در نرم افزار Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن یا .... کنیم. همچنین میتوانیم دور سلول كادر بیاندازیم یا رنگ زمینه آنرا عوض كنیم.
برای قالب بندی خانه‌ها در Excel مراحل زیر را طی میکنیم :
روش اول :
1-    انتخاب منوی Format
2-    انتخاب گزینه Cells
روش دوم :
بر روی خانه‌های مورد نظرکلیک راست کرده و گزینه Format Cells را انتخاب میکنیم.
روش سوم :
فشردن کلیدهای ctrl 1
با اجرای یکی از سه روش بالا پنجره ای باز میشود که دارای Tab‌های زیر است :
 
الف - Number :
توسط این Tab میتوانیم نوع اطلاعات ورودی را تعیین کنیم. این Tab شامل گزینه‌های زیر میباشد:
Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش میدهد.
 
الف) Category : در این قسمت نوع داده را مشخص میکنیم که شامل انواع زیر میباشد :
1- General :       این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هر گونه قالب بندی نشان میدهد. و اگر عددی در سلول جا نشودآنرا به صورت نمایی نشان میدهد.
2- Number :       مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان میدهد. در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگتر میشود. همچنین در این قسمت میتوانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
ü      Decimal Places : در این قسمت میتوانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم.
ü      Negative Number: در این حالت میتوانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود. یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود. ( توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل میكند.)
ü      Use 1000 Separator : اگر در کنار بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست این گزینه میگذارد.
3- Currency :     مقادیر را همراه با سمبل جدا کرده و علامت (، ) پول رایج نشان میدهد. در این حالت میتوان تنظیمات زیر را انجام داد :
ü      Symbol : نوع واحد پول را مشخص میکنید. در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و میتوانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم.
ü      Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند.
4- Accounting:    مانند حالت Currency است . این قالب بندی ، قالب بندی حسابداری میباشد و علامت پولی در انتهای سمت چپ آن نوشته میشود.
5- Date :           تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان میدهد. و ما میتوانیم انواع قالب بندی‌های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم. مثلاً مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد. و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد.
6- Time :           زمان را با قالب بندی‌های خاص زمان نشان میدهد. انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند. ما میتوانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعد از ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد. و یا ....
7- Percentage :   عددها را همراه با علامت درصد نشان میدهد.
 
نکته: در تمام قالب بندی‌ها بجز Percentage فرقی نمیکند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم. ولی در حالت Percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب میکند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم، و بعد عدد را بنویسیم، تغییری در عدد نمیدهد.
8- Fraction :       مقادیر را بصورت عدد صحیح نشان میدهد که بدنبال آن نزدیک‌ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر میشود. برای نوشتن یک عدد مخلوط کافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد صورت کسر را نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم. اگر عدد 6 5/10 را بنویسیم، پس از Enter کردن مقدار سلول 6 1/2 میشود. اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند، کافی است، در قسمت Fraction مقدار 3/10 را انتخاب کنیم. در این حالت نگاه میکند ببیند مخرج اصلی باید درچند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب میکند.
9- Scientific :      مقادیر را با قالب بندی علمی نشان میدهد.
10- Text :         مقادیر را به همان صورتی که وارد شده اند نشان میدهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم، Excel آن را به صورت متن نشان میدهد و مقادیر آنرا محاسبه نمیکند.
11- Special :      مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص ( مانند كد پستی ، کد پستی به اضافه چهار رقم، یا شماره تلفن، شماره تامین اجتماعی) نشان میدهد. مثلاً اگر در یک سلول یک شماره تلفن (در حالت 10 رقمی) تایپ کنیم ، با انتخاب این فرمت به صورت قالب بندی تلفن در می آید. مثلاً اگر شماره IT (3116681184) را وارد میکنیم، به فرمت تلفن در آمده (1184-668 (311) ) و می فهمیم که 311 کد شهرستان ، 668 کد محله و 1184 شماره تلفن IT میباشد.
12- Custom :     برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده میکنیم كه خارج از بحث ما میباشد.
 
ب) Alignment : توسط این Tab میتوانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم. این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1-     Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین میکند. این قسمت شامل گزینه‌های زیر است:
ü      General : هم ترازی پیش فرض
ü      Left : هم ترازی داده‌ها را به سمت چپ ( استفاده برای ارقام)
ü      Center : هم ترازی داده‌ها در مرکز
ü      Right : هم ترازی داده‌ها به سمت راست ( برای متون )
ü      Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر میکند.
ü      Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر میگیرد. معمولاً برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
ü      Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی میگذارد.
2-     Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم میکند. این گزینه شامل قسمتهای زیر است :
ü      Bottom : هم ترازی داده‌ها در پایین سلول
ü      Top : هم ترازی داده‌ها در بالای سلول
ü      Center : هم ترازی داده‌ها در وسط یا مرکز سلول
ü      Justify : داده‌ها در داخل سلول هم تراز میشوند. (بدین معنی که داده‌ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی میشوند. مانند متون موجود در روزنامه ها)
 
3-     Orientation : شامل قسمتهای زیر است :
ü      زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس میتوان تعیین کرد.
ü      Degrees : زاویه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلید‌های Increase و Decrease تعیین كرد.
 
4-      Text Controlدر اکسل

Text Control : شامل قسمتهای زیر است:
ü      Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه میتوان آنرا شکست. در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد.
ü      Shrink to Fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که در داخل سلول بگنجد.
ü      Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد میتوان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد. این عمل باعث میشود که این سلول‌ها بهم پیوسته و یک سلول شوند.

امید است از این آموزش اکسل نیز مثل گذشته لذت برده باشید