نکاتی ارزنده پیرامون نحوه کار با سلولها در اکسل
در نرم افزار اکسل پیرامون ویرایش ونحوه ی کار با سلول هاراهکار های زیادی موجود میباشد .
با ما همراه باشید تا با چند نمونه از این راه کارها آشنا شویم
ویرایش سطر و ستون در اکسل
اضافه كردن سطر :
روش اول :
۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .
۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .
۳- گزینه Row را انتخاب می كنیم .
روش دوم:
۱- بر روی سطری كه می خواهیم سطر جدی قبل از آن اضافه شود كلیك راست می كنیم .
۲- از منوی باز شده Insert را انتخاب می كنیم .
نكته :
سطرهای زیرین به پایین رانده می شوند .
اضافه كردن ستون :
روش اول:
۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود ، كلیك می كنیم .
۲- منوی Insert را انتخاب می كنیم .
۳- گزینه Column را انتخاب می كنیم .
روش دوم :
۱- بر روی ستونی كه می خواهیم ستون جدید قبل از آن اضافه شود راست كلیك می كنیم .
۲- گزینه Insert را انتخاب می كنیم .
نكته : ستون قبلی به جلو رانده می شود.
اصطلاح : از Insert Row برای اضافه كردن سطر و از Insert Column برای اضافه كردن ستون استفاده می شود .
تغییر ارتفاع سطر:
برای تغییر ارتفاع سطر به دو روش می توان عمل كرد :
روش اول:
كافی است به مرز بین سطر بعدی رفته تا مكان نما به صورت یك فلش دو سر درآید . سپس مرز سطر را به محل مورد نظر Drag می كنیم . در حین Drag كادر كوچكی ظاهر می شود كه اندازه سطر را نشان می دهد .
روش دوم:
در این روش ارتفاع به اندازه دقیق تنظیم می شود . برای این كار مراحل زیر را انجام می دهیم :
۱- انتخاب منوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Row
۳- انتخاب گزینه Height
۴- در كادر باز شده اندازه دلخواه را وارد می كنیم .
نكته : به طور پیش فرض ارتفاع سطر ۱۲.۷۵ می باشد .
تغییر پهنای ستون :
برای تغییر پهنای ستون به یكی از دو روش زیر عمل می كنیم :
روش اول :
كافی است به مرز بین ستون مورد نظر و ستون بعدی رفته تا مكان نما به صورت فلش دو سر درآید سپس مرز ستون را در جهت مورد نظر Drag می كنیم .
روش دوم:
در این روش پهنا را به صورت دقیق تنظیم می كنیم . برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :
۱- انتخاب متوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Column
۳- انتخاب گزینه Width
۴- در كادر باز شده مقدار دلخواه را وارد می كنیم .
نكته :
به طور پیش فرض پهنای ستون ۸.۴۳ می باشد .
تغییر پهنای استاندارد ستون :
می دانیم كه پهنای استاندارد ستونها ۸.۴۳ می باشد اگر بخواهیم این پهنای استاندارد را كم یا زیاد كنیم به ترتیب زیر عمل می كنیم :
(فقط به یاد داشته باشید این تغییر بر روی ستونهایی اعمال می شود كه پهنای آنها را تغییر نداده باشیم .)
۱- انتخاب منوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Column
۳- انتخاب گزینه standard Width
۴- در كادر باز شده پهنای باند را وارد می كنیم .
مخفی كردن ستون یا سطر:
می توانیم یك سطر یا ستون را مخفی كنیم تا محتویات آن و كلا خود سطر مشخص نباشد. برای این كار مراحل زیر را طی می كنیم :
۱- انتخاب منوی Format
۲- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)
۳- انتخاب گزینه Hide
نمایان ساختن سطر یا ستون مخفی شده :
اگر بخواهیم سطر یا ستون مخفی شده را از حالت مخفی خارج كنیم مراحل زیر را انجام می دهیم :
۱- انتخاب سطر (ستون) قبل و بعد از سطر (ستون) مخفی شده
۲- انتخاب منوی Format
۳- انتخاب زیر منوی Row (برای سطر) یا Column (برای ستون)
۴- انتخاب گزینه Unhide
تغییر اندازه عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن در اکسل :
ممكن است اطلاعاتی كه در سلول تایپ می كنیم از عرض سلول بیشتر باشد و در هنگام تایپ ظاهرا سلول بعدی را می كیرد . برای رفع این مشكل مراحل زیر را اانجام می دهیم .
۱- كلیك بر روی سلولی كه می خواهیم عرض ستون به اندازه اطلاعات داخل آن شود.
