تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود . اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند .نحوه ی عمل چنین است:
1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید .
2-در نوار ابزار اکسل ،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان میدهد ،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.
بریدن و چسباندن در اکسل
تمام برنامه های ویندوز،خصوصیتی دارند که به آن (بریدن و چسباندن)گفته می شود . اکسل هم این خصوصیات را دارد و در آن می توان محتویات هر سلول و یا هر منطقه از سلولها را به سادگی،از جایی از جدول برید و حذف کردوبه جای دیگری چسباند .نحوه ی عمل چنین است:
1-سلول یا منطقه ی مورد نظررا انتخاب می کنید .
2-در نوار ابزار اکسل ،روی نشانه برش (cut)،کلیک می کنید در این هنگام به دور منطقه ی انتخاب شده مرز متحرک ظاهر می شود که نشان میدهد ،منطقه ی مورد نظر بریده شده است.
3-در سلول مورد نظر برای انتقال کلیک کنید تا انتخاب شود.
4-روی نشانه چسباندن (paste) در نوار ابزار اکسل ،کلیک کنید.منطقه ی سلول مورد نظر،در مکان جدید چسبانده واز جای قبلی ناپدید می شود.
کپی کردن در اکسل
بریدن و چسباندن باعث میشود که محتوای سلول ها از جای اولیه خود کنده و در جای جدیدی چسبانیده شوند. اما موارد بسیاری هست که نمیخواهید محتوای سلول ها دست بخورد و تنها میخواهید در جای دیگر، یک نسخه دیگر از آنها را داشته باشید. در این حالت ، باید ابتدا سلول های مورد نظر را به تخته برش ویندوز کپی کنید و بعد در جای جدید بچسبانید.
برای این کار، به روش زیر عمل کنید:
1-سلول یا منطقه مورد نظر را انتخاب کنید.
2- در نوار ابزار اکسل، روی نشانه برش (copy)، کلیک کنید. در این هنگام، به دور منطقه انتخاب شده مرز متحرکی ظاهر میشود که نشان میدهد منطقه مورد نظر، در تخته برش(clipboard) ویندوز ، قرار داده شده است.
3- دور سلول مورد نظر برای انتقال ، کلیک می کنید تا انتخاب شود.
4- روی نشانه چسباندن در نوار ابزار کلیک کنید تا یک نسخه از محتویات منطقه انتخاب شده در مکان جدید قرار داده شود. داده های اصلی دست نمی خورند و سر جای خود می مانند.
مرجع مطلق و مرجع نسبی در اکسل
در فرمول ها و توابع اکسل ، همواره از محتوای سلول ها و مناطق دیگر، استفاده میشود. در واقع ، فرمول ها و توابع، به سلول های دیگر که مرجع آنها هستند مراجعه میکنند.
در اکسل دو نوع مرجع سلول وجود دارد: مرجع نسبی(relative reference) و مرجع مطلق (absolute reference). وقتی فرمولی را از یک سلول به سلول دیگر کپی کنید، متوجه تفاوت این دو مرجع خواهید شد. برای مشاهده این تفاوت تمرین زیر را انجام دهید.
مرجع مطلق، همواره دقیقا به سلول های خاصی مراجعه میکند و تفاوت ندارد که فرمول را در کجای جدول اکسل، کپی کرده باشید.
برای اینکه مرجع مطلق رابه اکسل بشناسانیم بایداز علامت (($))استفاده کنیم.
علامت دلاررا درنشانی سلول یامنطقه،می توان پیش ازحرف نشانی،پیش از
عدد نشانی وهم پیش ازحرف وهم پیش ازعددنشانی به کاربردودرهرحالت،
نتیجه فرق خواهدکرد.جدول زیرتفاوت هارا نشان می دهد.
|
اگرفرمول مثلابه این شکل واردشود
|
وقتی فرمول به جای دیگری کپی شوداتفاق زیرمی افتد.
|
|
C1
|
هم ستون وهم سطرعوض می شود.
|
|
C1$
|
ستون عوض نمی شودولی عرض عوض می شود.
|
|
C$1
|
ستون عوض می شودولی سطرعوض نمی شود.
|
|
C$1$
|
ستون وسطر،هیچ یک عوض نمی شوند.
|
شمامی توانید درحین وارد کردن نشانی سلول یامنطقه،مستقیماّ علامت $راتایپ کنیدویا می توانید پس ازتایپ آن،با زدن کلیدf4نشانی رابه صورت مطلق درآورید.
