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) کلیک می نماییم.

 

منوی مربوط به ابزار استفاده در فرمول (Use in Formula) برای ما باز می شود.

 

از منوی باز شده گزینه وارد کردن نام ها (Paste Names) را انتخاب می نماییم.

 

کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) نمایان می شود.

 

بر روی کلید وارد کردن لیست (Paste List) کلیک می نماییم.

 

اکسل کادر محاوره ای وارد کردن نام ها (Paste Names) را می بندد و لیستی از اسم های محدوده های کارپوشه را وارد می نماید.

 

تابع Text to Columnsدر اکسل

اگر در اکسل  برای جداکردن قسمتهای مختلف یک سلول هستید

دچار مشکل هستید  و میخواهید از هر قسمت آن جداگانه استفاده کنید نگران نباشید. اکسل ابزاری فوق العاده در اختیار شما قرار داده است. کافیست به تب DATA سر بزنید و در منویData Tools نگاهی به Text to Columns  در اکسل بیندازید.

مهم نیست محتوای سلولتان ترکیبی از اعداد، متن و یا نماد و عملگرهای ریاضی باشد. براحتی میتوانید اینکار را انجام دهید.

فرض کنید در یک سلول نام و نام خانوادگی به همراه شماره تماس و یا شماره حساب کارکنان شرکت را دارید و میخواهید اسامی را از شماره ها جدا کنید.

شاید از با خودتان بگویید میتوانم از فرمول LEFT و یا RIGHT استفاده کنم اما محدودیت بزرگ این دو فرمول این است که از قبل باید برای آنها تعداد کاراکترها را مشخص کنید و لزوما ممکن است تمام اسامی یا شماره ها کاراکترهای مساوی نداشته باشند.

 

حالا کافیه روی گزینه Finish کلیک کنید تا تمام محتواهایی که بین آنها Space وحود دارد را از هم جدا کند:

 

اما فرض کنید میخواهید نام و نام خانوادگی باهم بیاید و فقط شماره ها جدا شوند برای اینکار بجای گزینه Finish باید Next را بزنید:

همانطور که   مشاهده میکنید دو خط در قسمت Data Preview مشخص است. این خطها نشان دهنده مکان دو Space موجود در سلول است یکی فاصیه بین نام و نام خانوادگی و دومی فاصله بین نام خانوادگی و شماره. برای اینکه میخواهید نام و نام خانوادگی با هم بیاید باید خط اول را پک کنید. برای اینکار میتوانید روی خط اول دبل کلیک کنید.

نکته: اگر بخواهید محتوای سلول را به بخشهای بیشتری تقسیم کنید میتوانید هرجای متن را که خواستید در قسمت Preview کلیک نمایید. همچنین اگر بخواهید جای برش محتوا را تغییر دهید میتوانید با موس خطها را جابجا کنید.

 

حالا روی Next کلیک کنید تا به مرحله بعد بروید. در قسمت Destination باید مشخص کنید که محتواهای جدا شده در کجا قرار داده شود. در حالت پیش فرض روی همان ستونی است که محتوای اولیه وجود دارد و اگر finish را بزنید جایگزین متن اصلی میشود اما میتوانید مثلا سلول B1 را انتخاب کنید تا نام و نام خانوادگی را در ستون B و شماره را در ستون C قرا دهد.

در قسمت data format نیز میتوانید فرمت مورد نظرتان را انتخاب کنید.

امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید

نکاتی در مورد مدیریت بر سلول ها در اکسل

سلول فعال

سلول فعال سلولی است که در آن کلیک شده و دارای یک کادر مشکی می باشد.

آدرس دهی سلول ها

هر سلول دارای یک آدرس منحصر به فردی است که برای مراجعه به محتویات سلول ها از این آدرس ها استفاده می شود. همانطور که می دانید در صفحه گسترده اکسل، ستون ها با حروف انگلیسی و سطرها با شماره مشخص شده اند. آدرس یک سلول عبارت است از نام ستون و شماره سطری که سلول از برخورد آنها ایجاد شده است.

آدرس سلول در یک فرمول به دو شکل استفاده می شود: شکل نسبی و شکل مطلق. البته با آدرس دهی مطلق در بخش کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

آدرس دهی نسبی: در این روش آدرس دهی، ابتدا نام ستون و سپس شماره سطر قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از برخورد ستون G و سطر ۸ ایجاد می شود دارای آدرس نسبی G8 می باشد.

آدرس دهی مطلق: در این نوع آدرس دهی، پیش از نام ستون و سطر به طور مجزا علامت $ قرار می گیرد. به طور نمونه سلولی که از ستون G و سطر ۸ ایجاد می شود دارای آدرس مطلق G$8$ است.

 

 

 انتخاب دسته ای از سلول های غیرمجاور

برای انتخاب دسته ای از سلول هایی که در کنار یکدیگر نیستند، باید هم از ماوس استفاده کنید و هم از صفحه کلید. برای اینکار باید کلید Ctrl را نگه داشته و روی خانه هایی که می خواهید انتخاب کنید، تک تک کلیک کنید و در پایان کلید Ctrl را رها کنید. خواهید دید که سلول های مورد نظرتان انتخاب شده و می توانید عملیات مورد نظرتان را بر روی آنها انجام دهید.

 

 

انتخاب دسته ای از سلول های مجاور

کافیست با نگه داشتن کلید چپ و حرکت بر روی سلول ها و در پایان با رها کردن کلیک چپ، عملیات انتخاب تعدادی از سلول ها را انجام دهید.

 

انتخاب دسته ای از ستون ها یا سطرهای مجاور

برای این کار روی نام ستون (سطر) کلیک میکنیم سپس کلید shift از صفحه کلید را پایین نگه میداریم و روی نام ستون (سطر) پایانی کلیک میکنیم.

 

انتخاب دسته ای از ستون ها یا سطر های غیرمجاور در اکسل

برای این کار کافیست روی ستون (سطر ابتدایی)کلیک کنیم سپس کلید ctrl از صفحه کلید را پایین نگه داشته و روی عنوان سایر ستونها (سطرها) کلیک کنیم.

 

اضافه کردن سطر و ستون در EXCEL

برای اضافه کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Insert کلیک می کنیم. عبارت Insert Sheet Rows برای اضافه کردن سطر و عبارت Insert Sheet Columns برای اضافه کردن ستون به کار می رود.

 

حذف کردن سطر و ستون در اکسل

برای حذف کردن سطر و ستون از زبانه Home و در بخش Cells بر روی گزینه Delete کلیک می کنیم. عبارت Delete Sheet Rows برای حذف کردن سطر و عبارت Delete Sheet Columns برای حذف کردن ستون به کار می رود.

 

توجه داشته باشید که در روش فوق، پس از حذف سلول ها، آدرس سطرها و ستون های بعدی تغییر می کنند. در صورتی که بخواهید فقط محتویات سطر یا ستون را حذف کنید اما خود سطر و ستون ها در جای خود باقی باشند، کافیست که آنها را انتخاب کرده و دکمه Delete از صفحه کلید را فشار دهید.

تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها در اکسل

برای تغییر عرض ستون ها و ارتفاع سطرها می توانید از دو روش دستی و عددی استفاده کنید. در روش دستی شیوه کار به این صورت است که ابتدا ماوس را در مرز بین دو شماره سطر (یا دو حرف ستون) قرار دهید و سپس زمانی که اشاره گر ماوس به شکل علامت مثبت دیده شد، آن را به سمت بالا، پایین، چپ یا راست می کشید.

 

 

در روش عددی، ابتدا بر روی سطر یا ستون مورد نظر کلیک راست کنید. از گزینه های موجود، گزینه Row Height را برای تغییر سطر و یا گزینه Column Width را برای تغییر ستون انتخاب کنید. در هر دو حالت پنجره ای باز می شود که اندازه فعلی را نشان می دهد. می توانید اندازه جدید را که دقیق تر از حالت قبلی خواهد بود، وارد کنید.

 

 

کپی کردن یک سلول

برای رونویسی (کپی کردن) یک سلول، ابتدا آن را انتخاب کنید، سپس بر روی سلول انتخابی کلیک راست کنید و از گزینه های موجود، گزینه Copy را انتخاب کنید.

 

جایگزینی (Paste) یک سلول

برای جایگزینی یک سلول کپی شده، کافیست سلول جدید را انتخاب، سپس با کلیک راست از گزینه های موجود، گزینه Paste را انتخاب کنید.

 

انتقال سلول ها

گاهی نیاز است یک سلول را از محلی به محل دیگر منتقل کرد. این عمل را اصطلاحا بریدن یا Cut کردن یک سلول می گویند. روال این کار درست مانند روال کپی کردن است، با این تفاوت که پس از کلیک راست بر روی بخش انتخابی، به جای گزینه Copy، گزینه Cut را انتخاب می کنیم.

 

استفاده از گزینه های Copy و Cut و Paste در زبانه Home

اگر به گزینه های زبانه Home توجه کنید، اولین بخش، بخشی است به اسم Clipboard که می توان عملیات رونویسی، برش و جایگزینی را از این طریق نیز انجام داد.

 

پاک کردن محتوا و حذف سلول ها

در نرم افزار Excel از دو مفهوم برای حذف یک سلول استفاده می شود. نخست پاک کردن محتویات یک سلول است و دیگری حذف کامل یک سلول. در حالت اول، هر آنچه درون یک سلول نوشته شده باشد پاک می شود و سلول باقی خواهد ماند. اما در حالت دوم، سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش به طور کامل حذف می شود.

برای حذف محتویات یک سلول کافیست بر روی سلول مورد نظر کلیک راست کرده، و از گزینه های موجود، گزینه Clear Contents را انتخاب کنیم.

 

اما اگر بخواهیم سلول انتخاب شده به همراه محتویاتش را به طور کامل حذف کنیم، از گزینه های موجود که در تصویر بالا نشان داده شده، به جای گزینه Clear Contents، گزینه Delete را انتخاب می کنیم. وقتی یک سلول را به طور کامل حذف می کنیم، به جای سلول مورد نظر یک حفره ایجاد می شود که باید سلول های اطراف جایگزین این فضای خالی شوند. برای پرکردن این فضای خالی، نرم افزار اکسل پیش از حذف سلول از ما می پرسد که سلول های اطراف چگونه جایگزین این فضای خالی شوند. به عبارت دیگر همزمان با انتخاب گزینه Delete پنجره ای مانند تصویر زیر نیز باز می شود. در زیر به بررسی گزینه های این پنجره می پردازیم:

 

گزینه Shift Cell Left سلول سمت راست را با سلول پاک شده جابه جا می کند.

گزینه Shift Cells Up سلول زیرین را با سلول پاک شده جابه جا می کند.

گزینه Entire Row سطر زیرین سلول پاک شده را به جای سطری که سلول پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

گزینه Entire Column ستون سمت راست سلول پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد، منتقل می کند.

امیدواریم از این آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

---

نکاتی در مورد کپی کردن جدول SQL در اکسل

پایگاه داده SQL Server یک سیستم کامل دیتابیس است که توسط شرکت مایکروسافت اکسل ارائه می گردد.

در این آموزش اکسل  به توضیح ترفند کاربردی کپی کردن جدول SQL در Excel می پردازیم. کپی کردن جداول مختلف SQL Server در فایل Excel ممکن است در ابتدا زیاد به عنوان یک نیاز مطرح نباشد ، اما به عنوان یک خروجی کامل و قابل خواندن در هر سیستمی تبدیل می گردد.

برای این امر کافی است مراحل زیر را بسادگی پیش گرفته و به ترتیب نیز انجام دهید.

کپی کردن جدول SQL در Excel

1- ابتدا SQL Server Management را باز کنید

2- سپس بر روی جدول مورد نظر کلیک راست کرده و گزینه Select Top 1000 Rows را انتخاب نمایید.

3- با کلیک بر روی گوشه سمت چپ جدول تمام داده‌ها را انتخاب نمایید.

 

4- بر روی جدول کلیک راست کرده و گزینه Copy را انتخاب نمایید.

برای کپی کردن از کلیدهای ترکیبی Ctrl + C نیز می توان استفاده کرد.

 

5- سپس یک سند اکسل ایجاد نمایید.

6- بر روی آن کلیک راست کرده و گزینه Paste را همانند تصویر انتخاب نمایید.

برای Paste کردن در فایل اکسل ، می توانید از کلیدهای ترکیبی Ctrl + V استفاده نمایید.

 

در این بخش اطلاعات دیتابیس شما بر روی اکسل کپی شده است.

 

دقت داشته باشید این روش ، یک راه حل سریع است و برای جداولی بیشتر استفاده می شود که تعداد سطر های کمتر 1000 ردیف داشته باشند؛

امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز لذت برده باشید