۲- Format
۳- Column
۴- Auto fit selection
قالب بندی سلولها :
در Excel این توانایی را داریم كه قالب بندی یا فرمت یك سلول را تغییر داده و فرمت آن سلول را مثلاً تاریخ یا درصد یا زمان یا متن و یا … كنیم . همچنین می توانیم دور سلول كادر بیندازیم یا رنگ زمینه آن را عوض كنیم . برای قالب بندی خانه ها در Excel مراحل زیر را طی می كنیم .
روش اول :
۱- انتخاب متوی Format
۲- انتخاب گزینه Cell
روش دوم:
۱- انتخاب سلولهای مورد نظر
۲- راست كلیك روی سلولهای انتخابی
۳- انتخاب گزینه format cells
با اجرای یكی از دو روش بالا پنجره ای باز می شود كه دارای tab های زیر است :
الف – Number :
توسط این tab می توانیم اطلاعات ورودی را تعیین كنیم . این Tab شامل گزینه های زیر می باشد :
– Sample : هر فرمتی را كه انتخاب كنیم ، بر روی محتوای سلول انتخابی نمایش می دهد . ( حالت پیش نمایش را دارد)
– Category : در این قسمت نوع داده را مشخص می كنیم كه شامل انواع زیر می باشد :
۱- Genera: این گزینه عددها را به صورت رشته ای از رقمهای متوالی و بدون هرگونه قالب بندی نشان می دهد. و اگر عددی در سلول جا نشود آن را به صورت نمایی نشان می دهد .
۲- Number : مقادیر را بصورت رشته ای از رقمهای متوالی نشان می دهد . در این حالت اگر عدد در سلول نگنجد سلول بزرگترمی شود . همچنین در این قسمت می توانیم تنظیمات زیر را انجام دهیم :
– Decimal Places : در این قسمت می توانیم تعداد ارقام بعد از اعشار را تعیین كنیم . (به طور پیش فرض تا ۲ رقم اعشار نمایش می دهد)
– Negative Number : در این حالت می توانیم مشخص كنیم كه عدد منفی به همان صورت نشان داده شود یا به رنگ قرمز یا سیاه با علامت منفی نشان داده شود . یا به رنگ قرمز بدون علامت منفی نشان داده شود . (توجه داشته باشید كه این گزینه فقط روی اعداد منفی عمل می كند)
– Use 1000 separator : اگر در كنار این گزینه تیك بگذاریم اعداد را سه رقم ، سه رقم از سمت راست جدا كرده و علامت (،) می گذارد.
۳- Currency : مقادیر را همراه با سمبل پول رایج نشان می دهد. در این حالت می توان تنظیمات زیر را انجام داد :
– Symbol : نوع واحد پول را مشخص می كنید . در این قسمت واحد پول كشورهای مختلف نمایش داده شده و می توانیم واحد دلخواه خود را انتخاب كنیم .
– Negative Number : اعداد منفی چطور نمایش داده شوند .
Accounting: مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند .
در Currency قالب بندی اعداد منفی را داریم
۴- Accounting : مانند حالت Currency است . این قالب بندی حسابداری می باشد و تفاوتهایی با حالت Currency دارد كه عبارتند از :
* در حالت Accounting علامت پول رایج در منتها علیه سمت چپ سلول و عدد در سمت راست سلول نمایش داده می شود . در نتیجه پول همیشه در یك ستون عمودی و در هم قرار می گیرد كه در مقایسه با Currency ، اعداد خواناتر و ظاهر آنها مرتب تر است . Accounting مقادیر صفر به صورت خط تیره (-) نمایش داده می شوند.
۵- Date : تاریخ را با قالب بندی خاص تاریخ نشان می دهد و ما می توانیم انواع قالب بندی های تاریخ را دیده و انتخاب كنیم . مثلا مدلی را انتخاب كنیم كه فقط روز و ماه را نشان دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه روز را به عدد و ماه را به حروف نشان دهد .
۶- Time : زمان را با قالب بندی های خاص زمان نشان می دهد . انواع قالب زمانی در این قسمت وجود دارند . ما می توانیم مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۱۲ با برچسب صبح و بعداز ظهر نمایش دهد و یا مدلی را انتخاب كنیم كه ساعت را از ۱ تا ۲۴ نمایش دهد و یا …
۷- Percentage : عددها را همراه با علامت درصد نشان می دهد .