وقتی نشانی سلول راتایپ کردید،باهربارفشار دادن کلید f4درصفحه کلید،یکی از انواع مرجع جدول فوق درنشانی فرمول اعمال خواهدشد.هروقت به نوع مرجع موردنظر رسیدید،می توانید کار راادامه دهید.
در این جدول سطر هشتم جمع سطرهای بالا و ستون E جمع ستون های سمت چپ آن است.
بنابراین،کافی است فروش های فروردین،اردیبهشت و خرداد را وارد کنیدو از طریق تابع SUM،سطر 8 و ستون E،را پر نمایید.
2-سلول B8 را در سلول B9،سلول C8 را در سلول C9 و سلول D8 را در سلول D9 کپی کنید.چه اتفاقی افتاد؟
3-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن درست است؟روی سلول C9 و D9 هم دو بار کلیک کنید.آیا منطقه ی تابع جمع آن ها درست است؟چرا غلط است؟
سلول های B9،C9،D9 را پاک کنید.
4-اکنون روی سلول B8 کلیک کنید و در نوار فرمول، کل فرمول آن را انتخاب کنید.کلید F4 را فشار دهید.در نوار فرمول چه تغییری در فرمول مشاهده می کنید.چند بار کلید F4 را بزنید و تغییرات فرمول را مشاهده کنید.اکنون به قدری کلید F4 را بزنید تا فرمول به شکل کاملاً مطلق =SUM($B$5:$B$7) درآید.حالا کلید ENTER را بزنید.
5-اکنون سلول B8 را در سلول B9 کپی کنید.محتوای سلول B9 را با B8 مقایسه نمایید،نتیجه را شرح دهید.
6-روی سلول B9 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟حال روی سلول B8 دو بار کلیک کنید.منطقه یاب کدام منطقه را نشان می دهد؟علت چیست؟
7-فرمول های موجود در سلول های C8 و D8 را هم نسبی و در سلول های C9 و D9 کپی کنید.اگر این عمل را درست انجام دهید،محتوای سلول های بالا،با سلول های پایین باهم برابر خواهند بود.فایل را برای استفاده ی بعدی ذخیره کنید.اگر تمام فرمول را انتخاب کنید،F4 روی تمام آن عمل می کند اما اگر بخشی از فرمول را برگزینید،F4 روی همان بخش انتخاب شده عمل می کند.
کپی کردن سلولها با استفاده از
دستگیره ی پر کردن در اکسل
یک راه دیگر برای کپی کردن داده های یک سلول در سلول های دیگر این است که دستگیره ی پر کردن آن را با ماوس بگیرید و به هر تعداد سلول که می خواهید،بسط دهید.طرز استفاده از دستگیره ی پر کردن را قبلاً دیده ایم.با تمرینی،مطلب را خواهیم آموخت:
1 – در تمرین قبل ، در سلول B3 ، کلمه فروش را تایپ کنید که با سلول پایین آن فروش فروردین خوانده شود .
2 – اکنون دستگیره ی پرکردن سلول B3 را بکشید و تکمه ی ماوس را رها کنید . چه اتفاقی افتاد ؟ شرح دهید .
استفاده از عمل « کشیدن و رها کردن »
( Drag & Drop)در ویرایش داده ها
یکی از راههای دیگر انتقال داده ها در کاربرگ،به کار گرفتن عمل «کشیدن و رها کردن»داده ها با ماوس است.در این عمل،نقش اصلی را با ماوس بر عهده دارد.
برای جابه جا کردن داده ها (مشابه بریدن و چسباندن)باید به طریق زیر عمل کنید:
1-منطقه مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید،انتخاب کنید.
2-مکان نمای ماوس را روی مرز منطقه انتخاب شده قرار دهید و کلید ماوس را فشار دهید و در همان حالت نگه دارید.
3-مکان نما را حرکت دهید و به جایی که می خواهید داده ها به آن منتقل سشوند بیاورید و کلید ماوس را رها کنید.
برای کپی کردن همان منطقه به جای جدید،فقط کافی است که در مرحله 3،به هنگام حرکت مکان نمای ماوس،کلید Ctrl را نیز پایین نگه دارید.
سلول هایی که با شیوه کشیدن و رها کردن منتقل یا کپی می کنید، باید به هم چسبیده باشند،یعنی مناطق گسسته را با این روش نمی توانید حرکت دهید.
«لغو کردن» [Undo] و «انجام مجدّد
عمل [Redo] در اکسل
اکسل ، هر کاری را که شما انجام می دهید، یادداشت می کند. بنابراین همیشه می داند که در اثر کدام عمل شما ،چه تغییری در کار برگ حاصل شده است.پس،همیشه می توانید آخرین عمل خود را لغو کنید و به محض انجام کار، همه چیز به یک مرحله قبل بر میگردد.به این خصوصیّت اکسل «لغو عمل»[Undo] می گویند.
اما اکسل،هر عملی را که شما لغو کنید دور نمی اندازد و فراموش نمی کند ؛ بلکه آن را در جای دیگری یادداشت می کند.
بنابراین ، اگر شما پشیمان شدید و خواستید عملی را که لغو کرده بوده اید دوباره انجام دهید،می توانید این کار را از طریق خصوصیّت«انجام مجدّد عمل»[Redo] صورت دهید. نشانه های «لغو عمل» و«انجام مجدّد عمل» ،در نوار ابزار استاندارد اکسل قرار گرفته است.
در منوی Edit هم فرمان UndoوRedo وجود دارد.
چاپ
اکسل می تواند به سادگی کاربرگ شما را چاپ کند . اما همیشه توصیه می شودذ پیش از چاپ چیزی را که میس خواهید چاپ شود ، پیش نگری (Preview) کنید .
در پیش نگری چاپ متوجه می شوید که در هر صفحه چاپ شده ، چه بخشهایی از کاربرگ چاپ می شود . در ضمن ، تمام خصوصیات آرایشی را کهبرای صفحه چاپی در نظر گرفته اید در پیش نگری آن می بینید . همچنین می توانید تعیین کنید .
برای پیش نگری چاپ با ماوس روی کلید « پیش نگری » یا همان Preview print در نوار ابزار استاندارد کلیک کنید . بالافاصله کاربرگ به صورتی که چاپ خواهد شد در صفحه ، نمودار خواهد شد .
کاربرگ در پنجره ی پیش نگری ، به نمایش در می آید و به اندازه ای کوچک می شود که در یک صفحه جا بگیرد . و شکل صفحه چاپ را کاملا به شما نشان می دهد . اما در این نوع نمایش نمی توانید ، صفحه چاپی را بخوانید . برای این کار باید با استفاده از کلید Zoom تصویر را بزرگ و قابل خواندن کنید . وقتی روی نشانه ی بزرگ نمایی کلیک کنید ، ابزار بزرگ نمایی ، به شکل یک ذره بین ظاهر می شود . با این ذره بین ، هر کجا که یک بار کلیک کنید ، بزرگ نمایی از آنجا شروع می شود . اگر یک بار دیگر با همین نشانه ، کلیک کنید ، بزرگ نمایی به حالت قبلی خویش باز می گردد .
در بالای پنجره پیش نگری چند نشانه ی دیگر هست که بر نحوه ی چاپ یا پیش نگری ، تاثیر می گذارد . و بدین شرح اند .
نشانه ی Next ( صفحه بعدی ) : با کلیک کردن روی آن ، به صفحه ی قابل چاپ بعدی خواهیم رفت .
نشانه ی Previous ( صفحه ی قبلی ) : با کلیک کردن روی این نشانه ، به صفحه ی قابل چاپ قبلی خواهیم رفت .
نشانه ی Margins ( حاشیه ها ) : با کلیک کردن روی این نشانه ، خطوط حاشیه ی صفحه چاپ و نیز فاصله های جدول چاپی را می توانید تنظیم کنید . خطوط و علایمی کهذ پس از زدن این کلید ، در صفحه چاپی ظاهر می شوند ، همگی با استفاده از ماوس جابه جا می گردند در این روش می توانید تنظیم های گوناگونی به عمل آورید .
نشانه ی Page break preview ( پیش نگری مجزا شدن صفحات ) : با کلید زدن روی این نشانه ، نمای کوچک شده ای از کاربرگ ، ظاهر می شود که خطوط برش چاپ در آن ترسیم شده است . و صفحات از هم مجزا شده اند . در زمینه ی صفحه هم شماره صفحه گذاشته شده است.
نشانه Close ( بستن ) : این نشانه پنجره ی پیش نگری چاپ را می بندد .
نشانه ی Help ( کمک ) : با زدن این نشانه ، امکسل در زمینه ی چاپ به شما کمک می کند .
مشخص کردن نحوه ی چاپ در اکسل
یکی از نشانه های منوی پیش نگری preview، که Page set up است ، منویی با همین نام را بر صفحه ظاهر می کند که از طریق آن نیز برخی از پارامترهای چاپ ، تعیین می شود . در اینجا به آن منو پرداخته می شود .
تعیین جهت صفحه:
با کلیک کردن روی عنوان portrait، صفحه چاپ به شکل ایستاده خواهد بود. اگر روی عنوان landscape کلید بزنید ، صفحه ، در جهت خوابیده چاپ خواهد شد.
تعیین دقیق حاشیه های چاپ:
دیدیم که میتوان خطوط تعیین حاشیه ها را با ماوس حرکت داد و حاشیه های چهارگانه صفحه را مشخص کرد ، اما این کار زیاد دقیق نیست. با این همه اگر میخواهید این حاشیه ها را به دقت تعیین کنید ، زبانه دوم منویpage set up یعنی زبانه margins(حاشیه ها) را فعال کنید تا منو به شکل زیر در آید.
اکنون میتوانید، اندازه حاشیه ها را در منوهای با عنوان top(بالا)،bottom (پایین)،left(چپ)،right(راست) تعیین کنید. اندازه حاشیه سر صفحه و پا صفحه را نیز میتوانید با تعیین عدد دقیق در زیر عنوان header(سر صفحه) وfooter (پا صفحه) تعیین کنید.
وسط در وسط کردن منطقه چاپی:
وقتی چیزی در صفحه چاپ میشود از سمت راست حاشیه چپ تراز میشود. اگر میخواهید فاصله راست و چپ چیزی که چاپ میشود از گوشه راست و چپ صفحه به یک فاصله باشد، در قسمت center on pageاز زبانه margins ، گزینه horizotally(به طور افقی) را انتخاب کنید. اگر میخواهید فاصله بالا و پایین صفحه با آنچه در آن چاپ میشود مساوی باشد، در همین زبانه ، از منو گزینه vertically (به طور عمودی) را انتخاب کنید. بلافاصله در شکل کوچک موجود در منو ، تاثیر این انتخاب ها دیده خواهد شد و در صفحه چاپی نیز ، به هنگام چاپ اعمال خواهد شد.
تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در اکسل:
برای تعیین سر صفحه و پا صفحه چاپی در منوی page set up ، زبانه header/footer را فعال میکنیم .
همان طور که ملاحظه می کنید دو خانه سفید خالی در بالا و پایین منو داریم که نماینده سر صفحه و پا صفحه چاپی هستند و باز، همان طور که مشاهدا میکنید ، در خانه زیر عنوان header(سر صفحه) و در خانه زیر عنوانfooter (پا صفحه) کلمهnone (هیچ چیز) به چشم میخورد. حالا اگر منوی footer یاheader را ، از طریق کلید زدن روی کلید پیکان دار سمت راست آن، فعال کنید، گزینه هایی را میبینید که خود اکسل، برای سر صفحه یا پا صفحه پیشنهاد می کند و با انتخاب هر کدام،آنها بلافاصله مورد استفاده قرار می گیرند .از آن جملهد اند:شماره ی صفحه ،شماره ی صفحه وتعداد کل صفحات نام فایل و شماره ی صفحه وغیره.
شما می توانید یکی از این گزینه ها را انتخاب کنید ویا،ااگر هیچ یک را نپذیرفتید،خودتان سر صفحه وپا صفحه تیین کنید.برای این کار،دو کلید در این منو موجود است که یکی CUSTOM HEADER (سر صفحه ی سفارشی)ودیگریCUSTOM FOOTER (پا صفحه سفارشی)ست.هر یک از این دو کلید را بزنید،منوی مشابهی ظاهر خواهد شد که فقط در نام متفاوت است
اکسل ،هر یک از سر صفحه و پا صفحه را به سه منطقه ی مجزا تقسیم می کند،که با نام ها ی LEFT SECTION (بخش وسط)و RIGHT SECTION (بخش راست)در منو، مشخص می شوند.در خانه های سفید پایین هریک ازاین عنوان ها میتوان چیز های متفاوتی گذاشت.
ابتدا باید بگوییم که در این سه بخش از سر صفحه و پا صفحه،هر چه میل دارید می توانید تایپ کنید.از این کلمه تا هر چه درآن جای گرفت .اما چیز ها ی دیگری هم می توانید به سر صفحه و پا صفحه بیفزایید که از طریق نشانه های منو امکان پذیر است.
از چپ به راست ،این نشانه ها به شرح زیر عمل می کنند:
هر بخش از متنی را که در سر صفحه یا پا صفحه تایپ کرده اید ،انتخاب کنید .سپس ،با استفاده از این کلید می توانید برای آن بخش انتخاب شده،نوع قلم حروف،اندازه و شیوه ی نگارش تعیین کنید.
کلیک کردن روی این نشانه ،باعث می شود که کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود. اکسل،به جای این کد شماره ی صفحهد چاپی می گذارد.
کلیک کردن روی این نشانه ،باعث می شود،کد &(PAGE) به سر صفحه یا پا صفحه ی شما افزوده شود.اکسل به جای این کد،تعداد کل صفحات چاپی را می گذارد.
کلیک کردن روی این نشانه ،به سر صفحه یا پا صفحه ی شما ،کد &(DATE) را می افزاید و در چاپ باعث می شود که تاریخ روز به جای آن چاپ شود.
وقتی روی این نشانه کلیک کنید،کد &(TIME) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود واکسل به جای این کد در هنگام چاپ ،ساعت چاپ شدن را قرار می دهد .زمان چاپ از وقت سیستم عامل گرفته می شود.
وقتی این نشانه را کلیک کنید،کد &(FILE) به سر صفحه یا پا صفحه اضافه می شود.در هنگام چاپ به جای این کد،نام فایل چاپ خواهد شد.
با زدن این نشانه ،کد &(TAB) به سر صفحه یا پا صفحه افزوده می شود ودرهنگام چاپ ،نام کاربرگ به جای آن چاپ می شود.
تکرار سطر ها و ستون ها در نسخه های چاپی در اکسل
بیشتر وقت ها، کاربرگ بزرگ است ودر چند صفحه کنار هم چاپ می شود.در این مواقع،ممکن است بخواهید برخی سطر ها و ستونها در تمام نسخه های چاپی از کلیه ی مناطق کاربرگ چاپ شود. برای این کار از زبانه ی چهارم منوی page setup که زبانه ی sheet(صفحه ) است استفاده می کنید .
در این منو بخشی بنام print titles وجود دارد که در شکل بالا مشخص است .دراین بخش دو گزینه داریم که یکی rowz to repeat at top(سطرهایی که در بالا تکرار می شوند) و دیگریcolumns to repeat at edge(ستونهایی که در لبه تکرار می شوند )است.
در خانه ی خالی مقابل این دو عنوان می توانید سطرها یا ستون های مورد نظر برای تکرار در کلیه صفحات را مشخص کنید برای این کار :
1-پس از فعال کردن این بخش از منو در خانه ی مقابل عنوان rowz to repeat at top[ کلیک میکنید تا فعال شود .
2-روی نشانه ی کنار این خانه نشانه ی پنهان کردن موقت منو کلید می زنید تا منو موقتا پنهان شود وبیشتری از جدول اکسل که زیر ان پنهان است اشکار گردد.
3-در این منو روی سطر هایی که میخواهید در بالای هر صفحه ی چاپی تکرار شود کلیک می کنید.میتوانید یک یا چند سطر را انتخاب کنید.
4-اکنون روی تکمه کناری این منو که در شکل بالا نشان داده شده است کلید می زنید تا کل منو دوباره ظاهر شود
5-برای گزینه ی columns to repeat at edge نیز به همین ترتیب کار میکنید .
6-با استفاده از print preview حاصل کار را می بینید و اگر مناسب تشخیص دادید چاپ میکنید .
مشخص کردن ترتیب چاپ
وقتی یک کاربرگ بزرگ داشته باشید میتوانید دستور بدهید که اکسل این کاربرگ بزرگ را به چه ترتیبی قطعه قطعه و چاپ کند . برای این کار:
1- در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال میکنید .
2- در بخشpage order دو انتخاب است:اگر مقابل گزینه یdown then over(اول ستون ،بعد سطر )را بزنید ، ابتدا کاربرگ به شکل عمودی می برد و بعد ،هر ستون را تکه تکه چاپ میکند و به سراغ ستون بعد می رود .حال ،اگر گزینه ی،over then down(اول سطر ،بعد ستون ) را انتخاب کنید ، کاربرگ را به شکل افقی تکه تکه میکند و بعد از چاپ هر تکه ،ان را جداگانه چاپ می کند.
چاپ منطقه ی خاصی از یک کاربرگ در اکسل
بیشتر مواقع متوجه می شوید که به چاپ تمام کاربرگها نیازی نیست . و تنها چاپ بخشی از انها کفایت می کند . در اکسل می توانید دقیقا تعیین کنید که کدام منطقه را می خواهید چاپ کنید . برای این کار :
1 – در منوی page set up زبانه ی sheetرا فعال کنید .
2 – حالا در خانه ی مقابل عنوان print areae ( محدوده ی چاپ ) را کلیک کنید تا فعال شود .
3 – روی نشانه ی پنهان کردن موقت منو ، در کگوشه ی راست ، خانه ی کذکور ، کلیک کنید تا منو موقتا پنهتان شود .
4 – حالا منطقه ی مورد نظر را با ماوس یا صفحه کلید ، انتخاب کنید و مجدداً روی همان نشانه کلیک کنید .
5 – با زدن نشانه ی Preview print نتیجه را ببینید .
درباره پوریا بغدادی: