تعمیم سلول ها در اکسل

تعمیم سلول ها یکی از امکانات بسیار مفید در اکسل است که می توان محتویات یک سلول را به سلول های دیگر تعمیم داد.                                                                                                              درادامه با آموزش ماهمراه باشید  :                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   1- ابتدا سلول B2 را انتخاب کنید.

۲- نشانگر موس را بر روی نقطه پایینی سلول فعال همان طور که در شکل نشان داده شده ببرید تا به شکل (+) در بیاید.

۳- حال دکمه چپ موس را فشار داده و نگاه دارید، با حرکت موس در راستای ستون و یا سطر سلول انتخاب شده در اصطلاح عمل تعمیم سلول را انجام می دهید.

تعمیم محتویات یک سلول متنی در اکسل

اگر بخواهیم کلمه اکسل را در سلول های A1 تا D1 بنویسیم برای انجام این کار می توان تک تک سلول ها را با عبارت “اکسل” تایپ و تکمیل کنیم و یا با استفاده از روش تعمیم سلول ها، در اکسل این کار راانجام دهیم

گام ۱- در سلول A1 کلمه اکسل را تایپ کنید

گام ۲- اشاره گر موس را به ناحیه مشخص شده برده تا به شکل (+) در بیاید بعد کلیک چپ موس را فشار داده و نگاه دارید.

گام سوم- با درگ کردن سلول های C1,B1,A1 وD1 را انتخاب کنید و سپس دست خود را از روی دکمه چپ موس بردارید.

مشاهده می کنید که در همه سلول های انتخاب شده کلمه “اکسل” ظاهر خواهد شد.

 

تعمیم سلول ها با اعداد 

یکی از نیاز هایی که در نرم افزار اکسل زیاد با آن برخورد خواهید کرد نوشتن به ترتیب اعداد در هر سلول خواهد بود، برای انجام این کار می توان اعداد را تک تک در سلول های تایپ کرد، که اگر تعداد اعداد زیاد باشد کاری غیرمنطقی و طولانی خواهد بود، یا از روش تعمیم سلول ها استفاده کرد.

می خواهیم اعداد ۱ تا ۱۰ را در ستون A بنویسیم برای اینکار طبق مراحل زیر مراحل را انجام می دهیم :

 

۱- در سلول A1 عدد ۱ و در سلول A2 عدد ۲ را وارد کنید.(در این حالت برای معرفی ترتیب اعداد در اکسل نیاز داریم تا حداقل ۲ سلول را وارد کنیم تا به اکسل ترتیب مورد نظر را معرفی کنیم)

۲- سلول های A1 و A2 را مارک و انتخاب کنید و بعد اشاره گر موس را به نقطه نشان داده شده برده تا به شکل (+) دربیاید.

۳- با درگ کردن اشاره گر موس را تا سلول A10 بکشید.

مشاهده می کنید که اعداد ۱ تا ۱۰ به ترتیب در سلول های A1 تا A10 نوشته می شوند.

تعمیم سلول ها با عبارات و کلمات

بعضی از عبارات مانند ایام هفته،ماه ها،روزهای سال و … برای اکسل تعریف شده هستند. به عنوان مثال می خواهیم روزهای هفته را در ستون A بنویسیم برای انجام این کار می توان روزها را تک تک وارد کرد و یا از روش تعمیم سلول استفاده کرد. برای استفاده از روش تعمیم سلول ها مراحل زیررا استفاده میکنیم

 

۱- در سلول A1 عبارت Sunday (یکشنبه) را تایپ کنید.

۲- سلول A1 را انتخاب کرده و اشاره گر موس را به نقطه نشان داده ببرید تا به شکل (+) در بیاید.

۳- سلول A1 را تا سلول A7 تعمیم دهید.

مشاهده می کنید که ایام هفته به ترتیب در سلول های A1 تا A7 درج می شوند.

 

اگر در سلول A1 کلمه “شنبه” را تایپ کنید و سلول را تعمیم دهید عبارت درج شده مانند تعمیم سلول متنی در همه سلول ها همان شنبه خواهد بود و روزهای دیگر هفته درج نخواهند شد.

دلیل این اتفاق این است که برنامه اکسل به طور پیش فرض ایام هفته و ماه های ایرانی را ندارد و شما خودتان باید این ایام را برای اکسل معرفی کنید.

   تنظیم تعمیم سلول دلخواه  در اکسل

برای معرفی یک سری جدید مراحل زیر را طی کنید:

در منوی File بر روی گزینه Option کلیک کرده و در پنجره Excel Option بر روی گزینه Advanced کلیک کرده و در این منو از گروه General گزینه Edit custom را انتخاب کنید تا در شکل زیر مراحل ایجاد تعمیم سلول دلخواه خود را انجام دهید.

گام ۴- در قسمت List entries سری هایی را که لازم دارید مثل ایام هفته را وارد کنید. توجه داشته باشید که باید از دکمه Enter برای جدا کردن عبارات از هم استفاده کنید.

گام ۵- در قسمت Custom list گزینه New list را انتخاب کنید.

گام ۶- دکمه Add را فشار دهید تا موارد نوشته شده به لیست اضافه شود.

گام ۷- برای اعمال تعمیم سلول انتخابی بر روی دکمه OK کلیک کنید.                                                    امید واریم تدریس اکسل امروزنیز مورد توجه شما خوبان قرار بگیرد

نکاتی درمورد قالب بندی سلول ها دراکسل

 

در Excel این توانایی را داریم که قالب بندی یا فرمت یک سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … کنیم . همچنین می توانیم دور سلول کادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض کنیم .  با این آموزش همراه باشید   

برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می کنیم .
روش اول :
1- انتخاب متوی Format
2- انتخاب گزینه Cell
روش دوم:
1- انتخاب سلولهای مورد نظر
2- راست کلیک روی سلولهای انتخابی
3- انتخاب گزینه format cells
با اجرای یکی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود که دارای tab های زیر است :
الف – Number :
توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین کنیم . این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :
- Sample : هر فرمتی را که انتخاب کنیم ، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد . ( حالت پیش نمایش را دارد)
- Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می کنیم که شامل انواع زیر می باشد :
1- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد .
2- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد . در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود . همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
- Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین کنیم . (به طور پیش فرض تا 2 رقم اعشار نمایش می دهد)
- Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص کنیم که عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود . یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود . (توجه داشته باشید که این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می کند)
- Use 1000 separator : اگر در کنار این گزینه تیک بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا کرده و علامت (،) می گذارد.
3- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :
- Symbol : نوع واحد پول را مشخص می کنید . در این قسمت واحد پول کشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب کنیم .
- Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند .
Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند .
در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم
4- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد که عبارتند از :
* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود . در نتیجه پول همیشه در یک ستون عمودی و در هم قرار می گیرد که در مقایسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.
5- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب کنیم . مثلا مدلی را انتخاب کنیم که فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .
6- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد . انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند . ما می توانیم مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 12 با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب کنیم که ساعت را از 1 تا 24 نمایش دهد و یا …
7- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد .
نکته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی کند که ابتدا اطلاعات را در سلول وارد کنیم یا اول قالب بندی را تنظیم کنیم . ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage کنیم ، عدد را در 100 ضرب می کند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage کنیم ، و بعد عدد را بنویسیم ، تغییری در عدد نمی دهد .
8- Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد که بدنبال آن نزدیک ترین کسر به مقدار واقعی ظاهر می شود . برای نوشتن یک عدد مخلوط در excelکافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یک فاصله بدهیم و بعد کسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج کسر را بنویسیم . اگر عدد را بنویسیم ، پس از enter کردن مقدار سلول می شود . اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند ، کافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب کنیم . در این حالت نگاه می کند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می کند .
9- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد . ( e به … Enponent و به معنای 10 به توان n می باشد . )
10- Text : مقادیر به همان صورتی که وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی کرده باشیم ، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی کند .                        در درسهای قبلی گفتیم که برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ” ، ‘ و ^ و = استفاده کنیم .                                                                                                                        همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل کنیم .
11- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد که عبارتند از :
* Zip code : (کدپستی) برای قالب بندی کدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد .
* zip code + 4 : (کدپستی 4+ رقم) : کدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب 4+ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.
* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد . یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد .                                                                                                                                                                                                                                               قسمت داخل پرانتز کد شهرستان ، سه رقم بعد ، کد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .
* Social security number : (تامین اجتماعی ) اعداد را در قالب کد تامین اجتماعی 10 رقمی نمایش می دهد .                                                                                                                                  با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد .
12-Custom : برای ایجاد یک قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می کنیم که خارج از بحث ما می باشد .
ب- Alignment :
توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین کنیم .                                          این Tab شامل قسمتهای زیر است :
1- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می کند . این قسمت شامل گزینه های زیر است :
* general : هم ترازی پیش فرض
* Left : هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام ) (چپ چین )
* Center : هم ترازی داده ها در مرکز
* Right : هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)
* Fill : تمام سلول را با متنی که در آن نوشته شده است ، پر می کند .
* Justify : یک تراز مناسب برای سلول در نظر می کیرد . معمولا برای زمانی است که اطلاعات در سلول نگنجد.
*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.
2- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می کند . این گزینه شامل قسمتهای زیر است :
* Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول
* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول
* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مرکز سلول
*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند . (بدین معنی که داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )
3- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین کرد.
* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با کلیدهای Increase و Decrease تعیین کرد.
4- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :
* Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شکست . در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد .
* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای کوچک می شود که داخل سلول بگنجد.
* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را که متن اشغال کرده را انتخاب نمود و سپس در کنار این گزینه تیک زد . این عمل باعث می شود که این سلول بهم پیوسته و یک سلول شوند .
ج- Font :
توسط این قسمت می توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :
1- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین می کنیم .
2- Font Style : در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که نوشته ها کج (Italic ) و یا توپر (Bold) یا کج و تو پر (Bold Italic ) و یا معمولی (Regular ) باشد .
3- Size : در این قسمت سایز قلم را تعیین می کنیم .
4-Underline : در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که زیر متن خط کشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می کنیم .
* None : خط نمی کشد .
* Single : خط تکی زیر متن می کشد .
* Double : دو خطی زیر متن می کشد .
* Single Accounting : تک خط زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود . (یعنی تمام حروف بالای خط کشیده می شوند.)
* Accounting double : دو خطی زیر تمام حروف کشیده و زیر کشیده ترین حرف کشیده می شود .
5- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین می کنیم .
6-Effect : شامل قسمتهای زیر است :
* Strike Through : بر روی متن خط می کشد .
* Super Script : برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود . اگر بخواهیم A2 بنویسیم کافی است A2 را نوشته ، سپس 2 را انتخاب منیم و این گزینه را فعال کنیم .
* Sub Script : برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود .
7- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.
د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم . که شامل قسمتهای زیر است:
1- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می کنیم .
2- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می کنیم .
3- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می کنیم .
* None : حاشیه نمی گذارد.
* Outline : دور سلولها حاشیه می گذارد.
* Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.
4- Border : در این قسمت می توانیم تعیین کنیم که کدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد . نیز می توانیم تعیین کنیم که فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.
نکته :برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می کنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می کنیم .
هـ : Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین کنیم . که شامل گزینه های زیر است. :
* Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می کنیم .
* Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده کنیم . همچنین رنگ هاشورها را تعیین کنیم .
پاک کردن قالب بندی سلولها :
برای پاک کردن قالب بندی سلول کافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب کرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می کنیم . با انجام این کار فقط قالب بندی سلل پاک می شود و اطلاعات داخل سلول پاک نمی شود . ولی اگر A11 را انتخاب کنیم هم قالب بندی پاک می شود و هم اطلاعات داخل سلول.                                                                                                                                                امید واریم از آموزش اکسل امروز نهایت استفاده رابکنید .                                                           موفقیت هایتان مستدام

توابع جستجو:lookup & refrenceدر اکسل

توابع جستجو:یکی از مهمترین ابزار هاي مربوط به بانک های اطلاعاتی قابلیت جستجو و پیدا کردن اطلاعات مورد نظر می باشد. بدین ترتیب که اطلاعات مورد نظر با آرگومان تحت جستجو را از اطلاعات استخراج می نماید.      با آموزش excel امروز همرا باشید
تابع vlookup:
Vlookup (lookup-value, table-array, col-index-num, range-
lookup)
این تابع مقداری را در ستون اول از جدول آرایه جستجو می کند و مقدار تابع متناظر در همان سطر موجود در ستون دیگر را برمی گرداند.
منظورازvertical) v ) در vlookup آن است که به صورت ستونی بر روی اطلاعات جستجو را انجام می دهد. آرگومانهای این تابع به صورت ذیل می باشد. Lookup-value: مقداری است که می خواهیم در جدول اطلاعات متناظر با آن را برایمان جستجو نماید. فرض کنید که میخواهیم فامیل شخصی را بدهیم و شماره تلفن آن را بدست بیاوریم فامیل فردlookup value
میباشد.
همیشه سعی کنیم اطلاعات ارگومانها را به سلول ارجاع دهیم تا در موقع تغییر مقدار قابل جستجو نیاز به تغییر فرمول نباشد.Table-array: محدوده داده ها یا جدول یا databaseکه داریم می باشد. باید دقت نمائیم در انتخاب جدول داده ها حتما ستون اطلاعات مربوط به lookup-valueدر ستون اول جدول داده ها باشد. یعنی اگر ما اسم شخصی را برای جستجو میدهیم جدول را باید طوری انتخاب کنیم که اسم در ستون اول باشدCol-index-num: نمایش دهنده شماره ستونی در جدول یا databaseاست که می خواهیم نتیجه از آن استخراج شود.
اين شماره ستون شماره ستون در جواب مي باشد كه در محيط table array قرار دارد یعنی باید بگوئیم این ستون چندمین ستون در محیط انتخاب شده table array میباشد.Range-lookup: اگر مقدار 0 یا falseوارد نمایید، مقدار دقیق را جستجو می نماید ولی اگر trueیا هر عدد دیگری غیر از صفر را وارد نماییم مقدار را به صورت تقریبی می دهد.یعنی اگر فامیل رضوی را پیدا ننماید فامیل رضوی زاده را جستجو مینماید. در صورتي كه چند گزينه تكراري وجود داشته باشد. اكسل اولين گزينه تكراري را به عنوان جواب در نظر ميگيرد.اگر دقت نمائیم متوجه میشویم در تابع فوق گزینه array دیده میشود در این تابع هم مانند تابع large میتوان از متد آرایه استفاده نمود. یکی از مشکلات عمده در زمینه استفاده از فرمول فوق استفاده از این تابع در سطح وسیع میباشد یعنی برای زمانی که میخواهیم تابع را در یک سلول بنویسیم و در بقیه سلولها درگ کنیم عمده مشکلات زیر بوجود می آید.اولا موقع درگ کردن باید آرگومانها را به دقت آدرس دهی کنیم(علامت$) ثانیا به جای آرگومان
Col-index-num تابعی نوشته شود که خودش شماره ستون را تشخیص دهد تابع زیر را حل این مسئله است. زیرا در برخی موارد ما از بین تعداد زیادی ستون بانک اطلاعاتی فقط تعداد ستون اندکی را میخواهیم در جواب داشته باشیم.                                                                                                                             
تابع matchدراکسل
=Match (lookup-value, lookup-array, match-type
این تابع موقعیت گزینه در لیست که خیلی نزدیک به یک مقدار جستجو باشد را برمی گرداند. خروجی این تابع یک عدد است که نشان میدهد این گزینه چندمین گزینه در بین مجموعه انتخاب شده میباشد تابع matchخیلی نزدیک به یک تابع chooseاست. اما choose گزینه موجود در لیست را که توسط موقعیت مشخص شده توسط آرگومان index-numاشغال شده است برمی گرداند. در حالی که تابع match خروجی معکوس آن دارد . و خروجی ان شماره عددی میباشد که انتخاب نموده ایم.
Lookup-value: مقداری است که می خواهیم برایمان جستجو نماید.Lookup-array: محدوده داده که می خواهیم نتیجه جستجو را از آن استخراج نماییم. Match-type: قوانین جستجو را تعریف می نماید.چنانچه از مقدار صفر استفاده نماییم، مقدار دقیق را جستجو می نماید. فرض کنیم میخواهیم تشخیص دهیم ستون مقابل در مجموعه ستون چندم است با ترکیب تابع vlookupو تابع match به تابعی دست پیدا میکنیم که میتواند تشخیص دهد اطلاعات در چه ستونی است و با درگ کردن آن برای تمام محدوده به جواب با انعطاف و دقت بالا دست پیدا می کنیم . و میتوانیم به راحتی از بین یک مجموعه اطلاعات ستونها و ردیف های خاصی را جدا نمائیم .به آدرس دهی بسیار دقت نمائید در اینجا فرمول را h2 نوشته ایم و درگ نمودیم.تابع Hlookup Hlookup (lookup-value, table-array, row-index-num, range-lookup)=
تابع فوق اطلاعات را در سطر اول جستجو مینماید و در سطهای بعدی جواب را ارائه میدهد. محاسبه این تابع همانند محاسبه تابع vlookup می باشد. تنها تفاوت این است که جستجو براساس سطرها انجام می گیرد.(منظور ازH در Hlookup اختصار کلمه horizontalمی باشد) استفاده از این تابع همواره به مراتب کمتر از تابع vlookup میباشد.فرض کنید ما میخواهیم همیشه اخرین ردیف اطلاعاتی وارد شده را در بالای مجموعه اطلاعات مشاهده نمائیم چون قراراست اطلاعات بر اساس ردیف خاصی مشاهده گردد بنابراین بهترین راه حل استفاده ازتابع hlookup میباشد
Lookup-value: مقدار که می خواهیم اطلاعات متناظر با آن را براساس سطرها جستجو نمائیم. Table-array: جدول اطلاعاتی که داده ها در آن جستجو می شود. Row-index-num: شماره سطری که جدول آرایه ها باید مقدارش با مقدار مورد نظر تطبیق پیدا نماید. مثلاً مقدار 3 نمایش دهنده سطر سوم در جدول آرایه ها می باشد.در این قسمت هم میتوان از ترکیب تابع match نیز کمک گرفت.Range-lookup: محاسبه تابع vlookup می باشد. مقدار منطقی می باشد که مقدار دقیق با 0 یا false مشخص و مقدار تقریبی را با true مشخص می نماید.
تابع rowدراکسل
Row (reference)= شماره سطر سلول را نشان می دهد.این تابع را در حالت آرایه ای نیز میتوان استفاده نمود.
تابع Indexدراکسل
Index (array. Row-num. column-num) این تابع اطلاعات محل برخورد یک سطر وستون را بر میگرداند. آرگومانها شکل آرایه ای که یک مقدار را برمی گرداند به صورت زیر است. این تابع جهت انتخاب یک عدد از یک مجموعه آرایه یک یا دو بعدی مورد استفاده قرار می گیرد. این مسئله می تواند انتخاب از یک آرایه باشد یا به صورت انتخاب از مجموعه ها باشد. Array: مجموعه اطلاعات مورد نظر برای انتخابRow-num: شماره سطر مورد نظرColumn-num: شماره ستون مورد نظرباز هم در این حالت ما میتوانیم اطلاعات سر سطر و سرستون را به جای اعداد ستون وردیف بدهیم به آن بدهیم و محل برخورد انها را به ما بدهد.البته در این حالت هم باید به جای ستون و ردیف تابع match را در آرگومانهای ستون ور دیف بنویسیم. (INDEX($A$1:$F$20,MATCH(G1,A1:F1,0),MATCH(G2,A1:F1 ,0 آرگومانهای شکل ارجاعی که یک آدرس سلول را برمی گرداند به صورت زیر است. Index (reference, row-num, column-num, area-num)مزیت شکل دوم تابع indexآن است که می توانید چند ناحیه غیر مجاور از کاربرگ را به عنوان محدوده جستجوی referenceاستفاده نمایید. Area-num: تنها زمانی نیاز است که بیش از یک ناحیه در referenceوجود داشته باشد. این آرگومان ناحیه ای که آرگومانهای row-num و column-num به آن اعمال می شود را معرفی می کند. ناحیه اول که در reference مشخص شده است به عنوان ناحیه1، دومی به عنوان ناحیه2، .... در نظر گرفته می شود. Reference: این آرگومان می تواند یک یا چند محدوده باشد که ناحیه نامیده می شود. هر ناحیه باید مستطیلی باشد و می تواند شامل عدد-متن یا فرمول باشد. اگر ناحیه ها مجاور نباشند باید آرگومان reference را در پرانتز بیاورید. و می تواند تا 29 آرگومان را بپذیرد.تابع choose
=choose (index-num, value1, value2 از تابع choose برای بدست آوردن یک گزینه از بین یک لیست از مقادیر استفاده می شود. Index-num: عدد معینی در لیست است که می خواهید آن را بازگرداند و باید مثبت باشد و بیشتر از تعداد عناصر لیست نیز نباشد.                                                                                                                                                                                                                                تابعhyperlink دراکسل

این تابع برای ساختار ارتباط از داخل سلول یک کاربرگ به کاربرگ دیگرو فایل های دیگررا دارد. با توجه به استفاده خاص از این تابع میتوان این تابع را قوی ترین تابع در زمینه امکانات اکسل با محیط خارج از اکسل دانست.
فرض کنیم هر هفته ما نامه های اطلاعاتی با فرمت یکسانی از قسمت های مختلف دریافت مینمائیم و پس از تغییر نام انها این اطلاعات را در پوشه قرار میدهیم ما میخواهیم این اطلاعات را بوسیله نرم افزار اکسل مدیریت نمائیم بعد از چند ماه ما پوشه ای داریم با هزارن فایل نامگذاری میخواهیم بوسیله نام این فایل ها را جستجو و باز نمائیم اولین گزینه به ذهن کاربران خطور مینماید استفاده از ابزار hyperlink است مشکل این کار این است که اگر ما 1000 نامه داشته باشیم 1000 لینک اطلاعاتی در فایل اکسل باید ایجاد نمائیم و امکان از بین رفتن اطلاعات ارتباطی بسیار زیاد میباشد.راه منطقی و صحیح آن این است که اسم فایل را در یک سلول بنویسیم و با کیلیک بر روی سلول فایل را باز نمائیم یعنی بتوانیم تمام اسامی را با یک سلول مدیریت نمائیم. البته در استفاده از این روش چندین تکنیک را نیز باید رعایت نمائیم ابتدا به شرح آرگومانهای این تابع میپردازیم.Link-location: یک ارگومان ضروری است، یک مقدار متنی می باشد که مقصد پیوند را مشخص می کند (باید در داخل علامت " ") قرار گیرد. روشهای مختلفی برای بدست اوردن ادرس وجود دارد یکی از روشهای آن این است که به بر روی فایل مورد نظر کلیک راست نمائیم و در قسمت properties ادرس آن را کپی نمائیم البته این ادرس بدون نام فایل و پسوند میباشد . روش دیگر استفاده از ابزار hyperlink در یک سلول خالی و کپی کردن ادرس فایل بوجود امده است Friendly-name: یک آرگومان اختیاری است متنی می باشد که در سلول ظاهر خواهد شد اگر حذف شود اطلاعات آن به صورت پیشفرض آدرس link-locationاست. جهت لینک به سایت های اینترنتی باید پیشوند http:\\ را در آرگومان link-location بیاورید.نوع دیگر کاربرد تابع hyperlink استفاده از تابع vlookup در قسمت link location میباشد بنابراین دراین حالت باید یک جدول بسازیم که تمام ادرسها را داشته باشد و ما نام آن را که به عنوان کلید میباشد جستجو نمائیم و ادرس آن که خروجی vlookup میباشد در محل link location قرار میگیرد . حال برای استفاده از این تابع به صورت روش اول در ادامه مسیر زیر را طی مینمائیم. حال برای بالا بردن انعطاف ان باید قسمتی از نام ادرس را که نام فایل میباشد از ادرس حذف و به جای ان آدرس سلولی را قرار دهید. که میخواهید نام فایل را در ان بنویسید با عطف((&- بنابراین با عطف این آدرس به صورت داینامیک میتوان با هر بار کلیک بر روی فرمول hyperlink آدرسی را باز نمود که آدرس آن را درسلول نوشته بودیم.
به عنوان مثال ادرس: D:\e-learning1\t03- ویرایش سلول\jozve3.doc
تبدیل به:" = D:\e-learning1\t03&" - ویرایش سلول\b3&”.doc”میشود.
آدرس بالا باید در یک سلول نوشته شود و آرگومانlink location باید به آن ارجاع شود.حال اگر ما در سلول b3 نام یک فایل دیگر با را فرمت .doc بنویسیم و بر روی فرمول کلیک کنیم فایل مورد نظر باز میگردد. تابع indirect
indirect(ref-text,a1.
ارگومانهای که به این تابع نسبت بدهیم به صورت ادرس فرض میشود.Ref-text: یک شیوه آدرس A1 یا R1C1 یا یک نام سلول باشد. A1: مقدار منطقی است که نشان می دهد چه نوع آدرسی را استفاده می کنید.اگر برابر False باشد اکسل ref-text را به صورت قالب R1C1 تغییر می کند اگر برابر Trueیا خالی باشد. اکسل ref-text را به صورت قالب a1 تغییر می کند. به عنوان مثال اگر در داخل سلولهای b1 مقدار a2 را بنویسیم و اگر در سلول c1 مقدار a10 را بنویسیم و سپس ما در سلولb2 بنویسیم ( sum(b1:c1 قصدمان جمع کردن اطلاعات سلولهای فوق نیست بلکه ما قصد داشتیم اطلاعات سلولهای a2:a10 را جمع نمائیم بنابراین با ید به روشی به اکسل بگوئیم که اطلاعات سلولهای فوق را به صورت آدرس در سلولهای منظور شود. بنابراین تابع باید به صورت زیر نوشته شود
((sum(indirect(b1):indirect(c1 =
در این حالت به جواب مورد نظر دست می یابیم.                                                                             

حذف ارقام اعشاری و تبدیل واحدهای اندازه گیری در اکسل

تابع INT برای حذف ارقام اعشار :

تابع INT یک عدد را به طرف پایین و به سوی کم ترین عدد صحیح بعدی گرد می کند . اثر آن این است که به نظر می رسد که قسمت اعشاری حذف شده است و غالبا INT برای راحت کردن این کار ( حذف ارقام اعشاری ) به کار می رود .

INT زمانی به کار می رود که تمام چیزی که نیاز به دانستن آن دارید . قمست عدد صحیح یک عدد است .

برای اطلاعات بیشتر با آموزش امروز همرا ه باشید
تابع TRUNC برای حذف برخی از ارقام اعشاری :

تابع TRANCدر EXCEL قسمتی از یک عدد را حذف می کند . این تابع دو آرگومان می گیرد . آرگومان اول . عددی است که باید تغییر کند . آرگومان دوم مشخص می کند که چه تعداد از ازقام این عدد باید باقی بماند .

مقدار عددی 2  برای آرگومان دوم بیان می کند که 2 رقم اعشاری باید باقی بماند :                                                                                                                    

                                                                                                                                        تبدیل واحدهای اندازه گیری در اکسل :                                                           

تابع Convert واقعا تابع فوق العاده ای است . تعجب بر انگیز نیست که این تابع تبدیل های مختلفی را انجام می دهد و مخصوصا مقیاس ها را تبدیل می کند . تعداد مقیاس هایی که این تابع آنها را تبدیل می کند واقعا قابل بیان نیست . این تابع فوت را به اینچ . فارنهایت را به سلسیوس . پینت را به لیتر . اسب بخار را به وات تبدیل می  کند . و بسیاری از نبدیل های دیگر را انجام می دهد . در واقع . 10 مقوله وجود دارد که هر یک در برگیرنده ده ها واحد اندازه گیری است که تبدیل از آنها و به آنها انجام می شود . این مقوله ها عبارتند از :  1- وزن و جرم 2 - فاصله 3- زمان 4 -فشار 5 -نیرو 6 - انرژی 7 - توان 8 - مغناطیس 9 -دما 10 - مقیاس مایع     این تابع سه آرگومان می گیرد : مقدار . واحد اندازه گیری که تبدیل باید از آن انجام شود . و و حد اندازه گیری که تبدیل باید به آن انجام شود . مثلا در این جا . تابع کار تبدیل 10 گالن را به لیتر انجام می دهد :تابع Convert واقعا تابع فوق العاده ای است . تعجب بر انگیز نیست که این تابع تبدیل های مختلفی را انجام می دهد و مخصوصا مقیاس ها را تبدیل می کند . تعداد مقیاس هایی که این تابع آنها را تبدیل می کند واقعا قابل بیان نیست . این تابع فوت را به اینچ . فارنهایت را به سلسیوس . پینت را به لیتر . اسب بخار را به وات تبدیل می  کند . و بسیاری از نبدیل های دیگر را انجام می دهد . در واقع . 10 مقوله وجود دارد که هر یک در برگیرنده ده ها واحد اندازه گیری است که تبدیل از آنها و به آنها انجام می شود . این مقوله ها عبارتند از :  1- وزن و جرم 2 - فاصله 3- زمان 4 -فشار 5 -نیرو 6 - انرژی 7 - توان 8 - مغناطیس 9 -دما 10 - مقیاس مایع    این تابع سه آرگومان می گیرد : مقدار . واحد اندازه گیری که تبدیل باید از آن انجام شود . و و حد اندازه گیری که تبدیل باید به آن انجام شود.                                                                                                                                  

 

کاربرد یادداشت‌های توضیحی در اکسل

معمولاً از اکسل برای ذخیره سازی داده‌ها یا انجام محاسبات بر روی داده‌ها استفاده می‌شود. در برخی از موارد به نا به دلایلی نیاز به نوشتن توضیح در مورد داده یا جدولی احساس می‌شود. با توجه به کاربرد اصلی اکسل، اضافه کردن توضیح در سلول ها بعضاً منجر به ایجاد اختلال در محاسبات می‌شود. در این گونه موارد اکسل راهکار مناسبی در اختیار کاربران قرار می‌دهد. یادداشت‌‌های توضیحی، نوشته‌هایی هستند که می‌توانند به هر سلولی در اکسل اضافه شوند‌ و توضیحات مورد نظر کاربر را منتقل کنند. یادداشت‌ توضیحی در اکسل در برگیرنده توضیحات یک فرمول، توضیح در مورد محتویات سلول و یا هر چیز دیگری است.

 

اضافه کردن یادداشت توضیحی در اکسل

با دو روش می‌توان وارد یادداشت‌ توضیحی در اکسل اضافه کرد.

از طریق منوی راست کلیک و با کلید میانبر Shift+F2

سلول مورد نظر را انتخاب کنید. کلید میانبر Shift+F2 را بزنید یا راست کلیک کرده و گزینه Insert Comment را انتخاب کنید. متن مورد نظر در گوشه سمت راست را تایپ کنید. در خارج مستطیل کلیک کنید.

یادداشت توضیحی به شکل زیر نشان داده می‌شود.

 

به طور اتوماتیک نام کاربری، به یادداشت‌ توضیحی در اکسل اضافه می‌شود، برای تغییر نام کاربری مراحل زیر را انجام  دهید:

در قسمت FILE، بر روی گزینه Options کلیک کنید و به قسمت General منتقل شوید. در این قسمت به بخش Personalize your copy of Microsoft Office  رفته و نام کاربری خود را تغییر دهید.

 

اگر تیک قسمت پایین کادر را بزنید، اکسل از این نام کاربری به جای امضاء شما در آفیس استفاده خواهد کرد.

برای اضافه کردن تاریخ یادداشت، پس از نوشتن آن، کلید های Ctrl و + را بفشارید. ساعت یادداشت نیز با فشردن کلیدهای Ctrl,Shift و + اضافه می‌شود.

ویرایش و حذف یادداشت توضیحی در اکسل

برای ویرایش یادداشت‌ توضیحی در اکسل ، سلول مورد نظر‌ را انتخاب کنید. راست کلیک کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب کنید. کادر محتوی یادداشت قابل ویرایش خواهد شد. متن را تغییر دهید.

 

برای کپی کردن یک یادداشت به دیگر سلول ها، ابتدا سلول حاوی یادداشت را انتخاب کرده و آن را کپی نمایید. به سلولی مقصد رفته و از گزینه‌های موجود در منوی Paste گزینه Paste Special را انتخاب کنید. در پنجره باز شده دکمه رادیویی Comment را بزنید.

 

نشان دادن یا پنهان کردن یادداشت‌ توضیحی

سلول مورد نظر‌ را انتخاب کنید. به منوی REVIEW بروید. در زیر منوی Comments اگر بر روی Show/Hide Comment یکبار کلیک نمایید، یادداشت نوضیحی نمایش داده می‌شود، اگر بار دوم کلیک نمایید یادداشت پنهان خواهد شد. در صورتیکه بر روی Show All Comments کلیک کنید، تمامی یادداشت ها نشان داده خواهد شد.

 

جابجا کردن و تغیر اندازه یادداشت توضیحی در اکسل

با توجه به حجم متن یادداشت‌ توضیحی در اکسل ، بعضاً متن در مقابل داداه‌ها قرار می‌گیرد (متن هایی که همواره نشان داده می‌شوند). برای جابجا کردن یادداشت های توضیحی در اکسل، سلول مورد نظر‌ را انتخاب کنید. راست کلیک کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب کنید. نشانگر ماووس را بر روی حاشیه کادر محتوی یادداشت نگه دارید، علامت چهار جهته حرکت نمایان خواهد شد. به مکان دلخواهتان درگ کنید.

 

جستجو در بین یادداشت های توضیحی در اکسل

بعضاً تعداد یادداشت های توضیحی به حدی زیاد است که پیدا کردن یک یادداشت خاص بسیار زمانبر می‌شود. برای جستجو در میان یادداشت ها به منوی HOME رفته در زیر منوی Editing کلیلک کنید. در زیر منوی Editing به بخش Find & Select  بروید. در این بخش Find را انتخاب کنید (یا کلید میانبر Ctrl+F را بزنید). در منوی باز شده دکمه Options را بزنید تا پنجره گسترده تر شود. در این پنجره در قسمت Look in گزینه Comment را انتخاب کنید. در قسمت Find what کلمه مورد نظر را تایپ کرده با زدن دکمه Find all تمامی یادداشت هایی که این کلمه را دارند، بیابید. با زدن دکمه Find next دربین سلول هایی که یادداشت توضیحی آنها این کلمه را دارند، حرکت خواهید کرد.

 

تغییر قالب یادداشت توضیحی در اکسل

برای تغییر قالب یک یادداشت توضیحی در اکسل ، سلول حاوی یادداشت را انتخاب کنید. راست کلیک کرده و گزینه Edit Comment را انتخاب کنید. بر روی حاشیه یادداشت توضیحی راست کلیک کرده و گزینه Format Comment را انتخاب کنید. در پنجره بازشده قادر به تغییر دادن فرمت نوشته یادداشت خواهید بود. در تب های مختلف این پنجره می‌توانید عملیات مختلفی انجام دهید.

اگر در وسط کادر یادداشت راست کلیک کتید و Format Comment را انتخاب کنید، فقط می‌توانید فونت نوشته را تغییر دهید.

 

کدام سلول ها یادداشت توضیحی دارند

زمانی که یک یادداشت‌ توضیحی در اکسل اضافه می‌کنید، یک مثلث قرمز رنگ (نشانگر یادداشت توضیحی) در بالا گوشه سمت راست سلول ظاهر می‌شود. گزینه‌های مختلف چگونه نشان دادن یادداشت توضیحی یا نشانگر آن، در بخش Options قرار دارد. در قسمت FILE، بر روی گزینه Options کلیک کنید و به قسمت Advanced منتقل شوید. در این قسمت به بخش Display  رفته و یکی از گزینه های مربوط به نحوه نمایش یادداشت توضیحی را انتخاب کنید.

No comments or indicators: با انتخاب این گزینه نه نشانگرها نمایش داده می‌شود و نه خود یادداشت ها.

Indicators only, and comments on hover: در این حالت فقط نشانگر یادداشت نمایش داده می شود. همچنین یادداشت زمانی ظاهر می‌شود که ماوس را روی سلول ببرید.

Comments & indicators: هم نشانگرها و هم یادداشت ها نمایش داده می‌شوند.

 

در صورتیکه نه نشانگر و نه یادداشت نمایش داده نمی‌شوند، با استفاده از Go To Special تمامی سلول هایی که یادداشت توضیحی دارند را انتخاب و در صورت نیاز رنگ آنها را تغییر دهید. برای این کار به منوی HOME رفته در زیر منوی Editing کلیلک کنید. در زیر منوی Editing به بخش Go To Special بروید. در منوی باز شده دکمه رادیویی  Comment را انتخاب کرده و OK کنید. تمامی سلول هایی که یادداشت توضیحی دارند انتخاب خواهند شد. در زیر منوی Font  از منوی HOME رنگ مورد نظر برای سلول ها را انتخاب کنید. سلول ها رنگی شده‌اند.

 

پرینت کردن یادداشت‌ توضیحی در اکسل

دو مدل برای پرینت کردن یادداشت‌ توضیحی درexcelوجود دارد. یک اینکه یادداشت ها را در همان مکانی که دیده می‌شوند پرینت کنید. دو اینکه تمامی یادداشت ها را در انتهای برگه و به صورت جداگانه پرینت کنید. برای پرینت یادداشت در مکان دیده شدن، از منوی  REVIEW بر روی Show All Comments کلیک کنید، تمامی یادداشت ها نشان داده خواهد شد. به منوی PAGE LAYOUT بروید. در زیر منوی Print Titles به تب Sheet منتقل شوید. در این تب به قسمت Comment  رفته و در منوی کرکره‌ای باز شونده گزینه As displayed in sheet را انتخاب کنید.

 

برای پرینت تمامی یادداشت ها در انتهای برگه، دستوررات فوق را دوباره اجرا کنید. ولی در منوی کرکره‌ای باز شونده گزینه At end of sheet را انتخاب کنید. نتیجه به شکل زیر خواهد بود.

 

اضافه کردن یادداشت توضیحی به فرمول

برای اضافه کردن یادداشت توضیحی به یک فرمول از تابع N استفاده می‌شود. تابع N دارای خصوصیاتی است که اگر متنی در آرگومان آن اضافه شود، در نتیجه حاصله فرمول تاثیری نخواهد داشت. برای این منظور، پس از نوشتن فرمول یک علامت + در انتهای آن گذاشته و حرف N را تایپ کنید. اکسل تابع N را به شما پیشنهاد خواهد کرد. این تابع را انتخاب کنید. در آرگومان آن متن توضیحتان را در داخل دو علامت  ” ”  قرار داده و اینتر را بزنید.

 

اضافه کردن یادداشت توضیحی به کد ماکرو

اضافه کردن یادداشت در کد نویسی، به فهم بهتر آن کمک می‌کند. در مراجعات بعدی نیز اصلاح یا ویرایش کد را آسان تر خواهد کرد. بعضاً نیز قصد دارید بخشی از کد به صورت موقت اجرا نشود، در این موارد نیز تبدیل کردن آن به یادداشت توضیحی، بهتر از پاک کردن آن قسمت است! برای این منظور در خطی که می‌خواهید یادداشت اضافی را بنویسید، قبل از یادداشت، یک آپاستروف (‘) بگذارید. یا اینکه یادداشت را نوشته و از ابزار ویرایشی ویژوال بیسیک استفاده کنید.

 

ورود مراجع و اطلاعات خارجی به اکسل

درج یا قرار دادن اطلاعات در جدول

از آنجا که یک صفحه گسترده به طور کلی خود یک جدول است، شاید درج جدول در یک صفحه گسترده چندان ضروری به نظر نرسد. اما گاهی لازم است بخش هایی از صفحه گسترده را با جدول هایی تفکیک کنید. این جدول ها را می توان رنگ بندی کرد تا نمایش اطلاعات به شیوه راحت تری باشد.

 با آموزش excel امروز همراه باشید:

برای درج یک جدول ابتدا باید ستون هایی که می خواهید آنها را در جدول درج کنید را انتخاب کنید. سپس از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در تصویر زیر سلول های G7 تا H14 انتخاب شده اند.

 

 

اکنون از زبانه Insert گزینه Table را کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که سوال «Where is the data for your table» به معنای «داده های شما برای جدول کجاست؟» از شما پرسیده می شود. در همین پنجره سلول های G7 تا H14 نوشته شده است. با کلیک بر روی دکمه OK جدول شما ایجاد می شود.

 

 زبانه مخفی Design به زبانه های موجود  در اکسل اضافه شده است. گزینه های این زبانه برای ویرایش جدول درج شده به کار می رود. مثلا از گزینه های بخش Table Styles برای تفکیک رنگی سلول ها و از گزینه های بخش Table Styles Optionبرای متمایز کردن سلول های داخلی با یکدیگر استفاده می شود.

 

درج تصویر و اشکال گرافیکی در اکسل

برای درج تصویر در یک سند اکسل از زبانه Insert بر روی گزینه Picture کلیک کنید. در این صورت پنجره ای باز می شود که می توانید تصویر مورد نظرتان را از حافظه کامپیوتر انتخاب و با کلیک بر روی دکمه OK آن را در سند درج کنید.

 

همچنین برای درج اشکال گرافیکی، از زبانه Insert، بر روی گزینه Shape کلیک کرده و سپس یکی از اشکال موجود را انتخاب کنید.

 

درج نمادها در اکسل

برای درج انواع نمادهای موجود در اکسل، ابتدا از زبانه Insert گزینه Symbols را انتخاب کنید. سپس نماد مورد نظرتان را انتخاب کرده و در پایان بر روی دکمه Insert از پنجره باز شده کلیک کنید. در این صورت نماد انتخاب شده در سلول مورد نظر درج می شود

 

وارد کردن اطلاعات خارجی به برگه ها

همانطور که پیشتر گفته شد، اکسل می تواند داده هایی را از منابع نرم افزاری گوناگون و یا صفحات وب و پرونده های متنی در برگه ها فعال کند.

برای وارد کردن اطلاعات از منابع خارجی، از گزینه های بخش Get External Data از زبانه Data استفاده می کنیم.

 

فرض کنید می خواهیم یک فایل متنی را که در حافظه کامپیوتر ذخیره شده، در برگه اکسل وارد کنیم.

برای این کار از گزینه From Text استفاده می کنیم.

 

وارد کردن یک فایل متنی در اکسل، در سه مرحله انجام می شود. در این مراحل می توان تنظیماتی را پیش از درج اطلاعات انجام داد. پس از انتخاب فایل متنی مورد نظر (Test) بر روی گزینه Import کلیک می کنیم.

 

در پنجره فوق که مرحله اول وارد کردن فایل های متنی قلمداد می شود، داده ها را کنترل می کنیم و با کلیک بر روی گزینه Next، وارد مرحله دوم می شویم.

در مرحله دوم می توانیم از عبارت های موجود برای جدا کردن ستون های فایل متنی استفاده کنیم. در فایل متنی درج شده در تصویر زیر، کاراکتر Space یا فاصله بین حروف و اعداد درج شده که می تواند به عنوان جدا کننده ستون در اکسل استفاده شود.

 

با کلیک بر روی گزینه Next وارد مرحله سوم می شویم. در این مرحله می توانیم هر ستون را انتخاب کرده و نوع داده های آن را مشخص کنیم.

 

پس از پایان کار، بر روی دکمه Finish کلیک کنید. در این صورت پنجره محاوره ای Import Data باز می شود که آدرس سلولی که قرار است اولین داده را در خود جای دهد در آن نشان داده می شود. با کلیک بر روی دکمه OK اطلاعات متنی در اکسل درج می شود اما پیش از آن می توانید آدرس نخستین سلول را تغییر دهید.

 

مخفی کردن سطرها، ستون ها و برگه ها

گاهی اوقات و در پروژه هایی که از جداول تو در تو استفاده می کنید، لازم است که سطرها، ستون ها و یا برگه ها را مخفی کنید تا حجم زیاد اطلاعات باعث سردرگمی شما نشود. البته پس از مخفی کردن، می توان آنها را مجددا آشکار کرد.

برای مخفی کردن سطر، ستون و یا کاربرگ ها، ابتدا باید سطر، ستون و یا کاربرگ مورد نظر را انتخاب کرده، سپس از زبانه Home و از بخش Cells بر روی گزینه Format کلیک کنید.

 

از منوی باز شده، گزینه Hide and Unhide را انتخاب کنید. در مقابل این گزینه و در بخش نخست آن، سه عبارت Hide Rows و Hide Columns و Hide Sheets قرار دارد که به ترتیب برای مخفی کردن سطر، ستون و برگه به کار می رود.

 

آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها

برای آشکار کردن سطرها، ستون ها و برگه ها مراحل بالا را طی کنید، اما در آخرین مرحله و به جای انتخاب گزینه های مخفی کردن (Hide) گزینه های در آوردن سطرها، ستون ها و برگه ها از حالت مخفی (Unhide) را انتخاب کنید تا سلول ها مجددا آشکار شوند.                                                                                  امیدواریم این آموزش  برایتان مفید باشد

مرتب کردن اعداد با کمک Spin Button

بخوبی می دانیم که اکسل ابزار مرتب سازی کلمات و اعداد را ایجاد کرده است اما نکته این است که گاهی و به هر دلیلی می خواهیم جدول هایمان  را سریعتر و بدون تغییر در ورودی اطلاعات excelمرتب سازی کنیم. می خواهیم بدانیم بیشترین فروش به ترتیب مربوط به کدام محصولات یا مشتریان است؟ نمونه این کاربرد در داشبورد محصولات و یا داشبورد فروش است. جاییکه نیاز داریم اعداد فروش را در هر دو حالت بزرگ به کوچک و کوچک به بزرگ مشاهده کنیم و اینکار را فقط با زدن یک دکمه انجام دهیم.                                                                                                                

اما چطور باید اینکار را انجام داد؟ فرض کنید جدولی در اختیار دارید:

گام اول: اعدادتان را منحصربفرد کنید:

برای جلویگری از خطاهای احتمالی در اکسل  بدلیل وجود دو عدد دقیقا یکسان مجبور هستید اعداد را یونیک کنید. برای اینکار هر یک از اعداد را با یک عدد بسیار کوچک منحصربفرد جمع نمایید.

گام دوم: یک Spin Button از تب Developer بیاورید.

گام سوم: با استفاده از فرمول CHOOSE, LARGE و SMALL ستون مرتب سازی شده را بسازید.

از آنجاییکه SPIN BUTTON را طوری تنظیم کردیم که فقط دو مقدار ۱ و ۲ را بگیرد در نتیجه می توانیم با استفاده از فرمول CHOOSE مشخص کنیم که اگر عدد خروجی لینک  SPIN BUTTON یک بود از فرمول LARGE استفاده کند و اگر عدد دو برگردانده شد از فرمول SMALL استفاده کند.

=CHOOSE($G$2,LARGE($E$3:$E$10,$B3),SMALL($E$3:$E$10,$B3))

این فرمول را برای هر سطر تکرار کنید.

گام چهارم: نام محصول مرتبط با هر عدد را فراخوانی کنید

نام محصول هر یک از اعداد مرتبط را فراخوانی کنید و روبروی آن قرار دهید برای این کار باید از فرمول MATCH استفاده کنید تا جایگاه عدد مورد نظر را در لیست پیدا کند و سپس با استفاده از فرمول INDEX نام محصول را فراخوانی کند.                                                                                                                        امید واریم از آموزش اکسل امروز نیز بهره بردباشید

ترفندهای ضروری کار با اکسل

نرم‌افزار اکسل (Excel) از جمله برنامه‌های آفیس مایکروسافت است که کارآیی بالایی در پردازش داده‌های عددی و متنی دارد. در این آموزش قصد داریم به معرفی توابع و میانبرهایی بپردازیم که در استفاده از این نرم‌افزار مفید هستند.
اکسل نرم‌افزار توانمند و فوق‌العاده‌ای است که کاربران عادی ممکن است با همه‌ی قابلیت‌های مفید آن آشنا نباشند. با دانستن یک سری کلیدهای میانبر و توابع عمومی می‌توانید مهارت خود را نسبت به این نرم‌افزار افزایش دهید.                                                                                                                      

۱. استفاده از میانبر Ctrl + PgDn و Ctrl + PgUp برای رفتن از یک کاربرگ (worksheet) به کاربرگ دیگر

 

۲. با استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl بین سلول‌ها جابه جا شوید

 

البته واضح است که تنها با کلیدهای جهت دار می‌توانید از یک سلول به سلول دیگری حرکت کنید. اما استفاده از کلیدهای جهت دار + Ctrl این روند را سریع‌تر می‌کند.

۳. برای انتخاب داده‌ها از کلید Shift استفاده کنید

 

کلیدهای ترکیبی Ctrl + Shift+ و کلیدهای جهت دار کمک می‌کند محدوده‌ی داده‌ها را تا آخرین سلول دارای داده انتخاب کنید.

۴. برای کپی دوبار کلیک کنید

 

برای کپی یک فرمول در EXCEL لازم نیست حتما آن را تا آخرین سلول درگ کنید. فقط کافی است روی گوشه‌ی پایین سمت راست سلول فرمول دو بار کلیک کنید.

۵. برای تغییر فرمت سلول از کلیدهای میانبر استفاده کنید

با استفاده از کلیدهای ترکیبی !+Ctrl + Shift می‌توانید فرمت عدد را به دو رقم اعشار تبدیل کنید. برای تبدیل به فرمت دلار کافی است از کلیدهای ترکیبی $+Ctrl + Shift و برای تبدیل به درصد از کلیدهای ترکیبی %+Ctrl + Shift استفاده کنید.

۶. برای قفل سلول‌ها از کلید F4 استفاده کنید

گاهی اوقات برای کپی داده‌ی یک سلول می‌خواهید فرمول آن هم کپی شود. گاهی هم می‌خواهید که این کپی صورت نگیرد. وقتی می‌خواهید ورودی سلول را قفل کنید می‌توانید یک علامت $ قبل از اسم سلول (مثلا B1) قرار دهید. تایپ کردن $ قبل از نام هم سلول کار وقت‌گیر و آزاردهنده‌ای است. در عوض می‌توانید به جای تایپ $ از کلید F4 استفاده کنید تا علامت $ ایجاد شود. با هر بار فشار دادن F4 حالت‌های قفل سلول، قفل ردیف، قفل ستون و حالت بدون قفل فعال می‌شود.

۷. خلاصه کردن داده‌ها با توابع CountIF و SumIF

تابع CountIF تعداد دفعات تکرار یک داده را در محدوده‌ی انتخاب شده مشخص می‌کند. اولین ورودی این تابع محدوده‌ی مورد نظر و دومین ورودی مربوط به شرط مورد نظر ما است. برای مثال در حالت زیر اسم چند نویسنده به نام‌های سانسا، اریا، راب، جان، ریکون و برن آورده شده است. هر کدام از آن‌ها چند داستان نوشته‌اند که هر داستانی تعدادی بازدیدکننده داشته است. برای مرتب کردن داده‌ها در یک سلول خالی دستور CountIF را نوشته تا از ستون اسم نویسنده‌ها اسم آریا را شمارش کند. پس اولین ورودی تابع ستون B4 تا B50 است و دومین ورودی آن سلول G4‌ است که اسم آریا در آن نوشته شده است.

 

حالا می‌خواهیم کل بازدیدکنندگان هر داستان را شمارش کنیم. در این حالت از فرمولSumIF استفاده می‌کنیم. این تابع سه ورودی دارد. ورودی اول ستون B4 تا B50 است. ورودی دوم سلول مربوط به اسم نویسنده است و ورودی سوم ستون مربوط به تعداد بازدیدکنندگان است. حاصل این تابع به عنوان مجموع کل بازدیدکنندگان آثار یک نویسنده در مقابل اسم وی نمایش داده می‌شود.

۸. استخراج داده‌ها با تابع VLOOKUP

فرض کنید لیستی طولانی از نام چند دانشگاه در اختیار داریم که رتبه‌ی هر یک از آن‌ها در سلول مقابلش درج شده است. برای این که بتوانیم در این لیست طولانی، ۵ دانشگاه اول را پیدا کنیم از تابع VLOOKUP استفاده می‌کنیم.

تابع VLOOKUP چهار ورودی دارد. ورودی اول مربوط به داده‌ی مورد نظر است. در این مثال ما به دنبال عدد ۱ که رتبه‌ی دانشگاه است، هستیم. ورودی دوم مربوط به محدوده‌ی داده‌ها است که در این مثال کل ردیف A تا F انتخاب شده است. ورودی سوم مربوط به شماره ستون داده‌ی مورد نظر است. چون ما به دنبال اسم دانشگاه هستیم ورودی را ستون ۲ در نظر می‌گیریم. ورودی آخر مربوط به وقتی است که داده‌ی مورد نظر (مثلا عدد ۱) پیدا نشود که به جای آن عدد ۰ یا عبارت False را قرار می‌دهیم.

۹. استفاده از & برای ترکیب رشته‌های متنی

در اینجا دو ستون داریم که یکی شامل نام و دومی شامل نام خانوادگی است. با استفاده از علامت & می‌توان ستونی ایجاد کرد که نام و نام خانوادگی را در کنار هم داشته باشد. در نرم‌افزار اکسل با کمک & می‌توانید دو قسمت از متن را با هم ترکیب کنید. البته دقت کنید که بین نام و نام خانوادگی حتما فاصله قرار دهید. روش کار به این صورت است: [انتخاب سلول نام خانوادگی]& ” ” & [ّانتخاب سلول نام].

۱۰. پاک کردن متن با توابع LEFT، RIGHT و LEN

این فرمول‌های متنی مخصوص پاک کردن داده‌ها است. برای مثال در حالت زیر اسم چند ایالت آمریکا را داریم که حروف اختصاری هر یک با یک خط فاصله در کنار اسامی قرار گرفته است. با استفاده از تابع LEFT می‌توانیم فقط دو حرف اختصاری هر نام را داشته باشیم. LEFT بر اساس تعداد کاراکترهای در نظر گرفته یک رشته‌ی متنی را به صورت خروجی تحویل می‌دهد. اولین ورودی این تابع سلول مربوط به رشته‌ی متنی و دومی تعداد حروف مورد نظر است.

چنانچه بخواهید نام ایالت را به صورت کامل داشته باشید و خبری از حروف اختصاری نباشد از تابع RIGHT استفاده کنید. RIGHT تعداد کاراکترها را از سمت راست رشته‌ی متنی جدا می‌کند.

اما سوال این است که چه تعداد کاراکتر را باید از سمت راست انتخاب کنید؟ چرا که تعداد حروف ایالت‌ها با هم برابر نیستند. در اینجا استفاده از تابع LEN کارگشا خواهد بود

تابع LEN کل کاراکترهای یک رشته‌ی متنی را شمارش می‌کند و تنها یک ورودی دارد که آن هم سلول مربوط به رشته‌ی متنی است.

حالا با کمک تعداد کاراکترهای به دست آمده از تابع LEN می‌توانید از تابع RIGHT استفاده کنید.

 

از آن جا که ما می‌خواهیم حروف اختصاری و خط فاصله را حذف کنیم، وردی تابع RIGHT را عدد تابع LEN منهای ۳ قرار می‌دهیم.

۱۱. ایجاد اعداد تصادفی با تابع RAND                            

تابع ()RAND می‌تواند اعداد تصادفی بین صفر تا ۱ ایجاد کند. این تابع هیچ گونه ورودی لازم ندارد و داخل پرانتز خالی است. با هر بار فشردن کلید F9 این تابع عدد جدیدی تولید می‌کند. دقت داشته باشید که با ایجاد هر گونه تغییر در فضای کار، یک عدد جدید ایجاد خواهد شد.                                                                    امید واریم از آمزوش اکسل امروز نیز استفاده کرده باشید                                                                  

توابع ریاضی و فرمول های اکسل

 اکسل برای انجام محاسبات ریاضی، از امکاناتی نظیر «فرمول نویسی در سلول ها» استفاده می کند. در این آموزش با امکانات محاسباتی اکسل و کار با فرمول ها آشنا خواهیم شد.

به طور کلی، فرمول ها از عملگرهای ریاضی، عددها و یا آدرس سلول ها تشکیل می شوند.

 

روش درج فرمول در سلول ها

برای درج فرمول در یک سلول، ابتدا کاراکتر مساوی = را تایپ می کنیم و سپس فرمول را طبق قواعدی که در ،  سلول باید وارد می کنیم.

 پس از وارد کردن کاراکتر مساوی در سلول E13 می توان از نوار فرمول، یکی از فرمول های پیش فرض اکسل را انتخاب کرد.

 

پس از درج فرمول، نرم افزار اکسل، فرمول وارد شده را محاسبه کرده و در پایان نتیجه را در همان سلول نمایش می دهد.

هر فرمول ممکن است دارای اجزایی همچون مقادیر ثابت، آدرس سلول ها، عملگرها و توابع باشد.

 

مقادیر ثابت

مقادیر ثابت مقادیری هستند که ثابت بوده و تغییر نمی کنند. این مقادیر می توانند عددی یا متنی باشند. در فرمول نویسی باید مقادیر ثابت متنی را بین دو علامت "  قرار دهیم. در این صورت محاسبه ای روی این مقادیر انجام نمی شود.

 

آدرس سلول ها

وقتی که از آدرس سلول ها در نوشتن فرمول استفاده می کنیم، در واقع با مقادیر متغیر کار می کنیم. یعنی با سلول هایی که مقادیر آنها ممکن است در شرایط مختلف تغییر کند. این تغییرات بر نتیجه فرمول تاثیر می گذارد.

به طور مثال فرض کنید مقدار عددی 2000 را در سلول B1 قرار می دهیم. سپس به سلول A1 رفته و در آنجا کاراکتر مساوی را درج و مقابل آن سلول B1 را وارد می کنیم. در این حالت سلول A1 نیز دارای مقدار 2000 خواهد شد و هر تغییری که در سلول B1 انجام دهیم، در سلول A1 نیز مشاهده خواهیم کرد.

 

عملگرها

به طور کلی عملگرها به چهار گروه تقسیم می شوند. این گروه ها را در زیر بررسی می کنیم.

عملگرهای محاسباتی: عملگرهای محاسباتی، عملگرهایی هستند که از آنها برای محاسبات عددی استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از + و - و * و / و ٪ و ^ که به ترتیب و از راست به چپ برای محاسبه جمع، تفریق، ضرب، تقسیم، درصد و توان به کار می روند.

 

عملگرهای مقایسه ای: از عملگرهای مقایسه ای برای مقایسه مقادیر استفاده می شود.

این عملگرها عبارتند از =، <، =<، >، => و <>. این عملگرها به ترتیب و از راست به چپ مساوی، بزرگ تر، بزرگ تر مساوی، کوچک تر، کوچک تر مساوی و نامساوی بودن دو عدد را مقایسه می کند.

نتیجه حاصل از عملیات این عملگرها می تواند مثبت (درست) یا منفی (نادرست) باشد.

 

به طور مثال نتیجه حاصل از عملیات 5=4 یک نتیجه «نادرست» است چرا که عدد ۵ مساوی با عدد ۴ نیست.

 

عملگرهای رشته ای: از این عملگر برای چسباندن دو رشته به هم استفاده می شود. استفاده از عملگر & در سلول ها، برای اتصال یا الحاق داده های متنی است.

به طور مثال اگر مقدار سلول B3  ="سلام" باشد و سلول C3 ="جهان"، می توانیم در سلول D3 عبارت B3&C3 را به عنوان فرمول یعنی پس از تساوی وارد کنیم تا در این سلول عبارت "سلام جهان" درج شود.

عملگرهای آدرس: از عملگرهای آدرس برای تعیین محدوده آدرس استفاده می شود. این عملگرها عبارتند از : و ; . از عملگر نخست برای معرفی محدوده متوالی سلول ها و از عملگر دوم برای معرفی محدوده نامتوالی سلول ها استفاده می شود.

 

به طور مثال نتیجه عبارت A1:A10 سلول های A1 تا A10 است اما برای اشاره به سلول های خاص از عبارت A1;A5;A7 استفاده می شود.

اولویت انجام محاسبات ریاضی: اگر با ریاضی آشنایی داشته باشید، عملگرها از اولویتی برای انجام محاسبات برخوردارند. این اولویت ها در نرم افزار اکسل نیز اجرا می شوند و در فرمول نویسی از اهمیت بالایی برخوردار هستند. اولویت ها در ریاضی به ترتیب پرانتز، درصد، توان، ضرب و تقسیم، جمع و تفریق و الحاق متن است که با علامت های زیر نشان داده می شوند:

()، ٪، ^، * /، + -، &

 

مثال: فرض کنید می خواهیم عبارت 4*2+10 را به دو حالت مختلف اجرا کنیم و نتیجه را بر اساس اولویت عملگرها مشاهده کنیم.

در حالت اول حاصل عبارت 4*2+10 عدد 18 خواهد شد. چرا که عملگر ضرب، از اولویت بالاتری نسبت به عملگر تقسیم برخوردار است.

اما اگر این عبارت را به صورت (10+2)*4 بنویسیم، حاصل 48 خواهد شد. چرا که عملگر پرانتز، اولویت بالاتری نسبت به عملگر ضرب دارد.

 

توابع

توابع ریاضی در اکسل، فرمول هایی هستند که به طور پیش فرض در نرم افزار اکسل وجود دارند. این توابع برای راحتی کار در فرمول نویسی در اکسل استفاده می شوند.

برای استفاده از توابع موجود در اکسل، باید ابتدا سلول مورد نظرتان را انتخاب کنید و پس از وارد کردن علامت = نام تابع را انتخاب کرده و ورودی های آن را تعیین کنید. ورودی های هر تابع ممکن است مقادیر ثابت، آدرس سلول و یا محدوده ای از سلول ها باشد.

 

توابع در نرم افزار اکسل بر اساس کاربردهایشان گروه بندی شده اند. این گروه ها عبارتند از:

•توابع مالی

•توابع تاریخ و ساعت

•توابع ریاضی و مثلثاتی

•توابع آماری

•توابع جستجو و مرجع

•توابع پایگاه داده

•توابع متنی

•توابع منطقی

•توابع اطلاعاتی

•توابع مهندسی

 

ساختار توابع: هر تابع دارای یک نام و معمولا تعدادی ورودی است و ساختاری به صورت زیر دارد: (.... ; ورودی ۳; ورودی ۲; ورودی ۱) نام تابع

مثال از یک تابع: برای اینکه با عملکرد یک تابع به صورت عملی آشنا شوید، بهتر است یک مثال را در اکسل اجرا کنید. برای اینکار از تابع SUM یا جمع استفاده کنید. این تابع، سلول های انتخاب شده را با یکدیگر جمع میکند.                                                                                                                                     

پس از درج تابع، اگر بر روی کلید Enter کلیک کنید، نتیجه تابع به شما نشان داده می شود.

 

روش درج فرمول با استفاده از Function Wizard: اکسل فرمول های زیادی دارد و همانطور که پیشتر اشاره شد، هر تابع نیاز به «ورودی هایی» برای محاسبه دارد. با استفاده از امکان Function Wizard می توانید از تمام توابع اکسل استفاده کنید و نتیجه محاسبات را در سلول مورد نظر مشاهده کنید.

 

برای این کار از روی نوار فرمول، بر روی fx کلیک کنید تا کادر Insert Function باز شود.

 

توضیح کادر Insert Function: در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید.

در بخش Or select a category می توانید یکی از بخش های موجود را انتخاب کنید.

این بخش ها توابع اکسل را دسته بندی کرده است. مثلا اگر بخش Financial را انتخاب کنید، توابع مالی در کادر Select a function نشان داده خواهند شد.

با انتخاب گزینه All همه توابع اکسل و با انتخاب گزینه Most Recently used نیز توابعی که اخیرا استفاده کرده اید نشان داده می شوند.

اکنون در بخش Search for a function می توانید نام تابع مورد نظرتان را تایپ کنید و از بخش Select a function آن را انتخاب کنید .                                                                                                         

حال فرض کنید می خواهیم در کادر Insert Function تابع جمع را درج کنیم. همانطور که در مثال درج فرمول از طریق وارد کردن علامت = نیز گفتیم، این تابع با نام SUM شناخته می شود.

پس از انتخاب تابع SUM بر روی دکمه OK کلیک می کنیم. در پنجره جدید که Function Arguments نام دارد، باید ورودی های تابع را وارد کنیم.                                                                                                

اکنون با کلیک بر روی OK نتیجه این تابع که عدد ۳۰ است در سلول انتخاب شده نمایش داده می شود.          امید واریم ازاین آموزش اکسل نیز لذت برده باشید

تراز کردن عناصر با جداول دراکسل

جدول ها به شما كمك مي كنند تا طرح كلي صفحات خود را كنترل كنيد. اگر با Word يا Excel كار كرده باشيد، مي‌دانيد كه چگونه جدول درج كنيد و سلول‌ها را مديريت كنيد. فقط كافي است به Frontpage بگوييد كه چند سطر و ستون مي خواهيد و عناصر صفحه را درج كنيد تا صفحه شما حرفه‌اي به نظر برسد. اين كار عملي، يك جدول ساده ايجاد مي‌كند و بعد متن و تصاوير گرافيكي به سلول‌هاي آن اضافه مي‌كند. كارهاي عملي بعدي شرح مي‌دهند كه چگونه جدول‌ها را مطابق با نيازهاي خود تغيير دهيد و با اضافه كردن رنگ به سلول‌ها و تنظيم كردن خطوط مرزي، جدول را جذاب‌تر كنيد.

 درج جدول 

صفحه‌اي كه مي‌خواهيد جدول را در آن درج كنيد باز كنيد. از منوي Table، گزينه Insert و بعد گزينه Table را در excelانتخاب كنيد تا كادر محاوره‌اي Insert Table باز شود.

 

 تعداد سطر و ستون را مشخص كنيد 

در كادرهاي متني Rows و Columns، تعداد سطرها و ستون‌هاي جدول را وارد كنيد.

  

 جدول را تراز كنيد 

قبل از قرار دادن جدول روي صفحه، مي توانيد طرح كلي آن را تنظيم كنيد. روي فلش كادر متني Alignment كليك كنيد و يكي از گزينه‌هاي مربوط به تراز را انتخاب كنيد.

 گزينه‌هاي مربوط به خطوط جدول  

اگر اندازه خطوط جدول را 0 بگيريد، اين خطوط در مرورگر ديده نمي‌شوند (ولي يك خط جين در ديد Page خواهيد ديد.) بطور كلي، خطوطي كه بيشتر از 2 پيكسل نباشند حرفه‌اي تر از خطوط ضخيم به نظر مي‌رسند.

 فضاي بين سلول‌ها و فضاي اطراف متن 

عدد كادر متني Cell Padding، يك بافر از فضاي خالي دور متن يا تصوير يك سلول قرار مي دهد و مقدار كادر Cell Spacing، تعداد پيكسل‌ها بين سلول‌ها را مشخص مي‌كند.

 پهناي جدول 

گزينه Specify Width بصورت پيش فرض انتخاب شده است. براي مشخص كردن پهناي جدول مي‌توانيد يكي از گزينه‌هاي In Pixels (بر حسب پيكسل) يا In Percent (بر حسب درصد) را انتخاب كنيد. گزينه In Percent، اندازه جدول را متناسب با پنجره مرورگر بازديد كننده تنظيم مي‌كند. (جدولي كه %100 پهنا داشته باشد كل صفحه را پر مي‌كند). اگر مي‌خواهيد جدول‌هاي بعدي همين خصوصيات را داشته باشد، گزينه Set as default for new tables را انتخاب كنيد. بعد از انتخاب، روي OK كليك كنيد تا اين تنظيمات ذخيره شوند. 

 درج متن 

در سلولي كه مي‌خواهيد متن اضافه كنيد كليك كنيد. كمي متن تايپ كنيد. براي شروع يك پاراگراف جديد در سلول، Enter را بزنيد و براي ايجاد يك خط جديد بدون ايجاد يك پاراگراف جديد، Shift+Enter را بفشاريد. همچنين مي‌توانيد از ماينبرهاي صفحه كليدي براي آسان‌تر حركت كردن در سلول‌ها استفاده كنيد: براي رفتن به سلول سمت راست، Tab را بفشاريد و براي رفتن به سلول سمت چپ، Shift + Tab را بفشاريد. 

 درج تصوير  

در سلولي كه مي‌خواهيد تصوير مورد نظر خود را درج كنيد كليك كنيد. روي دكمه Insert Picture From File در نوار ابزار Standard كليك كنيد. فايل مورد نظر را پيدا كنيد و روي آن دابل كليك كنيد تا در جدول قرار گيرد.

 تراز عمودي 

در نوار ابزار Tables، ابزارهاي زيادي براي ايجاد جدول وجود دارد. براي باز كردن اين نوار ابزار، از منوي View ، گزينه ‏Toolbars و بعد گزينه Tables را انتخاب كنيد. مي‌توان تراز عمودي عناصر در يك سلول را تغيير داد. عنصري كه مي‌خواهيد تغيير دهيد را انتخاب كنيد و بعد روي دكمه Align Top (تراز به بالا) ، Center Vertically (وسط) يا Align Bottom (تراز به پايين) در نوار ابزار Tables كليك كنيد

 تغيير دادن اندازه جدول با كشيدن ماوس 

براي كم يا زياد كردن اندازه جدول، اشاره‌گر را روي لبه يك سلول قرار دهيد تا به شكل يك فلش دو جهته در آيد. بعد اشاره‌گر را بكشيد.  

 جدول را رسم كنيد 

براي درج كردن يك جدول جديد، روي دكمه Draw Table در نوار ابزار Tables كليك كنيد. اشاره‌گر ماوس به شكل يك مداد در مي‌آيد. براي كشيدن جدول، با اشاره‌گر بكشيد. براي اضافه كردن سطر يا ستون، فقط كافي است كه آنها را رسم كنيد. (با استفاده از كشيدن خطوط جدول).

 پاك كردن يك سلول

اگر اشتباه كنيد و بخواهيد يك سطر و ستون را حذف كنيد، از ابزار Eraser استفاده كنيد. روي دكمه Eraser در نوار ابزار Toolbar كليك كنيد و روي خطوط يك سلول بكشيد تا پاك شود.

 استفاده از دكمه Insert Table

شايد سريع‌ترين راه براي ايجاد يك جدول جديد، انتخاب از دكمه Insert Table در نوار ابزار Standard است. ابتدا، مكان نما را در محلي كه مي‌خواهيد جدول را درج كنيد قرار دهيد. بعد روي دكمه Insert Table كليك كنيد و روي منوي كشويي كه باز مي‌شود بكشيد تا تعداد سطر و ستون‌هاي مورد نظر را هاي لايت كنيد. وقتي كه اشاره‌گر را رها مي‌كنيد، جدول در صفحه ظاهر مي‌شود.

* توجه *

تغيير اندازه جدول بصورت پويا

وقتي كه پهناي جدول را بصورت درصدي از پنجره مرورگر تنظيم مي كنيد (مرحله 6)، بازديد كننده تعيين مي‌كند كه اين جدول چقدر پهنا داشته باشد. اگر مرورگر كاملاً باز باشد، جدول گسترده مي‌شود و وقتي كه بازديد كننده، اندازه پنجره را كاهش دهد، جدول هم كوچك مي‌شود و ممكن است محتويات آن، در هم و برهم شود. براي جلوگيري از اين امر، اندازه جدول را بر حسب پيكسل مشخص كنيد.

تغيير اندازه و رنگ

براي تغيير دادن اندازه جدول، روي آن كليك كنيد تا انتخاب شود. بعد روي دكمه Autofit to contents در نوار ابزار Tables كليك كنيد. به اين ترتيب، جدول با اندازه محتويات خود مطابقت پيدا مي‌كند. دكمه Autofit در سمت چپ دكمه Fill color (كه شبيه يك سطل رنگ است) قرار دارد. براي تغيير دادن رنگ سلول‌هاي جدول، آن سلول‌ها را انتخاب كنيد، روي دكمه Fill color كليك كنيد و يكي از رنگ‌ها را انتخاب كنيد. دكمه Table Autoformat Combo به شما امكان مي‌دهد تا طرح كلي و طرح رنگ كل جدول را انتخاب كنيد و مجبور نباشيد كه ظاهر تك تك سلول‌ها را تغيير دهيد.                                                                                         امیدواریم  آموزش اکسل امروز نیز مورد استفاده شما عزیزان قرار بگیرد