نكته : در تمام قالب بندی ها بجز Percentage فرقی نمی كند كه ابتدا اطلاعات را در سلول وارد كنیم یا اول قالب بندی را تنظیم كنیم . ولی در حالت percentage اگر ابتدا عدد را نوشته و سپس فرمت را Percentage كنیم ، عدد را در ۱۰۰ ضرب می كند. ولی اگر ابتدا فرمت را Percentage كنیم ، و بعد عدد را بنویسیم ، تغییری در عدد نمی دهد .
۸- Fraction : مقادیر را به صورت عدد صحیح نشان می دهد كه بدنبال آن نزدیك ترین كسر به مقدار واقعی ظاهر می شود . برای نوشتن یك عدد مخلوط كافی است ابتدا قسمت صحیح را نوشته سپس یك فاصله بدهیم و بعد كسر رات نوشته و بعد علامت (/) را بگذاریم و بعد مخرج كسر را بنویسیم . اگر عدد را بنویسیم ، پس از enter كردن مقدار سلول می شود . اگر بخواهیم همان مقدار اولیه باقی بماند ، كافی است در قسمت Fraction مقدار را انتخاب كنیم . در این حالت نگاه می كند ببیند مخرج اصلی باید در چند ضرب شود تا مخرج انتخابی شود سپس صورت را هم در همان عدد ضرب می كند .
۹- Scientific : مقادیر را با قالب بندی علمی نشان می دهد . ( e به … Enponent و به معنای ۱۰ به توان n می باشد . )
۱۰- Text : مقادیر به همان صورتی كه وارد شده اند نشان می دهد. اگر فرمولی را به صورت متن قالب بندی كرده باشیم ، Excel آن را به صورت متن نمایش می دهد و مقادیر آن را محاسبه نمی كند . در درسهای قبلی گفتیم كه برای تبدیل سلولهای عددی به متنی می توانیم از علائم ” ، ‘ و ^ و = استفاده كنیم . همچنین می توانیم قالب آن سلول را به Textتبدیل كنیم .
۱۱- Special : مقادیر را با استفاده از قواعد قالب بندی خاص نشان می دهد كه عبارتند از :
* Zip code : (كدپستی) برای قالب بندی كدپستی است و صفرهای قبل از عددرا نشان می دهد .
* zip code 4 : (كدپستی ۴ رقم) : كدپستی یا درقالب معمولی (قالب بالا) است یا در قالب ۴ رقم در این قالب دو عدد ثابت شده قبل از چهارم اول علامت خط تیره (-) می گذارد.
* phone number : اعداد را در قالب شماره تلفن ده رقمی نمایش می دهد . یعنی به صورت (nnn) nnn – nnnn نشان می دهد . قسمت داخل پرانتز كد شهرستان ، سه رقم بعد ، كد محله و چهار رقم آخر تلفن محل مورد نظر است .
* Social security number : (تامین اجتماعی ) اعداد را در قالب كد تامین اجتماعی ۱۰ رقمی نمایش می دهد . با انتخاب این قالب بعد از رقم سوم و پنجم خط تیره می گذارد .
۱۲-Custom : برای ایجاد یك قالب بندی جدید از این گزینه استفاده می كنیم كه خارج از بحث ما می باشد .
ب- Alignment :
توسط این Tab می توانیم جهت قرار گرفتن اطلاعات در سلول را تعیین كنیم . این Tab شامل قسمتهای زیر است :
۱- Horizontal : محل قرار گرفتن افقی متن را تعیین می كند . این قسمت شامل گزینه های زیر است :
* general : هم ترازی پیش فرض
* Left : هم ترازی داده ها در سمت چپ (استفاده برای ارقام ) (چپ چین )
* Center : هم ترازی داده ها در مركز
* Right : هم ترازی داده ها در سمت راست (برای متون) (راست چین)
* Fill : تمام سلول را با متنی كه در آن نوشته شده است ، پر می كند .
* Justify : یك تراز مناسب برای سلول در نظر می كیرد . معمولا برای زمانی است كه اطلاعات در سلول نگنجد.
*Center Across Selection : وسط متن را در وسط سلولهای انتخابی می گذارد.
۲- Vertical : محل قرار گرفتن اطلاعات را بطور عمودی تنظیم می كند . این گزینه شامل قسمتهای زیر است :
* Bottom : هم ترازی داده ها در پایین سلول
* Top:هم ترازی داده ها در بالای سلول
* Center: هم ترازی داده ها در وسط یا مركز سلول
*Justify : داده ها در داخل سلول هم تراز می شوند . (بدین معنی كه داده ها در داخل سلول بصورت مساوی جاسازی می شوند . مانند متون موجود در روزنامه ها )
۳- Orientation : شامل قسمتهای زیر است : * زاویه متن را نسبت به افق بوسیله ماوس می توان تعیین كرد.
* Degrees : زاوبه متن را نسبت به افق بوسیله تایپ زاویه یا با كلیدهای Increase و Decrease تعیین كرد.
۴- Text Control : شامل قسمتهای زیر است :
* Wrap Text : اگر اندازه متن بیشتر از سلول باشد توسط این گزینه می توان آن را شكست . در نتیجه ارتفاع سطر افزایش می یابد .
* Shrink to fit : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد با انتخاب این گزینه متن به اندازه ای كوچك می شود كه داخل سلول بگنجد.
* Merge Cells : اگر اندازه متن از سلول بیشتر باشد می توان سلولهایی را كه متن اشغال كرده را انتخاب نمود و سپس در كنار این گزینه تیك زد . این عمل باعث می شود كه این سلول بهم پیوسته و یك سلول شوند .
ج- Font :
توسط این قسمت می توان نوع خط ، اندازه ، رنگ و … خطوط را تعیین نمود. این Tab شامل گزینه های زیر است :
۱- Font : در این قسمت نوع خط را تعیین می كنیم .
۲- Font Style : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه نوشته ها كج (Italic ) و یا توپر (Bold) یا كج و تو پر (Bold Italic ) و یا معمولی (Regular ) باشد .
۳- Size : در این قسمت سایز قلم را تعیین می كنیم .
۴-Underline : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه زیر متن خط كشیده شود یا نه و نوع خطر را تعیین می كنیم .
* None : خط نمی كشد .
* Single : خط تكی زیر متن می كشد .
* Double : دو خطی زیر متن می كشد .
* Single Accounting : تك خط زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود . (یعنی تمام حروف بالای خط كشیده می شوند.)
* Accounting double : دو خطی زیر تمام حروف كشیده و زیر كشیده ترین حرف كشیده می شود .
۵- Color : در این قسمت رنگ متن را تعیین می كنیم .
۶-Effect : شامل قسمتهای زیر است :
* Strike Through : بر روی متن خط می كشد .
* Super Script : برای بالا نویسی (توان نویسی) استفاده می شود . اگر بخواهیم A2 بنویسیم كافی است A2 را نوشته ، سپس ۲ را انتخاب منیم و این گزینه را فعال كنیم .
* Sub Script : برای زیرنویسی (اندیس نویسی) استفاده می شود .
۷- Preview : پیش نمایشی از انتخابات را نشان می دهد.
د- Border : توسط این Tab می توانیم حاشیه بندی انجام دهیم . كه شامل قسمتهای زیر است:
۱- Style : در این قسمت نوع خط حاشیه را مشخص می كنیم .
۲- Color : در این قسمت رنگ حاشیه را مشخص می كنیم .
۳- Presets : در این قسمت محل خطوط را مشخص می كنیم .
* None : حاشیه نمی گذارد.
* Outline : دور سلولها حاشیه می گذارد.
* Inside : داخل سلولهای انتخابی را حاشیه می گذارد.
۴- Border : در این قسمت می توانیم تعیین كنیم كه كدام قسمت از سلول حاشیه داشته باشد . نیز می توانیم تعیین كنیم كه فقط سمت چپ سلول خط بیفتد و یا فقط بالا و یا پایین سلئل حاشیه داشته باشد.
نكته :برای انداختن حاشیه ابتدا رنگ و نوع خط را تعیین می كنیم و سپس بر روی Icon های مورد نیاز برای افتادن حاشیه Click می كنیم .
هـ : Patterns : در این قسمت می توانیم رنگ زمینه را تعیین كنیم . كه شامل گزینه های زیر است. :
* Color : در این قسمت رنگ مورد نظر را انتخاب می كنیم .
* Pattern : در این قسمت می توانیم از الگوها (هاشورها) استفاده كنیم . همچنین رنگ هاشورها را تعیین كنیم .
پاك كردن قالب بندی سلولها در اکسل:
برای پاك كردن قالب بندی سلول كافی است سلول یا سلولهای مورد نظر را انتخاب كرده سپس از منوی Edit زیر منوی Clear ، گزینه Formatting را انتخاب می كنیم . با انجام این كار فقط قالب بندی سلل پاك می شود و اطلاعات داخل سلول پاك نمی شود . ولی اگر A11 را انتخاب كنیم هم قالب بندی پاك می شود و هم اطلاعات داخل سلول .
درباره پوریا بغدادی: