یکی از قابلیتهای قوی نرم افزار اکسل قابلیت جستجو و جایگزین نمودن متن است. با استفاده از این قابلیت شما به آسانی می توانید متن یا عددی را در یک صفحه یا بین چندین صفحه از فایل اکسل را جستجو می نماید یا می توانیم یک متن یا عدد و... را جستجو نماییم و بعد آن را با متن یا ... دلخواه جایگزین نماییم.
با استفاده از ترکیب کلید Ctrl+F نیز میتوانید وارد Find & Replace گردید.
در قسمت Find what موضوعی را که می خواهیم جستجو کنیم، تایپ می کنیم.
در صورتیکه برروی Format کلیک کنید پنجره Format Cell باز خواهد شد. و در این پنجره هرنوع فرمتی که شما قصد دارید جستجو کنید را مشخص می کنید. حتی در این قسمت شما قادر خواهید رنگ سلول را نیز جستجو کنید.
در قسمت Within نوع جستجو را تعیین میکنیم اگر Sheet را انتخاب کنیم جستجو فقط در همان کاربرگ صورت میگیرد ولی اگر Workbook را انتخاب کنیم جستجو در کلیه کاربرگهای اکسل صورت میگیرد.
در قسمت Search مشخص میکنید که عملیات جستجو در ردیفها صورت گیرد یا در ستونهای اکسل. به عبارت دیگر وقتی By Rows را فعال کنید جستجو به ترتیب ردیفها صورت میگیرد و هنگامی که جستجو در ردیف اول صورت گرفت، اکسل به دنبال ردیف دوم می رود ولی هنگامی که By Columns را فعال کنید عملیات جستجو ستون به ستون صورت می گیرد.
در قسمت Look in مشخص می کنید که عملیات جستجو در فرمولها، مقادیر عددی و یا در کامنتهای اکسل صورت گیرد.
قسمت Match case به کوچک و بزرگ بودن حروف حساس است.
اگر قسمت Match entire cell contents را فعال نکنیم جستجو در موارد مشابه نیز صورت میگیرد ولی اگر فعال کنیم دقیقاً همان چیزی را جستجو میکنیم پیدا خواهد کرد.
به عنوان مثال اگر کلمه "حساب" را جستجو کنید اگر گزینه فوق را فعال نکنید اکسل کلماتی از قبیل "حسابداری" ، حسابرسی" و "حساب" را پیدا خواهد کرد اما در صورت فعال نمودن گزینه گفته شده فقط کلمه "حساب" پیدا خواهد شد.
و اما چند نکته هنگام جستجو:
جهت جستجو میتوانید از از 2 علامت (*) و (؟) استفاده کنید. ستاره به معنی هر تعداد کاراکتر و علامت سؤال به معنی یک کاراکتر میباشد.
مثال:
حساب* در این حالت اکسل کلماتی که با حساب شروع میشود و ادامه آن هرتعداد کاراکتر باشد را پیدا خواهد کرد.
حساب؟؟ در این حالت اکسل کلماتی که با حساب شروع میشود و ادامه آن فقط دو کاراکتر دیگر خواهد بود را پیدا خواهد کرد این کلمه میتواند کلمه حسابرس باشد.
کلیه موارد Replace شبیه به Find عمل می کند.